履歴書受領メールへの返信。必要性とマナー、例文を解説

転職活動において、応募書類をメールやWebフォームで提出した後、企業側から「応募書類を受け取りました」という内容の連絡（受領メール）が届くことがあります。このようなメールを受け取った際、返信すべきかどうか迷われる方もいらっしゃるかもしれません。選考プロセスにおける細やかなコミュニケーションも、応募者の印象を左右する要素の一つです。ここでは、履歴書受領メールへの返信の必要性、ビジネスマナー、そして具体的な返信の文例について解説いたします。

応募書類受領の連絡に返信は必要か

まず、企業からの履歴書受領メールに、必ず返信しなければならないという厳格なルールはありません。しかし、そのメールがどのような形で送られてきたかによって、対応を判断するのが適切です。返信をしたからといって選考が有利になるわけではありませんが、ビジネスマナーとして丁寧な対応を心がけることは、社会人としての信頼感につながります。

返信が不要となる場合の判断

受け取った受領メールが、明らかにシステムから自動送信されたものである場合は、返信の必要はありません。例えば、送信元のメールアドレスが「no-reply@…」となっている場合や、「このメールは送信専用です。返信はご遠慮ください」といった一文が記載されている場合がこれに該当します。このようなメールに返信してしまうと、かえって「注意書きを読んでいない」という印象を与えかねないため、注意が必要です。

返信が望ましい場合の判断

一方で、受領メールが採用担当者の個人名や、部署のメールアドレスから直接送信されてきた場合は、簡潔に一言返信をしておくことが望ましいでしょう。これは、自動送信ではなく、担当者が内容を確認した上で送ってきている可能性があるためです。「確かにメールを受け取りました」という確認の意味も込めて、感謝の意を伝えておくのが丁寧な対応と言えます。

返信する際の基本的な心構え

受領メールに返信する際は、採用担当者の貴重な時間を割かせないよう、簡潔さと迅速さを心がけることが最も重要です。メールを受け取ってから、遅くとも24時間以内、できれば業務時間内に返信するのが理想的です。内容は、あくまでも「連絡をいただいたことへの感謝」に留め、自己PRなどを長々と書き連ねることは避けてください。

【例文】応募書類受領メールへの返信

返信メールを作成する際は、いくつかの基本構成を押さえておくとスムーズです。件名は、受信したメールの件名に「Re:」がついた状態のまま、変更しないのがマナーです。例えば、「Re: 応募書類受領のご連絡（ご自身の氏名）」のようになります。本文は、まず応募先企業の会社名、部署名、そして採用担当者名を正確に記載します。次に、「お世話になっております。〇〇（ご自身の氏名）です」と、挨拶と氏名を名乗ります。本文の主旨としては、「この度は、応募書類受領のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」といった形で、連絡をいただいたことへの感謝を簡潔に伝えます。最後に、「お忙しいところ恐れ入りますが、選考の結果を心よりお待ちしております。何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉で締めくくります。そして、ご自身の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載した「署名」を必ず挿入してください。

返信が選考結果に与える影響

受領メールへの丁寧な返信が、選考結果を直接左右することは、まずないと考えて良いでしょう。採用担当者は、あくまで応募書類の内容、すなわち応募者の経験やスキル、熱意を評価しています。しかし、返信が必要と思われるメールを無視したり、不適切な内容のメールを送ったりすることは、ビジネスマナーやコミュニケーション能力に疑問符がつく原因となります。返信は、評価を上げるためではなく、マイナスの印象を与えないための「守りのマナー」として捉えると良いでしょう。

まとめ。小さな配慮が印象を支える

転職活動は、応募書類の内容だけでなく、その過程における一つひとつのやり取りも、採用担当者にとっての判断材料となります。履歴書受領のメールへの対応は、小さな点かもしれませんが、ご自身の丁寧さや誠実さを示す機会でもあります。送信元や内容をしっかりと確認し、状況に応じて適切かつ簡潔な返信を心がけることが、円滑なコミュニケーションと良好な関係構築の第一歩となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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