「履歴書」と「経歴書」。それぞれの役割と正しい作成方法

転職活動で求められる二つの書類

転職活動において、応募先企業から提出を求められる書類として、最も代表的なものが「履歴書」と「職務経歴書」です。この二つの書類を混同して「経歴書」と呼ぶ方もいらっしゃるかもしれませんが、採用の現場において、これらは明確に異なる役割を持っています。書類選考を通過するためには、まずこの二つの違いを正確に理解し、それぞれに求められる情報を適切に盛り込むことが不可欠です。

履歴書とは。応募者の「基本情報」を示すもの

履歴書は、氏名、生年月日、住所、連絡先といった応募者の基本的なプロフィールに加え、学歴、職歴の概要、保有する免許・資格などを記載する「公的な応募書類」です。採用担当者は履歴書を通じて、応募者がどのような人物であるか、社会人としての基礎的な経歴はどのようなものか、といった全体像を把握します。記載する内容や形式はある程度定まっており、応募者が「どのような人物か」を網羅的かつ簡潔に伝える役割を担います。

職務経歴書とは。応募者の「実務能力」を示すもの

一方、職務経歴書は、その名の通り「職務の経歴」に特化し、これまでどのような会社で、どのような業務に、どのくらいの期間従事し、どのようなスキルや実績を上げてきたかを具体的に示す書類です。履歴書の職歴欄が「いつ、どこにいたか」という概要の記載に留まるのに対し、職務経歴書は「そこで、何をしてきたか」を詳細に説明する役割を持ちます。採用担当者はこの書類を見て、応募者が自社で活躍できる即戦力であるか、どのような専門性を持っているかを判断します。

履歴書と職務経歴書の関係性

履歴書が「応募者のプロフィール帳」であるとすれば、職務経歴書は「仕事のプレゼンテーション資料」と言えます。採用担当者は、まず履歴書で全体像を把握し、次に職務経歴書でその人の実務能力や経験の詳細を確認します。どちらか一方だけが重要なのではなく、両方が揃って初めて、応募者の姿が立体的に浮かび上がるのです。したがって、どちらの書類も手を抜くことなく、それぞれの役割に応じた内容を丁寧に作成する必要がございます。

履歴書作成時の注意点

履歴書を作成する際は、まず「正確性」が求められます。学歴や職歴の年月、免許・資格の正式名称などに誤りがないよう、細心の注意を払わなければなりません。また、空欄を作らないこと、丁寧な字で（あるいはPC作成で）読みやすく作成することなど、基本的なマナーを守ることが信頼感につながります。志望動機や自己PR欄は、職務経歴書との一貫性を持ちつつ、簡潔にまとめることが求められます。

職務経歴書作成時の注意点

職務経歴書には決まった形式（フォーマット）はございませんが、一般的に「編年体（時系列順）」や「キャリア式（職務内容別）」といった形式でまとめます。重要なのは、採用担当者が知りたい情報、すなわち「応募先の企業で活かせる経験やスキル」が明確に伝わることです。単に業務内容を羅列するのではなく、具体的な実績（可能であれば数字を用いて）や、業務の中でどのような工夫をしたかを盛り込むことで、説得力が増します。

二つの書類で一貫したアピールを

履歴書と職務経歴書は、いわば車の両輪です。履歴書で誠実さや基礎的な経歴を示し、職務経歴書で専門性や即戦力性をアピールする。この二つの書類に記載された情報に一貫性があり、かつ応募先企業が求める人物像と合致していることが示されたとき、書類選考の通過はぐっと近づきます。それぞれの役割を理解し、補完しあう書類として戦略的に作成してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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