一般事務の職務経歴書で評価される自己PRの書き方と厳選例文

一般事務は安定した人気を誇る職種であり、有効求人倍率が低く競争率が高い傾向にあります。そのため、書類選考を突破するには、単に事務処理ができることだけでなく、組織全体の効率化や円滑な運営にいかに貢献できる人材であるかをアピールする必要があります。

採用担当者は、正確性やスピードはもちろんのこと、周囲と協力して業務を進める協調性や、自発的に業務改善に取り組む姿勢を職務経歴書の自己PRから読み取ろうとしています。

ここでは、一般事務の転職において採用担当者の目に留まる自己PRの書き方のポイントと、経験者や未経験者など状況別の具体的な例文を紹介します。

一般事務の採用担当者が自己PRで重視する評価ポイント

自己PRを作成する前に、企業側が一般事務に求めている要素を整理しておくことが大切です。以下の要素を意識して文章を構成することで、説得力のある自己PRになります。

正確性とスピードを両立する事務処理能力

データ入力や書類作成などの定型業務において、ミスは許されません。しかし、時間をかければ良いというわけではなく、限られた時間内で大量の業務を処理するスピード感も同時に求められます。ミスなく、かつ迅速に業務を遂行できる基礎能力の高さは、最も基本的な評価ポイントとなります。

業務効率化への意識とPCスキル

ExcelやWordが使えることは前提として、それらを活用していかに業務を効率化したかが問われます。関数やピボットテーブルを活用して集計時間を短縮した経験や、業務フローを見直して無駄を省いた実績などは、指示待ちではなく能動的に働ける人材である証明として高く評価されます。

周囲と円滑に連携するコミュニケーション能力

一般事務は一人で黙々と作業をするだけではありません。電話応対や来客対応、部署内での連絡・調整など、多くの人と関わりながら業務を進める必要があります。相手の意図を汲み取る力や、臨機応変に対応する柔軟性、チームワークを大切にする姿勢は、オフィスの潤滑油として欠かせない要素です。

自己PRを論理的に構成する3つのステップ

読みやすく説得力のある自己PRにするためには、論理的な構成で伝えることが鉄則です。思いついたことをそのまま書くのではなく、以下の流れで文章を組み立てることをおすすめします。

結論から書き出し強みを明確にする

まず、私の強みは〇〇ですと一言で言い切ります。これにより、読み手は何に注目して読めば良いかが明確になります。結論を最初に持ってくることで、文章全体の軸がぶれることを防ぎます。

具体的なエピソードと数字で根拠を示す

次に、その強みが発揮された具体的な業務内容や実績を記述します。ここでは可能な限り数字を用いて、客観的な成果を示します。例えば、作業時間を何分短縮した、ミスをゼロにした、何件の電話に対応したといった具体的な数値が入ることで、エピソードの信憑性が高まります。

入社後の貢献イメージで締めくくる

最後に、その強みを活かして、応募先の企業でどのように貢献したいかで締めくくります。過去の自慢話で終わらせず、未来の活躍を予感させる言葉で結ぶことが重要です。

【経験者向け】一般事務の自己PR例文

正確性と業務改善をアピールする場合の例文

私は、業務の課題を見つけ出し、効率的な仕組みを作る改善力と、ミスを許さない正確性に自信があります。現職の一般事務では、毎月末に発生する請求書発行業務において、手作業による入力ミスや時間のロスが課題でした。そこで、ExcelのVLOOKUP関数を活用して自動入力できるフォーマットを作成し、入力箇所を最小限に抑える改善を行いました。その結果、月次処理にかかる時間をチーム全体で約10時間短縮し、計算ミスをゼロにすることができました。貴社においても、現状の業務フローにとらわれず、より効率的で正確な業務遂行ができるよう、能動的に改善提案を行い貢献したいと考えています。

サポート力と調整力をアピールする場合の例文

私は、相手の状況を先読みして行動するサポート力と、社内外の調整を円滑に進めるコミュニケーション能力に自信があります。前職では部署内15名のメンバーのサポート業務に従事しました。営業担当者が外出している際は、顧客からの問い合わせに一次対応を行い、緊急度を判断してチャットツールで即座に報告するなど、商談の機会損失を防ぐための連携を徹底しました。また、備品管理や郵便物の仕分けといった庶務業務においても、誰にとっても使いやすい環境を整えることを意識して整理整頓を行いました。この経験を活かし、貴社の社員の方々がコア業務に集中できる環境作りに尽力いたします。

【未経験者向け】異業種から一般事務へ転職する自己PR例文

接客・販売経験を活かしてホスピタリティをアピールする例文

私の強みは、相手の立場に立って考え行動するホスピタリティと、臨機応変な対応力です。アパレル販売員として3年間勤務し、幅広い年齢層のお客様に対して接客を行ってきました。お客様の表情や会話から潜在的なニーズを汲み取り、期待以上の提案をすることで信頼関係を築いてきました。事務職は未経験ですが、販売職で培った傾聴力と気配りは、電話応対や来客対応、部署間の調整業務において必ず活かせると確信しております。現在はMOS資格の取得に向けてPCスキルの習得にも励んでおり、早期に即戦力となれるよう努力いたします。誠実な対応で、社内外から信頼される事務担当を目指します。

営業経験を活かしてPCスキルと数字への強さをアピールする例文

私は、目標達成に向けた行動力と、文書作成スキルに自信があります。前職では法人営業として、月間の売上目標を達成するために、顧客データの分析や提案資料の作成に注力しました。特にPowerPointを使用したプレゼン資料や、Excelを用いた見積書の作成は日常的に行っており、見やすさと正確さには定評がありました。また、数字を扱う業務における責任感も強く持っています。これまでの経験から、事務職においてもスピードと正確性を両立し、営業担当者やチームメンバーが動きやすいよう、一歩先回りしたサポートを行いたいと考えています。

書類選考を通過するために避けるべきNGな書き方

抽象的な表現や学ぶ姿勢だけのアピールは避ける

自己PRを作成する際、いろいろな業務を経験しました、コミュニケーション能力がありますといった抽象的な表現だけでは、採用担当者に実力が伝わりません。必ず具体的なエピソードを添えるようにします。また、未経験者の場合に多い勉強させていただきますという受け身の姿勢も避けるべきです。企業は学校ではないため、自ら学び、貢献するという能動的な姿勢を示すことが大切です。自身の強みが企業の利益につながることを具体的にイメージさせる自己PRを作成してください。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。