営業事務の書類選考を突破する履歴書職歴欄の書き方とアピール術

営業事務の職歴欄はサポート力と数値実績のバランスが重要です

営業事務の求人は事務職の中でも特に人気が高く、競争率が激しい職種の一つです。そのため、履歴書の職歴欄に単に営業事務として従事や事務作業全般と書くだけでは、他の応募者の中に埋もれてしまい書類選考を通過することは難しくなります。採用担当者が営業事務の採用において求めているのは、営業担当者が売上を作る活動に専念できるよう、正確かつスピーディーにサポートできる即戦力性です。

書類選考を確実に突破するためには、職歴欄を単なる業務の羅列にするのではなく、自身の事務処理能力の高さと、営業部門への貢献度を具体的に証明するスペースとして活用する必要があります。受発注業務の件数や使用できるソフトのレベル、そして周囲との連携によって業務効率化を図った実績などをバランスよく記載することで、この人なら安心して任せられると思わせることが重要です。ここでは営業事務経験者がそのキャリアを正当に評価してもらうための、職歴欄の書き方とテクニックについて解説します。

担当していた業務範囲と規模感を数値で具体的に伝える

営業事務と一口に言っても、企業によって任される業務範囲は大きく異なります。見積書の作成だけを行う場合もあれば、受発注処理、納期管理、在庫管理、請求書発行、さらには顧客からの電話応対やクレーム対応までを一手に引き受ける場合もあります。そのため、職歴欄には担当していた具体的な業務内容を明記することが不可欠です。

さらに重要なのが、その業務の規模感を数値で伝えることです。例えば、営業担当者何名のサポートを行っていたのか、月間で何件の受発注データを処理していたのか、1日に何件の電話対応をしていたのかといった数字を盛り込みます。営業担当10名のサポートを担当し月間約300件の受発注処理を遂行といった具体的な記述があることで、採用担当者はあなたがどのようなスピード感で仕事をしていたかをイメージでき、実務能力の高さを客観的に判断できるようになります。

パソコンスキルと使用ソフトを明記して即戦力を証明する

営業事務の業務において、パソコンスキルは必須の能力です。特にExcel（エクセル）の使用頻度は高く、どの程度のレベルまで使いこなせるかは合否を分ける重要なポイントになります。職歴欄の行間や補足スペースを活用して、使用可能な関数（VLOOKUP関数、IF関数など）やピボットテーブルによる集計が可能であることを記載します。単にWord、Excel使用と書くよりも、実務でどのように活用していたかが伝わる書き方を心がけます。

また、専用の基幹システムや営業支援ツール（SalesforceやKintoneなど）を使用していた経験がある場合は、そのシステム名も記載することをお勧めします。応募先企業が同じシステムや類似のシステムを導入している場合、操作に慣れていることは教育コストのかからない即戦力として高く評価されます。PowerPointを使用したプレゼン資料の作成経験などもあれば、営業サポートの幅広さをアピールする材料になります。

社内外との調整業務を通じて培ったコミュニケーション能力

営業事務は、デスクに向かって黙々と作業をするだけの仕事ではありません。社内の営業担当者と連携を取ることはもちろん、顧客からの問い合わせに対応したり、工場や倉庫の担当者と納期調整を行ったりと、高いコミュニケーション能力が求められる職種です。そのため、職歴欄では事務処理能力だけでなく、こうした調整業務の経験もしっかりとアピールする必要があります。

例えば、顧客と製造部門の間に入り納期調整を行い、遅延なき納品を実現や、営業担当者不在時の一次対応を行い顧客満足度の維持に貢献といった記述です。これにより、単なるオペレーターではなく、周囲と円滑な関係を築きながら能動的に業務を推進できる人物であることを印象づけられます。特に未経験の業界へ転職する場合、こうした対人スキルは業界を問わず評価されるポータブルスキルとして強力な武器になります。

業務改善や効率化への取り組みを実績として記載する

言われたことをこなすだけでなく、自ら考えて業務を改善した経験は、営業事務として最大のアピールポイントになります。日々のルーチンワークの中で、ミスを減らすためにどのような工夫をしたか、作業時間を短縮するためにどのようなフォーマットを作成したかなどを思い出してみてください。

職歴欄に業務フローの見直しを行い月間残業時間を10時間削減や、共有ファイルのマニュアル化により新人教育の効率化を実現といった実績を記載します。こうした改善実績は、コスト意識や問題解決能力を持っていることの証明になります。たとえ小さな改善であっても、組織に対してプラスの影響を与えた事実を記載することで、受け身ではなく主体的に仕事に取り組む姿勢をアピールでき、他の応募者との差別化につながります。

履歴書と職務経歴書で情報の役割分担をする

履歴書の職歴欄はスペースが限られているため、すべての業務内容や実績を詳細に書こうとすると、文字が小さくなりすぎて読みづらくなってしまいます。履歴書では、いつ、どこで、どのような規模の業務を、どのようなツールを使って行っていたかという事実（スペック）を簡潔に伝えます。そして、そこで直面した課題や具体的な改善プロセス、仕事に対する想いについては、職務経歴書で詳しく語るという役割分担を意識して作成します。

履歴書の職歴欄の最後に、詳細は職務経歴書をご参照くださいと記載し誘導するのもスマートな方法です。履歴書で採用担当者に基礎能力の高さと安心感を与え、職務経歴書でさらに深い興味を持ってもらうという流れを作ることで、書類選考の通過率は確実に高まります。正確で美しい書類を作成すること自体が、営業事務としての適性を証明するプレゼンテーションであると心得て作成してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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