履歴書をデータで送る方法｜適切なファイル形式・送信マナー・注意点を解説

はじめに

近年、多くの企業が採用のデジタル化を進めており、「履歴書をデータで送る」ことが一般的になっています。しかし、「どのファイル形式で保存すればいい？」「メールで送る際のマナーは？」「オンライン応募フォームではどう提出すればいい？」 など、履歴書データの送信方法に迷う方もいるかもしれません。

✅ 履歴書データを送る際の適切なファイル形式とは？
✅ 履歴書データをメールで送信する方法とマナーは？
✅ オンライン応募フォームで履歴書を提出する方法とは？

本記事では、履歴書をデータで送る際の正しい手順、ファイル形式、送信マナー、注意点を詳しく解説します。

1. 履歴書をデータで送るとは？

履歴書をデータで送るとは、電子ファイルとして作成した履歴書をメールまたはオンライン応募フォームを通じて企業に提出することです。

① 履歴書をデータで送るメリット

✅ 企業に迅速に提出できる（郵送や持参の手間が不要）
✅ 誤字・脱字の修正が簡単（手書きと違い、修正が容易）
✅ PDFで送れば、レイアウトが崩れない（データ管理しやすい）

📌 企業の指定がない限り、履歴書はデータで送るのが一般的になっている！

2. 履歴書データの適切なファイル形式

履歴書をデータで送る際、適切なファイル形式で保存することが重要です。

① 推奨されるファイル形式

📌 履歴書は「PDF形式」で保存し、送付するのがベスト！

✅ 【Wordで作成した履歴書をPDFに変換する方法】

1. Wordファイルを開く
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」
3. 「ファイルの種類」から「PDF」を選択し、保存

📌 履歴書データをPDF化することで、レイアウト崩れを防げる！

3. 履歴書データをメールで送る方法

履歴書をメールで送る際は、件名・本文・ファイル名の設定を適切に行うことが重要です。

① メール送信時の基本ルール

✅ 件名はシンプルで分かりやすく

件名：履歴書データ送付の件（○○○○）

✅ メール本文の例

株式会社○○○○
採用担当者様  

お世話になっております。  
貴社の求人に応募させていただきました○○○○（氏名）と申します。  
履歴書データを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。  

添付ファイル：  
・履歴書_氏名.pdf  

何卒よろしくお願い申し上げます。  

○○○○（氏名）  
メールアドレス：xxxx@example.com  
電話番号：090-XXXX-XXXX  

✅ ファイル名を適切にする

履歴書_氏名.pdf

📌 適切なファイル名とメール本文を心がけることで、採用担当者に好印象を与えられる！

4. オンライン応募フォームで履歴書データを提出する方法

企業の採用ページや転職サイトでは、オンライン応募フォームを利用して履歴書をアップロードするケースが増えています。

① オンライン提出時のポイント

✅ 指定のフォーマット（PDF・Word）を確認する
✅ ファイルサイズの上限を確認し、必要なら圧縮する（推奨：2MB以下）
✅ 履歴書の内容を最終チェックし、誤字脱字がないか確認する

📌 企業ごとの指定フォーマットやアップロード条件を事前に確認しよう！

✅ 【ファイルサイズが大きすぎる場合の対処法】

• PDF圧縮ツールを使用する（Adobe Acrobat、Smallpdf など）
• 画像の解像度を下げる（高画質すぎる写真を使用しない）

📌 履歴書のファイルサイズは2MB以下に抑えるのが理想！

5. 履歴書データを送る際の注意点

✅ 1. 送信前に内容を最終チェックする
☑ 誤字脱字がないか？
☑ フォーマットが統一されているか？（和暦・西暦の混在など）
☑ メールの本文や件名が適切か？

✅ 2. 企業ごとの提出ルールを確認する

• 企業ごとに指定されたフォーマット・提出方法が異なるため、指示に従う

✅ 3. 送信後に確認メールを送る（必要な場合）

• 「履歴書を受領したか」返信がない場合は、適宜確認する

📌 履歴書データ提出の際は、細かい部分まで注意を払い、ミスを防ぐことが大切！

6. まとめ

履歴書をデータで送る際は、適切なファイル形式・送信マナーを守り、スムーズな応募を心がけることが重要です。

✅ 履歴書データはWord・Googleドキュメントで作成し、PDF形式で保存する
✅ メール送信時は、件名・本文・ファイル名を適切に設定する
✅ オンライン応募フォームでは、企業の指定フォーマットに従う
✅ 誤字脱字・フォーマットミスがないか、提出前に必ず確認する

📌 履歴書データを正しく作成・送信し、就職・転職活動を成功させましょう！

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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