2025.11.06

履歴書をスプレッドシートで作成する方法。テンプレート活用と注意点

keireki0530

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Contents

履歴書作成にスプレッドシートが選ばれる理由
スプレッドシートでの履歴書作成（テンプレートの活用）
スプレッドシート作成時の特有の注意点（セルの扱い）
作成した履歴書データの正しい提出方法
提出前には必ず「PDF」形式への変換を
PDF化の際の最終確認
証明写真のデータの挿入方法
履歴書管理ツールとしてのスプレッドシート

履歴書作成にスプレッドシートが選ばれる理由

履歴書を作成するツールとして、従来のWord（ワード）ソフトなどに加え、Googleスプレッドシートのような「スプレッドシート（表計算ソフト）」を選ぶ方が増えています。その大きな理由は、インターネット環境さえあれば、どの端末（パソコン、スマートフォン、タブレット）からでもアクセスし、編集できるという利便性の高さにあります。データがクラウド上に保存されるため、自宅のパソコンで作成した続きを、外出先でスマートフォンから修正するといった柔軟な対応が可能になります。

スプレッドシートでの履歴書作成（テンプレートの活用）

スプレッドシートで一から履歴書の枠（セル）を設計するのは大変な手間がかかりますが、その必要はございません。Googleスプレッドシートなどには、あらかじめ「テンプレートギャラリー」が用意されており、その中に履歴書のテンプレート（雛形）が含まれていることが多くございます。まず、これらの公式テンプレートを探し、活用するのが最も簡単な第一歩です。もし適切なものが見つからない場合でも、インターネット上にはスプレッドシート用の履歴書テンプレートを無料で配布しているサイトもございます。

スプレッドシート作成時の特有の注意点（セルの扱い）

スプレッドシートは、Wordのような文書作成ソフトとは異なり、一つ一つの「セル（マス目）」で構成されています。そのため、履歴書を作成する際も、このセルの特性を理解しておく必要がございます。テンプレートを使用する場合、文字を入力するセルはあらかじめ決められています。指定されたセルを無視して入力したり、セルの結合を不用意に変更したりすると、全体のレイアウトが大きく崩れてしまう原因となります。決められた枠の中で、適切に情報を入力することが求められます。

作成した履歴書データの正しい提出方法

スプレッドシートで履歴書を完成させた後、最も重要なのが「提出形式」です。採用担当者に、スプレッドシートのファイル（Googleスプレッドシートの共有URLや、Excelファイル形式）のまま送付することは、ビジネスマナーとして適切ではございません。相手がそのソフトを持っていない可能性や、レイアウトが崩れて表示されるリスクがあるためです。

提出前には必ず「PDF」形式への変換を

スプレッドシートで作成した履歴書は、必ず「PDF形式」にエクスポート（ダウンロードまたは変換）してから提出してください。PDF形式であれば、作成者の意図した通りのレイアウトが、相手の環境に関わらずそのまま表示されます。

PDF化の際の最終確認

スプレッドシートからPDFに変換する際、意図せず印刷範囲がずれてしまい、2ページにまたがってしまったり、用紙サイズ（通常はA4）から大幅にはみ出してしまったりすることがございます。必ず変換後のPDFファイルをご自身で開き、履歴書1枚（または2枚）として体裁が整っているか、文字切れやレイアウト崩れがないかを、隅々まで確認してから提出する習慣をつけてください。

証明写真のデータの挿入方法

スプレッドシートにも、証明写真の画像データを挿入する機能がございます。一般的には「挿入」メニューから「画像」を選び、「セルの上に配置」する方法で、所定の写真貼付欄の枠内に収まるようサイズを調整します。使用する写真データは、スナップ写真や自撮りではなく、写真スタジオや証明写真機で撮影した、ビジネスにふさわしい清潔感のあるものを使用するのが鉄則です。

履歴書管理ツールとしてのスプレッドシート

スプレッドシートは、応募書類の「管理」ツールとしても非常に優秀です。基本となる履歴書を一つのシート（またはファイル）で作成しておけば、応募先企業ごとにシートをコピー（複製）し、志望動機や自己PRの部分だけを書き換えて管理することができます。これにより、いつ、どの企業に、どの内容で応募したかを一元的に把握することが可能となります。

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