履歴書のマナーとは？ 転職者が押さえるべき「常識」と「配慮」の基本

転職活動（中途採用）において、履歴書はあなたの第一印象を決定づける、非常に重要な「公的な応募書類」です。採用担当者は、そこに書かれた内容（職務経歴やスキル）だけでなく、その**「作成・提出のマナー」**も厳しくチェックしています。

新卒採用とは異なり、中途採用では応募者に「社会人としての常識」や「ビジネスマナー」が備わっていることが前提とされます。

履歴書に誤字脱字が多かったり、体裁が整っていなかったりするだけで、「仕事が雑なのでは」「入社意欲が低い」といった致命的なマイナス評価に繋がる可能性があります。

ここでは、転職者が「常識がない」と判断されないために、必ず押さえておくべき履歴書のマナーを、作成から提出まで徹底的に解説します。

1. 作成手段のマナー。「手書き」と「パソコン」はどちらが正解か

まず、作成手段のマナーです。かつては手書きが主流でしたが、現代の転職活動では企業から「手書き指定」がない限り、パソコン（PC）で作成するのが一般的であり、推奨されます。

• パソコン作成のメリット
  1. 読みやすさ：誰が読んでも判読しやすく、採用担当者の負担を減らせます。
  2. 効率性・正確性：修正が容易なため、ミスをなくせます。一度データを作れば、応募先ごとに志望動機などを修正するだけで対応できます。
  3. PCスキルのアピール：体裁の整ったビジネス文書を作成できること自体が、基本的なPCスキル（文書作成能力）の証明になります。

手書きの場合の「絶対マナー」

もし「手書き指定」がある場合や、手書きで作成する場合は、以下のマナーが必須です。

• 筆記具：必ず「黒色」のボールペン（油性またはゲルインク）を使います。「消せるボールペン」は、公的書類には絶対に使用してはいけません。
• 修正の禁止：「修正液」や「修正テープ」、「二重線と訂正印」による修正は、ビジネスマナー違反です。一文字でも間違えたら、必ず**「新しい用紙に、最初から書き直す」**のが鉄則です。

2. サイズとフォーマット（様式）のマナー

サイズは「A4」が標準マナー

履歴書には「A4サイズ」と「B5サイズ」（一般的なノートの大きさ）があります。

どちらでも間違いではありませんが、転職活動では**「A4サイズ」を選ぶ**ことを強く推奨します。

（理由）

転職活動では、履歴書とセットで「職務経歴書」の提出が必須です。この職務経歴書は、ビジネス文書の標準である「A4サイズ」で作成するのが一般的です。

応募書類全てのサイズを「A4」で統一することは、採用担当者が書類を管理しやすくするための「配慮」であり、これが現在の転職活動における「標準的なマナー」です。

様式は「転職者向け」を選ぶ

履歴書は「新卒用」や「アルバイト用」ではなく、**「職歴」欄や「自己PR」「志望動機」の欄が広く設けられている、「転職者（中途採用）向け」**のフォーマット（雛形）を選びましょう。

3. 記載内容における「正確性」と「統一性」のマナー

誤字脱字・抜け字は「致命的」なマナー違反

どれほど素晴らしい経歴が書かれていても、誤字脱字や抜け字があるだけで、「注意力が不足している」「仕事が雑だ」という印象を与えます。提出前に、声に出して読み返すなど、入念なチェックが必須です。

年号（西暦・和暦）の「統一」は必須

履歴書全体で、年号の表記は**「西暦（例：2025年）」か「和暦（例：令和7年）」のどちらか一方に、必ず「統一」します。**

（例：生年月日は和暦、職歴は西暦、といった「混在」はNGです）

職務経歴書とも表記を統一する必要があり、PC作成が主流の現代では「西暦」での統一をお勧めします。

「空欄」を作らないマナー

記入することがない項目（例：「免許・資格」欄）を、空欄のまま提出するのは「記入漏れ」を疑われます。

必ず**「特になし」**と記載します。

ただし、**「本人希望欄」だけは例外です。ここに「特になし」と書くと、意欲が低いと見なされる可能性があります。

特に希望がない場合の「正解」は、「貴社の規定に従います。」**と記載することです。

4. 証明写真のマナー。「第一印象」のルール

履歴書の証明写真は、あなたの「顔」です。TPOをわきまえた、清潔感のある写真が必須です。

• 撮影時期：3ヶ月以内に撮影した、現在の姿と相違ないもの。
• 服装：スーツ・ジャケット着用が基本です。シャツの第一ボタンまで留め、ネクタイを締めます。（「ネクタイなし」は、だらしない印象を与えるリスクがあります）
• 表情：「真顔（無表情）」は暗い印象を与えます。「歯を見せない、穏やかな微笑み」が最適です。
• NG例：「スナップ写真」や「自撮り」の切り抜き、プリクラ、古い写真の使用は、社会人としての常識を疑われるため論外です。

5. 「提出方法」のマナー。相手への配慮が問われる

書類の「提出方法」にも、ビジネスマナーが表れます。

郵送する場合のマナー

• 封筒の色：事務的な「茶封筒」は避け、フォーマルな「白色」を選びます。
• 封筒のサイズ：書類を折らずに入れられる「角形A4号」または「角形2号」を使います。
• クリアファイル：応募書類一式は、郵送中の雨濡れや折れを防ぐため、必ず「無色透明のクリアファイル」に入れてから封筒に入れます。
• 宛名書き：「（株）」などと略さず、「株式会社〇〇 人事部 御中」のように正式名称で丁寧に書きます。
• 赤字：封筒の表面、左下に「履歴書在中」と赤色のペンで記載し、四角く囲います。

メール（ネット提出）の場合のマナー

これが、現代の転職活動で最も重要なマナーの一つです。

• ファイル形式は「PDF」が絶対WordやExcelのファイル（.docx や .xlsx）のまま送付するのは、厳禁です。採用担当者のPC環境によっては、レイアウトが崩れたり、文字化けしたりするリスクがあります。必ず**「PDF形式」**に変換（エクスポート）してから提出します。PDFは、環境に関わらず作成時のレイアウトのまま表示できる、ビジネス文書の標準形式です。
• ファイル名「履歴書.pdf」では不親切です。「履歴書（氏名）_20251107.pdf」のように、「何の書類か」「誰の書類か」が一目で分かるファイル名にします。
• メール本文メール本文が「送付状」の役割を果たします。本文なしでファイルだけを添付するのは論外です。丁寧な挨拶、応募の経緯、添付ファイルの内容、簡潔な自己PR、結びの挨拶、署名を記載します。

手渡し（持参）する場合のマナー

• 面接などに持参する場合も、**封筒（白・A4サイズ）**に入れて持ち運びます。これは書類を保護するためです。
• ただし、郵送ではないため、封筒に「封（のり付け）」はしません。
• 渡す際は、受付で預ける場合は「封筒ごと」、面接官に直接渡す場合は「封筒からクリアファイルごと取り出して」、相手が読みやすい向きで両手で差し出します。

結論。履歴書のマナーとは「相手への配慮」そのもの

履歴書作成における「マナー」とは、単なる堅苦しい「決まりごと」ではありません。

その一つひとつが、**「読み手（採用担当者）への配慮」であり、「私は、あなたのために、これだけ丁寧な準備（仕事）ができる人間です」**という、あなたの信頼性を示す最初のアピールなのです。

この「配慮」の積み重ねが、書類選考の通過率を確実に高めることに繋がります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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