2025.03.13

履歴書の保管期間はどれくらい？企業の管理ルールと個人情報保護のポイントを解説！

keireki0530

就職や転職活動で履歴書を企業に提出した際、**「履歴書はどれくらい保管されるの？」「不採用になった場合、企業は履歴書をどう扱うの？」「個人情報はきちんと管理される？」**と疑問に思ったことはありませんか？

履歴書には氏名や住所、電話番号などの個人情報が記載されているため、企業がどのように管理し、いつまで保管するのかを知っておくことは重要です。

本記事では、企業の履歴書の保管期間、不採用時の履歴書の扱い、企業が守るべき個人情報保護のルール、応募者ができる対応策について詳しく解説します！

Contents

1. 企業が履歴書を保管する期間とは？
- 📌 企業には履歴書の「保管期間」の義務がある？
2. 不採用時の履歴書の取り扱いはどうなる？
3. 企業が履歴書を保管・管理する際のルール
- 📌 個人情報保護法に基づく企業の対応
4. 応募者ができる対策｜履歴書の保管や返却を希望する場合
- 📌 履歴書返却を希望する場合の送付状の記入例
5. まとめ

1. 企業が履歴書を保管する期間とは？

📌 企業には履歴書の「保管期間」の義務がある？

法律上、企業が履歴書を一定期間保管しなければならない義務はありません。
しかし、労働関連法や個人情報保護法に基づいて、企業ごとに一定の保管期間を設けているケースが多いです。

📌 履歴書の保管期間の目安

企業の対応	保管期間
採用された場合	入社後3年～5年（労働基準法に基づき、雇用契約関連書類の保管義務があるため）
不採用の場合	3か月～6か月程度（個人情報保護の観点から一定期間後に破棄するのが一般的）

✅ 採用された場合は、入社後も人事管理のため履歴書が保管される
✅ 不採用の場合は、企業によって一定期間保管した後、適切に処分されるのが一般的

2. 不採用時の履歴書の取り扱いはどうなる？

履歴書を提出したものの不採用になった場合、企業がどのように履歴書を扱うのか気になるところです。

📌 不採用時の履歴書の主な処理方法 ✅ 一定期間保管後にシュレッダー処分（最も一般的）
✅ 企業の方針に従い、即時廃棄するケースもある
✅ 応募者の希望があれば、履歴書を返却する企業もある

📌 履歴書の返却について 企業によっては、応募者の希望に応じて履歴書を返却するケースもあります。
しかし、多くの企業では「応募書類の返却は行いません」と明記しているため、原則として返却は期待しないほうがよいでしょう。

✅ 履歴書を返却してほしい場合は、送付時に「返送希望」の旨を伝え、返信用封筒を同封するのがマナー

3. 企業が履歴書を保管・管理する際のルール

履歴書には氏名・住所・電話番号・職歴など、個人情報が多く含まれているため、企業には適切な管理が求められます。

📌 企業が守るべき個人情報保護のルール ✅ 履歴書の無断使用・流用は禁止（目的外使用は個人情報保護法違反）
✅ 不採用者の履歴書は、一定期間後に適切に処分することが求められる
✅ 第三者に情報を提供することは法律で禁止されている

📌 個人情報保護法に基づく企業の対応

企業は、履歴書を個人情報として適切に保管・処理する義務があります。
企業が個人情報を取り扱う際のルールとして、以下のポイントが定められています。

項目	企業の対応義務
個人情報の適正管理	応募者の個人情報を外部に漏えいさせない
履歴書の保管期間	不採用者の履歴書は必要な期間のみ保管し、その後適切に処分する
履歴書の処分方法	シュレッダー処理、データ削除などを行い、適切に破棄する
情報の目的外使用禁止	採用目的以外で履歴書を利用してはいけない

✅ 企業は応募者の履歴書を適切に管理し、目的外での使用は禁止されている！

4. 応募者ができる対策｜履歴書の保管や返却を希望する場合

履歴書を企業に送る際、個人情報の扱いが心配な場合は、事前に対策を講じることが大切です。

📌 応募者ができる対策 ✅ 履歴書を郵送する際に「返却希望」の旨を明記し、返信用封筒を同封する
✅ 応募企業の「個人情報保護方針」を確認し、履歴書の管理ルールを把握する
✅ 企業の応募要項に「履歴書は返却しません」と明記されている場合は、コピーを取っておく

📌 履歴書返却を希望する場合の送付状の記入例

拝啓  
この度は貴社の求人に応募させていただきました。  
履歴書を同封いたしますが、個人情報保護の観点から、不採用の場合には履歴書をご返却いただけますと幸いです。  
返信用封筒を同封しておりますので、ご利用いただければと存じます。  

何卒よろしくお願い申し上げます。  

敬具

✅ 返却を希望する場合は、企業への負担を減らすために返信用封筒を同封するのがベスト！

5. まとめ

履歴書の保管期間は、採用された場合と不採用の場合で異なり、企業ごとに対応が分かれることを理解しておきましょう。

✅ 採用された場合は、入社後も3年～5年間は人事管理のため保管される
✅ 不採用の場合は、企業ごとに異なるが、3か月～6か月後に処分されるのが一般的
✅ 企業は個人情報保護法に基づき、履歴書を適切に管理・処分する義務がある
✅ 履歴書の返却を希望する場合は、送付時に「返送希望」の旨を明記し、返信用封筒を同封する
✅ 企業の応募要項に「履歴書は返却しません」と記載されている場合は、事前にコピーを取る

履歴書を送る際には、企業の個人情報保護の方針を確認し、必要に応じて適切な対応を取ることが大切です。
安心して就職・転職活動を進めるために、履歴書の保管期間や個人情報の取り扱いについて理解しておきましょう！

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