物流事務の職務経歴書の書き方｜業務の正確性と調整力を伝える具体的記載例
keireki0530
応募書類マスター
「履歴書を送ってください」と言われた時のメール返信マナーと例文
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企業とのやり取りの中で、「履歴書や職務経歴書をメールで送ってください」と指示されることは、選考の初期段階や面接日程の調整中によくあるシチュエーションです。
この時、単にファイルを添付して送れば良いわけではありません。件名の付け方、本文の構成、ファイルの扱い方など、ビジネスメールとしてのマナーが守られているかが、採用担当者の第一印象を左右します。
ここでは、応募書類の提出を求められた際にそのまま使えるメール返信の例文と、送信前に確認すべきマナーについて解説します。
Contents
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メール作成前に確認すべき3つの準備
メール本文を作成する前に、送付する「ファイル」の準備を整えます。採用担当者が管理しやすく、手間をかけさせない配慮が評価に繋がります。
1. ファイル形式は必ずPDFにする
WordやExcelで作成した履歴書・職務経歴書は、必ずPDF形式に変換して送付します。Wordなどの編集可能なデータのままだと、採用担当者のPC環境（OSやソフトのバージョン）によってレイアウトが崩れてしまったり、誤って内容が書き換わってしまったりするリスクがあるためです。PDFであれば、どのような環境でも意図したレイアウトで表示され、印刷もスムーズです。
2. ファイル名は「日付_氏名_書類名」にする
「履歴書.pdf」や「syourei.pdf」といったファイル名は避けましょう。採用担当者は多くの応募書類を管理しているため、ファイル名だけで誰の書類か判別できるようにするのがマナーです。
- 良い例： 20251204_山田太郎_履歴書.pdf
- 良い例： 20251204_山田太郎_職務経歴書.pdf
3. パスワード設定は企業の指示や文化に合わせる
以前はファイルをZIP化してパスワードをかける（PPAP方式）のが一般的でしたが、近年はセキュリティリスクや手間の観点から、パスワードなしでの送付を推奨する企業も増えています。
企業の募集要項や指示に「パスワードを設定すること」とある場合は従いますが、特に指定がない場合、またはファイル転送サービス等の利用が指定されている場合は、そのままPDFを送付しても問題ないケースが多いです。心配な場合はパスワードを設定し、2通に分けてメールを送ります。
【状況別】履歴書送付メールの例文
それでは、具体的なシチュエーションに合わせたメールの文面を紹介します。ご自身の状況に合わせて、カッコ内の部分を書き換えて使用してください。
ケース1：採用担当者へファイルを直接添付して送る場合
最も標準的なパターンです。簡潔かつ丁寧に、依頼への感謝と書類送付の旨を伝えます。
件名：
【履歴書・職務経歴書のご送付】氏名
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
（氏名）です。
この度は、選考の機会をいただき誠にありがとうございます。
ご指示いただきました応募書類を作成しましたので、
本メールに添付にて送付いたします。
【添付書類】
- 20251204_氏名_履歴書.pdf
- 20251204_氏名_職務経歴書.pdf
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、
ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
氏名：〇〇 〇〇 郵便番号：〒000-0000 住所：〇〇県〇〇市〇〇区1-2-3 電話番号：090-0000-0000 メールアドレス：sample@email.com
ケース2：パスワードを設定して送る場合（2通送付）
セキュリティ規定などでパスワードが必要な場合は、ファイルを添付した1通目と、パスワードを通知する2通目を連続して送ります。
1通目：ファイルを添付したメール
件名：
【履歴書・職務経歴書のご送付】氏名
本文：
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
（氏名）です。
ご依頼いただきました応募書類（履歴書・職務経歴書）を
送付いたします。
セキュリティ保護のため、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
後ほどお送りするメールにて、パスワードをご連絡いたします。
お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
（以下、署名）
2通目：パスワードを通知するメール
件名：
【パスワード】履歴書・職務経歴書のご送付（氏名）
本文：
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
（氏名）です。
先ほどお送りした応募書類のパスワードをご連絡いたします。
パスワード：Pass1234
お手数をおかけいたしますが、ご確認をお願い申し上げます。
（以下、署名）
ケース3：指定されたURLやフォームにアップロードした場合
メール添付ではなく、企業指定のシステムやクラウドストレージにアップロードするよう指示された場合の報告メールです。
件名：
応募書類アップロード完了のご報告（氏名）
本文：
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
（氏名）です。
ご指示いただきました応募書類につきまして、
先ほど指定のURLへのアップロードが完了いたしました。
【提出書類】
・履歴書
・職務経歴書
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますと幸いです。
面接の機会をいただけますこと、心より願っております。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下、署名）
送信前の最終チェックリスト
送信ボタンを押す前に、以下の項目を必ず確認してください。些細なミスが志望度の低さと受け取られないよう、慎重なチェックが必要です。
- 宛先の会社名・担当者名に間違いはないか（前株・後株の間違いや、漢字の間違いに注意）
- 件名は一目で内容がわかるか（「Re:」が続きすぎている場合は、新しい件名で作成し直すのがベター）
- 正しいファイルが添付されているか（作りかけのデータや、他社向けの書類を送っていないか）
- 署名（連絡先）が入っているか（電話番号やメールアドレスは必須）
依頼されたことに対して、迅速かつ正確に対応することは、実務能力のアピールにも繋がります。準備が整ったら、早めに返信するように心がけましょう。
ABOUT ME
人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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