書類選考通過率を上げる職務経歴書の書き方とおすすめ作成ツール

職務経歴書は自分という商品を売り込むための最重要プレゼン資料です

転職活動において、職務経歴書は採用の可否を決定づける最も重要な書類といっても過言ではありません。履歴書が氏名や住所などの基本情報を伝えるプロフィール帳だとすれば、職務経歴書はあなたの実力や実績を詳細に伝え、採用担当者に会ってみたいと思わせるためのプレゼンテーション資料です。そのため、単に過去の職歴を羅列するだけでは不十分であり、読み手である採用担当者の視点に立った構成と内容が求められます。

多くの転職者が悩むのが、手書きかパソコンか、どのフォーマットを使うべきか、そして何を強調すべきかという点です。結論から申し上げますと、現代の転職市場においては、パソコンやスマートフォンを活用したデジタル作成が圧倒的におすすめであり、自身のキャリアに合わせた最適なフォーマットを選ぶことが成功への近道となります。ここでは、書類選考を突破するためにおすすめの作成方法やフォーマットの選び方、そして評価を高める書き方のテクニックについて解説します。

手書きよりもパソコン作成が圧倒的におすすめされる理由

職務経歴書の作成方法について、かつては手書きが誠意の表れとされることもありましたが、現在はパソコンでの作成がスタンダードであり、強く推奨されます。その最大の理由は、ビジネスにおける実務能力の証明になるからです。多くの業務がデジタル化されている現在、WordやExcelを使って整ったレイアウトの書類を作成すること自体が、基本的なITリテラシーを持っていることの裏付けとなります。

また、採用担当者の視点から見ても、パソコンで作成された書類はフォントが統一されており読みやすく、情報の共有や管理がしやすいというメリットがあります。応募者にとっても、修正や推敲が容易であり、複数の企業に応募する際にデータを活用できるため、効率的に転職活動を進めることができます。字の美しさが直接業務に関わるような特定の職種や、企業から手書きの指定がある場合を除き、基本的にはパソコンで作成し、誤字脱字のない完璧な書類を提出することをおすすめします。

直近の経験を強調する逆編年体式フォーマットが最もおすすめです

職務経歴書のフォーマットにはいくつか種類がありますが、中途採用において最もおすすめなのは、直近の職歴から過去に遡って記載する逆編年体式です。採用担当者は、応募者が今現在どのようなスキルを持っており、即戦力として活躍できるかどうかに最も関心を持っています。この形式であれば、現在の実力や最新の実績を書類の冒頭でアピールできるため、読み手の関心を強く惹きつけることができます。

一方で、社会人経験が浅い場合や、過去から現在に至るまでの成長プロセスを一貫したストーリーとして見せたい場合は、過去から順に記載する編年体式も有効です。また、転職回数が多くて時系列では経歴が細切れに見えてしまう場合や、エンジニアなどの専門職で技術分野ごとにアピールしたい場合は、業務内容ごとにまとめるキャリア式が適しています。自身の経歴の特徴と、アピールしたいポイントに合わせて最適な型を選ぶことが重要ですが、迷った場合は即戦力性を強調できる逆編年体式を選んでおけば間違いありません。

効率とクオリティを両立する転職サイトの作成ツール活用

パソコンでの作成をおすすめしましたが、一からWordでレイアウトを組むのが苦手な方や、スマートフォンを使って隙間時間に作成したい方には、大手転職サイトなどが提供している職務経歴書作成ツール（レジュメビルダー）の活用がおすすめです。これらのツールは、あらかじめ用意されたフォームに入力していくだけで、自動的にJIS規格などに準拠した見栄えの良い職務経歴書が完成するように設計されています。

レイアウト調整に悩む時間を削減できるだけでなく、職種ごとの例文テンプレートが充実していることも大きな魅力です。自分の経験に近い例文を参考にしながら編集することで、プロのような洗練された文章を簡単に作成することができます。作成したデータはPDF形式やWord形式でダウンロードできるものが多く、そのままWeb応募やメール添付に使用できます。効率的に質の高い書類を作成するための賢い選択肢として、ツールの活用を検討してみてください。

WordやExcelのテンプレートをダウンロードしてカスタマイズする方法

自分なりのこだわりを反映させたい場合や、特定の項目を強調したい場合は、インターネット上で無料で配布されているWordやExcelのテンプレートをダウンロードして編集する方法がおすすめです。この方法のメリットは、自由度の高さにあります。行数や文字サイズ、項目の配置などを自分の経歴に合わせて微調整できるため、アピールしたい実績を大きく扱ったり、逆に経験の浅い部分をコンパクトにまとめたりといった戦略的なレイアウトが可能になります。

文章作成がメインとなる職務経歴書では、文章の推敲やレイアウト崩れを防ぐ観点からWordの使用が一般的ですが、数字や表を使って実績を整理したい場合はExcelが向いていることもあります。普段の業務で使い慣れているソフトを選び、ストレスなく作成できる環境を整えることも、良い書類を作るためのポイントです。

職務要約と数値実績を盛り込み読み手の心を掴む書き方

フォーマットが決まったら、中身の充実を図ります。特におすすめしたい書き方のテクニックは、冒頭に職務要約を入れることと、実績を数値化することです。職務要約とは、これまでのキャリアのあらすじを200文字から300文字程度でまとめたものです。採用担当者は多忙なため、この要約を読むだけで応募者の実力の概要が掴めるようにすることで、その後の詳細な経歴も前向きな視点で読んでもらえるようになります。

また、業務内容や自己PRにおいては、可能な限り数字を用いることが鉄則です。営業職であれば売上達成率や順位、事務職であれば処理件数や業務改善による時間短縮の実績などを具体的な数値で示します。形容詞で頑張りましたと書くよりも、数字という客観的な事実を提示するほうが説得力は格段に高まります。読み手である採用担当者への配慮と、客観的な根拠に基づいたアピールを意識して、書類選考を突破する強力な職務経歴書を完成させてください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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