2025.12.05

履歴書の返却を希望する際のメール例文とマナー｜辞退・不採用時の対応ガイド

keireki0530

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転職活動において、選考を辞退する場合や、残念ながら不採用となってしまった場合、提出した履歴書や職務経歴書の取り扱いに悩む方は少なくありません。「個人情報が詰まった書類を返してほしい」「会社側で破棄すると言われたけれど、返信は必要なのか」といった疑問を持つことは当然のことです。

ここでは、履歴書の返却を希望する場合のメール例文や、企業から破棄・返却の連絡が来た際の対応マナーについて解説します。

Contents

企業における履歴書の取り扱いルール
【ケース1】選考を辞退し、履歴書の返却を希望する場合
【ケース2】不採用通知とともに「破棄します」と言われた場合
【ケース3】返却された履歴書は使い回してもいい？
まとめ

企業における履歴書の取り扱いルール

まず、提出した応募書類がどのように扱われるか、一般的なルールを知っておきましょう。

近年、多くの企業では「応募書類は返却しない」という方針をとっています。これは、返却にかかる郵送コストや手間の削減、および個人情報保護の観点から、企業側で責任を持ってシュレッダー処理やデータ削除（溶解処理など）を行うほうが安全だと判断されているためです。

募集要項に「応募書類は返却いたしません」と記載がある場合、原則として返却を求めることは難しいですが、記載がない場合や、どうしても返却してほしい事情がある場合は、依頼することが可能です。

【ケース1】選考を辞退し、履歴書の返却を希望する場合

自分から選考を辞退する際、提出済みの書類を返却してほしい場合のメール例文です。辞退の連絡と合わせて、丁重に依頼します。

ポイント：

企業側に郵送の手間をかけさせることになるため、「着払い」での返送を提案するか、「廃棄でも構わないが、証明写真などの関係で返却が可能であればお願いしたい」といった低姿勢な表現を用いるのがマナーです。

【メール例文】

件名：選考辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇

採用担当〇〇様

お世話になっております。

（氏名）です。

この度は、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。

〇月〇日に二次面接のお時間を調整いただいておりましたが、

検討の結果、一身上の都合により本選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形となり大変申し訳ございません。

なお、大変恐縮なご相談ではございますが、

これまで提出いたしました応募書類（履歴書・職務経歴書）につきまして、

ご返却いただくことは可能でしょうか。

もしご対応いただけるようでしたら、お手数ですが着払いにて下記住所までご郵送いただけますと幸いです。

（※または「返却が難しい場合は、貴社の規定に基づき責任を持って破棄していただければと存じます」）

【返送先】

〒000-0000

〇〇県〇〇市〇〇区1-2-3

（氏名）宛

本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

【ケース2】不採用通知とともに「破棄します」と言われた場合

不採用の連絡メールに「応募書類は当社にて責任を持って破棄いたします」と書かれている場合、基本的に返信は不要です。

企業側も多くの応募者に対応しており、不採用連絡は事務的な通知の一環です。わざわざ「破棄の件、了解しました」と返信する必要はありません。

ただし、面接で非常に親切に対応してもらった場合など、感謝を伝えたいときは返信してもマナー違反ではありません。その際は、破棄についても了承した旨を一言添えるとスマートです。

【返信例文】

件名：選考結果のご連絡ありがとうございます（氏名）

株式会社〇〇

採用担当〇〇様

お世話になっております。

（氏名）です。

選考結果のご連絡をいただき、ありがとうございました。

ご期待に添えず残念ではありますが、結果を真摯に受け止めております。

また、応募書類の破棄につきましても承知いたしました。

お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

【ケース3】返却された履歴書は使い回してもいい？

企業から履歴書が返却された場合、「次の企業に使えば履歴書代や写真代が浮く」と考える方もいるかもしれません。しかし、返却された履歴書の使い回しは絶対にNGです。

使い回してはいけない理由

日付が古い： 履歴書の日付は「提出日（投函日）」が原則です。古い日付のまま提出すると、ビジネスマナーを疑われます。
汚れや使用感： 採用担当者が手に取って読んだ書類には、指紋や折り目、わずかな汚れがついていることがあります。綺麗な書類を提出することは、志望度の高さを示す基本です。
志望動機のズレ： 志望動機欄に特定の企業に向けた内容が含まれている場合、修正せずに送ると致命的なミスになります。

返却された履歴書は、自分の手元で保管するか、シュレッダーなどで適切に処分しましょう。写真は綺麗に剥がせれば再利用可能ですが、基本的には新しい書類を作成することが、次の選考を通過するための第一歩です。