事務職の職務経歴書完全ガイド 書類選考を突破する書き方とアピールポイント

事務職は有効求人倍率が低く、常に競争率が高い人気の職種です。そのため、未経験者から経験者まで多くのライバルが存在し、書類選考の難易度は高くなる傾向にあります。採用担当者の目に留まり、面接へと進むためには、単に業務内容を羅列するだけでは不十分です。

事務職といっても、その業務範囲は多岐にわたります。一般事務、営業事務、経理事務、人事・総務事務など、それぞれの職種で求められるスキルや適性は異なります。ここでは、事務職全般に共通する職務経歴書の書き方の基本から、職種別の具体的なアピール方法、そして採用担当者が重視する評価ポイントについて詳しく解説します。

事務職の採用担当者が職務経歴書で見ているポイント

事務職の採用において、企業側が最も重視するのは正確性とスピード、そして周囲へのサポート能力です。売上に直接貢献する営業職とは異なり、事務職の成果は見えにくいものです。しかし、採用担当者は職務経歴書の記述から、入社後にあなたがどのように組織を支えてくれるかをイメージしようとしています。

具体的には、ミスなく業務を遂行できる事務処理能力の高さ、パソコンスキル、そして社内外の人と円滑に業務を進めるコミュニケーション能力の3点が評価の軸となります。これらの要素が、これまでの経験の中にどのように含まれているかを具体的に記載することが重要です。

定量的な数字を用いて業務の規模感を伝える

事務職の仕事はルーチンワークが多く、定性的な表現ばかりになりがちです。「電話対応をしていました」や「請求書を作成していました」だけでは、あなたの実力は伝わりません。そこで意識したいのが、数字を用いた定量的な表現です。

例えば、電話対応であれば「1日平均50件の受電対応」、請求書作成であれば「月末に約100社分の請求書を発行」といったように、具体的な数字を盛り込みます。これにより、採用担当者はあなたがどの程度の業務量をこなし、どのようなスピード感で仕事をしていたかを客観的に判断することができます。数字は嘘をつかないため、あなたの事務処理能力を証明する強力な武器となります。

パソコンスキルは具体的に記載して即戦力を証明する

現代の事務職において、パソコンスキルは必須条件です。しかし、「Word、Excelが使えます」という記述だけでは不十分です。どの程度のレベルで使いこなせるのかを詳細に記載することで、即戦力としてのアピールになります。

Excelであれば、「VLOOKUP関数を用いたデータ集計」「ピボットテーブルによる売上分析」「マクロ（VBA）による定型業務の自動化」など、使用できる機能や関数名を具体的に挙げます。Wordであれば「差し込み印刷機能を用いた宛名ラベル作成」「社内文書のフォーマット作成」、PowerPointであれば「アニメーション機能を使用したプレゼンテーション資料の作成」など、具体的な活用事例を交えて記載します。使用していた会計ソフトや専用システムの名称も忘れずに記載してください。

職種別に見る職務経歴書の書き方とアピール戦略

事務職と一口に言っても、職種によって求められる役割は異なります。応募する職種に合わせて、アピールするポイントを変える戦略が必要です。

一般事務の場合の書き方

一般事務は、幅広い業務に対応する柔軟性が求められます。特定の専門スキルよりも、来客対応、電話対応、ファイリング、備品管理、データ入力など、多岐にわたる業務を漏れなく、かつ正確に遂行できることをアピールします。突発的な業務を頼まれた際の対応力や、周囲の社員が働きやすい環境を作るための気配りなど、ホスピタリティやサポート力を強調すると良いでしょう。

営業事務の場合の書き方

営業事務は、営業担当者のサポート役として、売上に間接的に貢献する役割を担います。見積書や請求書の作成スピードはもちろん、営業担当者との連携や、顧客との納期調整など、コミュニケーション能力が重要視されます。営業担当者が外出している間の顧客対応でトラブルを防いだ経験や、資料作成によって受注をサポートした実績など、営業部門の一員としての数字への意識や貢献度をアピールします。

経理・人事・総務事務の場合の書き方

専門性が高いこれらの職種では、実務経験の内容と保有資格が大きなアピールポイントになります。経理であれば、月次決算、年次決算、税務申告の補助など、どの業務まで担当していたかを明確にします。人事であれば、給与計算、社会保険手続き、採用業務の経験などを具体的に記載します。簿記検定や衛生管理者などの資格を持っている場合は、取得年月とともに必ず記載し、知識の裏付けとします。

ルーチンワークの中に隠れた改善実績を見つけ出す

事務職の職務経歴書で最も差がつくのが、業務改善の実績です。日々の業務をただこなすだけでなく、より効率的に、より正確に行うためにどのような工夫をしたかを記述します。

例えば、「書類のフォーマットを統一して作成時間を短縮した」「ファイリングのルールを見直して検索性を向上させた」「マニュアルを作成して引継ぎをスムーズにした」といったエピソードです。小さな改善であっても、コスト意識や効率化への意欲を示すことができます。受け身ではなく、自発的に業務に取り組む姿勢は、採用担当者に高く評価されます。

自己PRで伝えるべき事務職としてのマインド

職務経歴書の最後にある自己PR欄では、スキル面だけでなく、仕事に取り組む姿勢やマインドを伝えます。事務職は「縁の下の力持ち」としての役割が期待されます。

誰かをサポートすることにやりがいを感じるという想いや、正確な業務遂行に対する責任感、周囲と協調して仕事を進めるチームワークの重要性などを記述します。また、変化の激しいビジネス環境において、新しいシステムやツールを積極的に学ぶ意欲があることもアピール材料になります。

ミスは許されないという意識で推敲を重ねる

最後に、作成した職務経歴書の見直しについてです。事務職は正確性が命の仕事です。その応募書類に誤字脱字やレイアウトの崩れ、日付の間違いなどがあっては、事務能力そのものを疑われてしまいます。

提出前には必ず何度も読み返し、数字や固有名詞に間違いがないか、読みやすいレイアウトになっているかを確認します。細部まで気を配られた美しい職務経歴書は、それだけであなたの事務能力の高さを証明するプレゼンテーション資料となります。自信を持って提出できるよう、細心の注意を払って作成してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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