日本の書類選考を突破する職務経歴書の日本語表現と書き方マナー

日本企業が求める職務経歴書は正しい日本語とビジネスマナーの証明です

転職活動において職務経歴書を作成する際、内容の充実度と同じくらい重要なのが、ビジネス文書として適切な「日本語」が使われているかどうかです。日本企業、特に歴史ある企業や大手企業の採用担当者は、職務経歴書の文章から、応募者の実務能力だけでなく、ビジネスマナーの有無や教養レベル、相手への配慮ができる人物かどうかを厳しくチェックしています。

日常会話では問題なくコミュニケーションが取れていても、いざ書類となると、「話し言葉」が混ざってしまったり、尊敬語と謙譲語の使い分けが間違っていたりと、無意識のうちにマナー違反を犯しているケースは少なくありません。職務経歴書は、あなた自身を売り込むためのプレゼンテーション資料であると同時に、あなたの国語力や文書作成能力を証明するサンプルでもあります。正しい日本語表現と洗練された文章構成を心がけることは、即戦力としての信頼を勝ち取り、書類選考を突破するための必須条件となります。

話し言葉と書き言葉を厳密に使い分けて信頼感を高める

職務経歴書を作成する上で最も基本的かつ重要なルールは、「話し言葉（口語）」を使わず、「書き言葉（文語）」で統一することです。面接での対話とは異なり、公的な書類においては格式の高い表現が求められます。例えば、面接では「御社（おんしゃ）」と言いますが、履歴書や職務経歴書では「貴社（きしゃ）」と書くのが鉄則です。同様に、「前の会社」は「前職」や「現職」、「仕事」は「業務」や「職務」と言い換えます。

また、接続詞の使い方も要注意です。「なので」や「だから」といったカジュアルな表現は避け、「そのため」や「したがって」といった論理的な接続詞を使用します。「見れる」「食べれる」といった「ら抜き言葉」も、ビジネス文書では不適切とみなされます。こうした細かい言葉遣いの一つひとつが、ビジネスパーソンとしての品格を形作ります。書き上げた後は、声に出して読んでみることで、口語的なリズムになっていないかを確認することをお勧めします。

文末表現は体言止めを活用してリズムと客観性を持たせる

職務経歴書の文章において、文末の表現方法は読みやすさを左右する大きな要素です。「～しました」「～でした」といった「です・ます調」で統一することも間違いではありませんが、すべての文が同じ語尾で終わると、文章が単調になり、幼稚な印象を与えてしまうことがあります。そこでお勧めなのが、「体言止め（名詞止め）」の活用です。

「営業活動を行いました」と書く代わりに、「新規顧客への営業活動（月間訪問数30件）」のように名詞で止めることで、文章が引き締まり、事実を端的に伝えることができます。特に業務内容や実績を列挙する箇所では、体言止めを多用することで、情報の密度を高めつつ、スピーディーに読めるリズムを作ることができます。ただし、自己PRや志望動機など、熱意や感情を伝えたい部分については、「です・ます調」を使って丁寧に語りかけるような文章にするなど、項目によって使い分けるメリハリが重要です。

抽象的な形容詞を排除し具体的な数値とビジネス用語で語る

日本語は曖昧な表現が許容される言語ですが、職務経歴書においては「具体性」が命です。「一生懸命頑張りました」「かなり売上を伸ばしました」「コミュニケーション能力があります」といった形容詞や抽象的な表現は、ビジネス文書としては説得力に欠けます。採用担当者は、応募者の主観的な感想ではなく、客観的な事実を知りたいと考えています。

これらの抽象的な言葉は、具体的な数値や専門的なビジネス用語に変換して記載します。「一生懸命」は具体的な行動量（訪問件数や作業時間）に、「かなり」は具体的な増加率（昨対比120パーセントなど）に置き換えます。「コミュニケーション能力」であれば、「他部署との調整力」や「顧客の潜在ニーズを引き出すヒアリング能力」といった具体的なスキル名に言い換えます。事実に基づいた具体的な言葉を選ぶことで、あなたの実務能力を客観的かつ正確に伝えることができます。

誤字脱字や変換ミスは致命的と心得て徹底的に推敲する

どれほど素晴らしい経歴やスキルを持っていても、職務経歴書に誤字脱字が一箇所でもあると、それだけで「注意力が散漫な人」「仕事が雑な人」というレッテルを貼られてしまうリスクがあります。特にパソコンで作成する場合、予測変換による同音異義語の選択ミス（例：「製作」と「制作」、「保証」と「保障」など）は非常に起こりやすいミスです。また、「てにをは」などの助詞の間違いも、文章の論理性を損なう原因となります。

完成した職務経歴書は、必ず画面上だけでなく、一度紙に印刷して読み返すことを強くお勧めします。紙媒体で見ることで、画面では気づかなかったミスやレイアウトの崩れを発見しやすくなります。可能であれば、家族や友人、転職エージェントなどの第三者に読んでもらい、日本語として不自然な点がないかチェックしてもらうのも有効です。完璧な日本語で書かれた書類は、仕事に対する誠実さと、高い事務処理能力の証明になります。

英文レジュメとは異なる日本独自の丁寧さとプロセス重視の視点

外資系企業で使用される英文レジュメと、日本の職務経歴書では、求められる視点が異なります。英文レジュメが「結果（Achievement）」をダイレクトに主張するスタイルであるのに対し、日本の職務経歴書は結果に至るまでの「プロセス」や「工夫」、「組織への貢献意欲」を重視する傾向にあります。そのため、単に実績を箇条書きにするだけでなく、その背景にある課題意識や、周囲と協力して成し遂げた協調性などを、丁寧な日本語で表現することが評価につながります。

また、読み手に対する「おもてなし」の心を持つことも大切です。専門用語を多用しすぎず、誰が読んでも理解できるように噛み砕いて書くことや、見出しや改行を適切に入れて読みやすくレイアウトすることは、相手への配慮の表れです。日本企業特有の文化を理解し、謙虚さと自信をバランスよく表現した日本語で作成された職務経歴書は、採用担当者の心に強く響き、次のステップへの扉を開く鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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