職務経歴書の書き方がわからない人へ！基本の型と空白を埋めるためのステップ

何から手をつければいいかわからない原因と解決策

転職活動を始めようとして職務経歴書の作成に取り掛かったものの、何から書けばよいのか分からず手が止まってしまうという経験は誰にでもあります。履歴書には市販のフォーマットがあり、空欄を埋めていけば完成しますが、職務経歴書には決まった形式がなく、白い紙に自由に記述しなければならないため、難易度が高く感じられるのです。

書き方がわからない最大の原因は、完成形のイメージが湧いていないことと、自分のキャリアをどのように言語化すればよいか整理できていないことにあります。しかし、職務経歴書には採用担当者が読み慣れている基本の型が存在します。最初から完璧な文章を書こうとするのではなく、まずはその型に必要な情報をパズルのように当てはめていく作業だと捉えることで、作成のハードルはぐっと下がります。ここでは、職務経歴書作成の初心者でも迷わずに書き進められる手順とポイントを解説します。

職務経歴書を構成する4つの基本ブロックを知る

職務経歴書は自由形式ですが、採用担当者が知りたい情報は決まっています。以下の4つのブロックを上から順に配置することで、標準的で読みやすい書類になります。まずはこの構成に従って、箇条書きで良いので要素を書き出してみることから始めてください。

1つ目は職務要約です。これまでのキャリアのあらすじを200文字から300文字程度でまとめたものです。採用担当者は最初にここを読み、全体の概要を把握します。

2つ目は職務経歴詳細です。いつ、どの会社で、どのような業務を行っていたかを時系列で記述します。

3つ目は活かせる経験やスキルです。パソコンスキルや語学力、資格、業務を通じて得た専門知識などを整理して記載します。

4つ目は自己PRです。自身の強みや仕事に対する姿勢、応募企業でどのように貢献したいかという熱意を文章で表現します。

この4つの要素が揃っていれば、職務経歴書としての体裁は整います。まずは見出しを作り、それぞれの箱を埋めていく感覚で進めてください。

自分の経歴に合ったフォーマットを選ぶ

職務経歴書を書くためのフォーマット（形式）には、大きく分けて編年体式、逆編年体式、キャリア式の3種類があります。どれを選ぶべきか迷った場合は、それぞれの特徴を理解し、自分の経歴が最も魅力的に見えるものを選びます。

編年体式は、過去から現在に向かって時系列順に記載する方法です。キャリアの習熟度や成長プロセスが伝わりやすいため、社会人経験が浅い方や、一貫したキャリアを歩んできた方に適しています。最も一般的で、迷ったらこの形式を選べば間違いありません。

逆編年体式は、直近の職歴から過去に遡って記載する方法です。採用担当者は現在の能力に最も関心があるため、直近の実績を強調したい場合や、即戦力性をアピールしたい場合に有効です。

キャリア式は、時系列ではなく業務内容や職種ごとにまとめて記載する方法です。転職回数が多くて時系列では経歴が細切れに見えてしまう場合や、技術職などで専門分野ごとのスキルを強調したい場合に適しています。

書くことがない悩みを解消するキャリアの棚卸し術

職務経歴書を書こうとしても、自分には誇れる実績がない、ルーチンワークばかりだったから書くことがない、と悩んでしまうことがあります。しかし、採用担当者は必ずしも華々しい売上実績や表彰歴だけを見ているわけではありません。日々の業務をどのように遂行していたかというプロセスや、仕事への向き合い方も重要な評価対象です。

書くことが見つからない場合は、当たり前にやっていたことを具体的に分解してみてください。例えば、事務職であればミスをしないためにダブルチェックを徹底したことや、マニュアルを作成して業務効率化を図ったことなどが挙げられます。接客業であれば、お客様の顔と名前を覚えてリピーターを増やしたことや、混雑時に優先順位をつけて対応したことなどです。これらは正確性や業務改善能力、顧客志向といった立派なビジネススキルです。数字や固有名詞を交えて具体的に記述することで、説得力のあるアピール材料に変わります。

読みやすさを劇的に変えるレイアウトのルール

職務経歴書の内容と同じくらい重要なのが、パッと見た時の読みやすさです。文字がびっしりと詰まった書類は、それだけで読む気を削いでしまいます。読みやすい書類を作成することは、相手への配慮ができるというビジネスマナーの証明にもなります。

用紙サイズはA4で作成し、枚数は2枚程度にまとめるのが理想的です。1枚では情報不足、3枚以上だと長すぎると判断される傾向にあります。フォントは明朝体かゴシック体を使用し、見出しと本文で文字の大きさを変えるなどしてメリハリをつけます。また、適度な余白と改行を入れることや、箇条書きを効果的に使うことも重要です。文章でダラダラと書くよりも、業務内容や実績を箇条書きでリストアップする方が、視認性が高まり要点が伝わりやすくなります。

テンプレートやツールを活用して効率的に作成する

一からWordやExcelでレイアウトを作るのが苦手な場合や、構成を考えるのが面倒な場合は、既存のテンプレートや作成ツールを活用するのが最も効率的です。インターネット上には、職種別の職務経歴書テンプレートが無料で多数公開されています。自分の志望する職種に近いテンプレートをダウンロードし、そこにある例文を自分の経歴に書き換えていくだけで、完成度の高い書類を作ることができます。

また、転職サイトなどが提供しているレジュメビルダーなどのツールを使えば、フォームに入力していくだけで自動的にレイアウトが整った職務経歴書が生成されます。これらを利用することは手抜きではありません。形式を整える時間を短縮し、その分を自己PRの推敲や企業研究に充てることが、賢い転職活動の進め方です。わからないと悩み続けるよりも、まずは型を手に入れ、そこを埋める作業から始めてみてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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