2025.11.27

書類選考で落ちた場合のメール返信マナーと次につなげる切り替え方

keireki0530

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Contents

書類選考落ちの連絡に返信は基本的に不要です
返信をしたほうがよいケースと書き方のポイント
不採用通知への返信メール文面例
不採用理由を問い合わせることは避けるのが賢明です
気持ちを切り替えて次の応募書類を最適化することが大切です

書類選考落ちの連絡に返信は基本的に不要です

転職活動において書類選考の結果が不採用だった場合、企業からその旨を伝えるメールが届きます。この「不採用通知（お祈りメール）」に対して返信をすべきかどうか迷う方が多くいますが、結論から言えば、原則として返信をする必要はありません。企業側は多くの応募者に対応しており、不採用の通知は事務的な手続きの一環として送信されています。そのため、返信をしないことが失礼にあたることはありませんし、返信をしたからといって結果が覆ることもありません。

むしろ、採用担当者は選考通過者との日程調整や面接対応で多忙な状態にあります。不採用通知に対する返信メールは、担当者のメールボックスを圧迫し、業務の手間を増やしてしまう可能性があります。感謝の気持ちを伝えたいという誠意は素晴らしいものですが、ビジネスの現場では相手の時間を奪わないことも重要な配慮です。基本的には、通知を受け取ったら内容を確認し、そのまま静かに次の行動へと移ることが一般的なマナーとなります。

返信をしたほうがよいケースと書き方のポイント

原則は返信不要ですが、例外的に返信をしたほうがよいケースもあります。例えば、知人からの紹介で応募した場合や、選考の過程で担当者と個別に深いやり取りがあった場合です。また、エージェントを経由せずに直接応募し、非常に丁寧な個別のメッセージが添えられていた場合なども、一言お礼を伝えることで、社会人としての律儀さを印象づけることができます。将来的に別の形でその企業や担当者と関わる可能性がゼロではないため、良好な関係を維持して終わることは無駄ではありません。

返信をする際は、件名を変えずに「Re:」を残したまま送信します。本文は簡潔にまとめ、長文にならないように心がけます。内容は、選考に時間を割いてくれたことへの感謝と、今後の企業の発展を祈る言葉で締めます。未練がましい内容や、結果に対する不満を書くことは避けます。あくまで、選考の機会をいただいたことへの「お礼」に徹することが大切です。

不採用通知への返信メール文面例

返信を送る場合の具体的な文面を作成する際は、相手に負担をかけない簡潔さが重要です。件名は受信したメールのものをそのまま使用します。

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

〇〇と申します。

この度は、書類選考の結果につきましてご連絡をいただき、ありがとうございました。

今回はご希望に添いかねる結果となりましたが、私の応募書類にご目を通していただきましたこと、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

氏名

連絡先

このように、感情を抑えた礼儀正しい文章で送ることが望ましいです。これにより、採用担当者に対して「最後まで丁寧な人物だった」という印象を残してやり取りを終えることができます。

不採用理由を問い合わせることは避けるのが賢明です

書類選考で落ちてしまった際、その理由を知りたいと考えるのは自然な心理です。しかし、メールで不採用の理由を問い合わせることは推奨されません。多くの企業では、選考基準や不採用の理由については「回答できない」という規定を設けています。問い合わせをしても、「総合的な判断により」という定型的な回答が返ってくることがほとんどです。

無理に理由を聞き出そうとすると、企業側に悪い印象を与えてしまうリスクがあります。もしどうしても理由を知りたい場合は、あくまで「今後の転職活動の参考にさせていただきたい」という謙虚な姿勢で、回答がもらえればラッキーだという程度の認識で質問するにとどめます。しかし、それよりも自分自身で応募書類を見直し、なぜマッチしなかったのかを客観的に分析するほうが、建設的で効果的な改善につながることが多いです。

気持ちを切り替えて次の応募書類を最適化することが大切です

書類選考で落ちることは、人格を否定されたわけではなく、単にその企業の求めている要件と、応募書類に記載されたスキルや経験がマッチしなかっただけのことです。落ちた事実にこだわってメールの返信に悩むよりも、その時間を次の応募に向けた準備に使うほうが有益です。

今回の結果を受けて、職務経歴書のアピールポイントが求人内容とずれていなかったか、志望動機が汎用的なものになっていなかったかを見直す良い機会になります。企業が求めている人物像を再確認し、それに合わせて応募書類をブラッシュアップすることで、次の選考通過率は確実に上がります。書類選考はあくまでマッチングの確認作業であると捉え、気持ちを素早く切り替えて、より魅力的な応募書類の作成に取り組むことが、内定への最短ルートとなります。

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