書類選考通過のメール返信と日程調整で使える例文とマナー

書類選考通過後のメール対応も選考の一部です

書類選考通過の連絡を受け取ると、まずは一安心という気持ちになります。しかし、ここで気を緩めてはいけません。企業とのメールのやり取りは、すでに面接選考の一部が始まっていると考える必要があります。採用担当者は、メールの返信速度、言葉遣い、日程調整のスムーズさなどから、応募者のビジネススキルや入社意欲を判断しています。

特に日程調整のメールは、相手の手間を配慮できるかどうかが問われる場面です。何度もメールを往復させることなく、的確にこちらの状況を伝え、スムーズに日程を確定させる能力は、実務能力の高さとして評価される可能性があります。ここでは、書類選考通過後のメール返信において、好印象を与えるためのポイントと、そのまま使える具体的な例文を紹介します。

返信メールを作成する際の基本ルールとマナー

まず心がけるべきは返信のスピードです。企業から連絡が来たら、原則として24時間以内に返信することが望ましいです。現職の仕事が忙しい場合でも、翌日の午前中までには送るようにします。もし日程の確認に時間がかかる場合は、まずは連絡を受け取ったことへのお礼と、いつまでに日程を回答できるかを伝えるメールを送るのがマナーです。

件名は変更せずに返信します。採用担当者のメールボックスには毎日多くのメールが届きます。件名を変えてしまうと、過去のやり取りが追えなくなったり、見落とされたりするリスクがあります。件名の冒頭につく返信を表す記号もそのまま残しておきます。また、本文の宛名は省略せずに書きます。株式会社を（株）と略したりせず、正式名称で記載し、部署名や担当者名も正確に入力します。

企業から提示された日程で調整する場合の例文

企業から複数の面接候補日が送られてきて、その中から都合の良い日時を選ぶ場合の返信パターンです。この場合は、提示された日程の中から確実に行ける日時を一つ選んで伝えます。結論を先に書き、相手がスケジュールを確定しやすいように配慮します。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、重ねて御礼申し上げます。

ご提示いただきました日程につきまして、下記の日時にお伺いしたく存じます。

〇月〇日（〇） 14:00～

当日は、これまでの経験をどのよう御社で活かせるかお話しできることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

署名 氏名：〇〇 〇〇 電話番号：090-0000-0000 メールアドレス：example@example.com

こちらから希望日程を提示する場合の例文

企業から具体的な候補日の提示がなく、希望の日時を教えてほしいと言われた場合、あるいは提示された日程がすべて合わなかった場合の返信パターンです。相手が選びやすいように、複数の候補日を挙げることが大切です。1つしか提示しないと、担当者の都合が合わなかった際に再調整の手間が発生します。3つ以上の候補を挙げ、時間帯にも幅を持たせることがポイントになります。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

面接の機会をいただき、大変光栄に存じます。

面接の希望日時につきまして、現職の業務都合上、恐縮ではありますが以下の日程で調整をお願いできますでしょうか。

第一希望：〇月〇日（月） 13:00～17:00

第二希望：〇月〇日（火） 10:00～12:00

第三希望：〇月〇日（水） 16:00以降

上記の日程でご都合が悪い場合は、改めて別の候補日を提示いたしますので、お申し付けください。

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

日程確定後の返信と当日に向けた準備

こちらから日程を提示し、企業から日時確定の連絡が来たら、必ず確認した旨の返信を送ります。了解しましたという一言で済ませるのではなく、当日はよろしくお願いいたしますという挨拶を含めることで、より丁寧な印象になります。この最後の確認メールを送ることで、互いの日時認識に相違がないかを確定させる意味もあります。

メールでのやり取りを終えたら、面接当日の準備に入ります。対面の場合は会社の場所や交通手段、持ち物を確認します。オンライン面接の場合は、通信環境や使用ツールの動作確認を行っておく必要があります。メールでのスムーズな日程調整ができれば、面接当日も落ち着いて臨むことができます。この機会を大切にし、内定獲得に向けて準備を進めていくことが重要です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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