履歴書をクリアファイルに入れる必要性。好印象を与えるマナー

転職活動において、丹精込めて作成した履歴書や職務経歴書を提出する際、その「提出方法」にまで気を配れていますでしょうか。特に、応募書類を「クリアファイル」に入れるべきかどうかは、ビジネスマナーとして非常に重要なポイントです。これは、郵送であっても手渡しであっても変わりません。採用担当者に良い第一印象を与え、ご自身の丁寧さや配慮を示すためにも、クリアファイルの正しい使い方を理解しておくことが大切です。

なぜクリアファイルに入れることが推奨されるのか

履歴書をクリアファイルに入れる最大の理由は、応募書類を受け取る「採用担当者への配慮」を示すためです。まず、クリアファイルに入れることで、郵送中の雨濡れや、持ち運びの際の折れ曲がり、不意な汚れなどから、ご自身の分身とも言える大切な応募書類を物理的に「保護」することができます。また、履歴書、職務経歴書、送付状など、複数枚にわたる書類がバラバラになるのを防ぎ、採用担当者が受け取った後に管理しやすくするという実務的なメリットもあります。こうした細やかな配慮が、応募者の仕事に対する丁寧な姿勢として評価されるのです。

履歴書に適したクリアファイルの選び方

応募書類に使用するクリアファイルは、どのようなものでも良いというわけではありません。選び方にもマナーがあります。最も重要なのは、ビジネスシーンにふさわしいものを選ぶことです。色は「無色透明」で、柄や企業のロゴ、キャラクターなどが一切入っていない、完全に無地のものを選んでください。色付きや柄物は、公的な応募書類には不適切です。サイズは、応募書類（一般的にA4サイズで作成）がぴったりと収まる「A4サイズ」が標準です。そして何より、傷や汚れ、指紋などが付いていない「新品」のクリアファイルを使用することが鉄則です。使い古したクリアファイルは、清潔感に欠け、かえってマイナスの印象を与えてしまいます。

クリアファイルへの書類の正しい入れ方

クリアファイルに書類を入れる際、その「順番」にも配慮が必要です。採用担当者が開封して、上から順に読み進めやすいように整えます。まず、郵送の場合は「送付状（添え状）」が一番上に来るようにします。次に「履歴書」、その次に「職務経歴書」、そして「その他の書類（推薦状など）」がある場合はその順に重ねます。手渡しで送付状が不要な場合は、「履歴書」が一番上になります。この重ねた書類一式を、クリアファイルに入れます。その際、クリアファイルの表側（開く側）と、書類の表側（送付状や履歴書の顔写真がある面）の向きを揃えて入れると、受け取った相手がそのままの向きで読み始めることができます。

クリアファイルに入れた後の封筒への入れ方

書類一式をクリアファイルに挟んだら、それを封筒に入れます。応募書類は折らずに提出するのが基本ですので、A4サイズがそのまま入る「角形A4号」または「角形2号」の封筒を使用します。そして、封筒に入れる際にも「向き」への配慮が必要です。封筒の表面（宛名を書いた面）と、中に入れるクリアファイルの表面（書類の表面）の向きを揃えて、そのまま封入します。こうすることで、採用担当者が封筒の裏側から開封し、中身を取り出した際に、すぐに正しい向きで書類を読み始めることができます。

手渡しの場合でもクリアファイルは必要

面接時などに履歴書を「手渡し」で持参するよう指示された場合でも、クリアファイルは必須です。この場合も、郵送時と同様に、書類を正しい順番で重ねてクリアファイルに挟み、それを封筒（角形A4号など）に入れて持参します。ただし、手渡しの場合は、採用担当者がその場ですぐに中身を確認することを想定し、封筒の封（のり付け）はしないのがマナーです。面接官に直接渡す際は、封筒からクリアファイルごと取り出し、相手が読みやすい向きにして両手で手渡します。受付などで提出を求められた場合は、封筒に入れたままの状態で渡すのが一般的です。

まとめ。クリアファイル一つにも配慮が表れる

履歴書をクリアファイルに入れるという行為は、単なる作業ではなく、応募先企業や採用担当者への「敬意」と「配慮」を示すビジネスマナーの基本です。選考は、書類の内容だけでなく、その提出方法という細部から既に始まっています。清潔なクリアファイルで丁寧に保護された応募書類は、ご自身の誠実さや丁寧な仕事ぶりを伝えるための、静かながらも強力なメッセージとなるのです。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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