履歴書のデータ提出方法｜作成・保存・送信時のマナーと注意点を解説

はじめに

近年、多くの企業が採用プロセスのデジタル化を進めており、「履歴書のデータ提出」を求められるケースが増えています。しかし、「どのファイル形式で保存すればいい？」「メールで送る場合のマナーは？」「オンライン応募フォームではどう提出すればいい？」 など、履歴書データの提出方法に迷う方も多いのではないでしょうか。

✅ 履歴書データの作成方法と適切なファイル形式とは？
✅ 履歴書データをメールやオンライン応募フォームで提出する方法とは？
✅ 提出時に注意すべきポイントとマナーは？

本記事では、履歴書のデータ提出方法、保存形式、送信時のマナーや注意点を詳しく解説します。

1. 履歴書のデータ提出とは？

① データ提出が求められる理由

企業が履歴書をデータで提出させる理由は、以下のようなものがあります。

✅ オンラインで管理しやすい（紙の履歴書より検索・保管が簡単）
✅ 応募プロセスをスピードアップできる（書類選考が迅速に進む）
✅ 企業側がデータを加工しやすい（人事システムに登録しやすい）

📌 データ提出が一般的になっているため、正しい方法で送ることが重要！

② 履歴書データの提出方法

履歴書をデータで提出する方法には、主に以下の3つがあります。

📌 企業の指示に従い、適切な方法で履歴書データを提出することが大切！

2. 履歴書データの作成・保存方法

① 履歴書データの作成ツール

履歴書データは、以下のツールを使って作成するのが一般的です。

📌 WordやGoogleドキュメントを使うと、フォーマットが崩れにくく、修正も簡単！

② 履歴書データの適切な保存形式

履歴書データの提出では、PDF形式が最も推奨されます。

📌 履歴書データは「PDF形式」で保存し、送付するのがベスト！

✅ 【Wordで作成した履歴書をPDFに変換する方法】

1. Wordファイルを開く
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」
3. 「ファイルの種類」から「PDF」を選択し、保存

📌 履歴書データをPDF化することで、レイアウト崩れを防げる！

3. 履歴書データの提出方法（メール・オンライン応募）

① メールで履歴書データを送る方法

履歴書データをメールで送る際は、ファイル名の設定・本文の書き方・マナーを意識することが大切です。

✅ 【メール送信時のポイント】

1. 件名を明確にする

件名：履歴書データ提出の件（○○○○）

2. メール本文に簡潔なメッセージを記載する

株式会社○○○○
採用担当者様  

お世話になっております。  
貴社の求人に応募させていただきました○○○○（氏名）と申します。  
履歴書データを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。  

添付ファイル：  
・履歴書_氏名.pdf  

何卒よろしくお願い申し上げます。  

○○○○（氏名）  
メールアドレス：xxxx@example.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX  

3. ファイル名を適切にする

履歴書_氏名.pdf

📌 適切なファイル名とメール本文を心がけることで、採用担当者に好印象を与えられる！

② オンライン応募フォームで履歴書データを提出する方法

企業の採用ページや転職サイトでは、オンライン応募フォームを利用して履歴書をアップロードするケースが増えています。

✅ オンライン提出時のポイント

• 指定のフォーマット（PDF・Word）を確認する
• ファイルサイズの上限を確認し、必要なら圧縮する（推奨：2MB以下）
• 履歴書の内容を最終チェックし、誤字脱字がないか確認する

📌 企業ごとの指定フォーマットやアップロード条件を事前に確認しよう！

4. 履歴書データ提出時の注意点

✅ 1. 提出前に内容を最終チェックする
☑ 誤字脱字がないか？
☑ フォーマットが統一されているか？（和暦・西暦の混在など）
☑ メールの本文や件名が適切か？

✅ 2. 企業ごとの提出ルールを確認する

• 企業ごとに指定されたフォーマット・提出方法が異なるため、指示に従う

✅ 3. 送信後に確認メールを送る（必要な場合）

• 「履歴書を受領したか」返信がない場合は、適宜確認する

📌 履歴書データ提出の際は、細かい部分まで注意を払い、ミスを防ぐことが大切！

5. まとめ

履歴書のデータ提出は、スムーズな応募・選考の進行をサポートする重要なステップです。

✅ 履歴書データはWord・Googleドキュメントで作成し、PDF形式で保存する
✅ メール送信時は、件名・本文・ファイル名を適切に設定する
✅ オンライン応募フォームでは、企業の指定フォーマットに従う
✅ 誤字脱字・フォーマットミスがないか、提出前に必ず確認する

📌 履歴書データを適切に提出し、就職・転職活動を成功させましょう！

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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