書類選考通過後の面接日程調整メールの返信方法とポイント

面接はメールの返信から始まっているという意識を持つ

書類選考通過の連絡を受け取ったとき、多くの人は安堵とともに次のステップである面接への準備に意識が向きます。しかし、面接官との対面やオンラインでの会話だけが選考ではありません。書類選考通過の通知に対して、どのように返信し、どのように面接の日程を調整するかというプロセスも、採用担当者はしっかりと見ています。この段階でのメール対応は、社会人としての基本的なマナーやコミュニケーション能力を判断する材料になります。迅速かつ丁寧な対応ができれば、面接で会う前から好印象を与えることができます。逆に、返信が遅かったり、日程調整がスムーズでなかったりすると、仕事の進め方に不安を持たれてしまう可能性もあります。ここでは、書類選考通過後のメール返信と面接日程の調整において、評価を高めるための具体的な方法について解説します。

返信のタイミングと件名の扱い方

企業から連絡をもらったら、可能な限り早く返信することが重要です。基本的には24時間以内の返信がマナーですが、面接の日程調整という重要な要件が含まれているため、他の候補者との兼ね合いも考慮し、早ければ早いほど望ましいです。もし現職の都合などで即答できない場合でも、連絡を確認したことと、いつまでに日程を回答できるかを伝えるメールを一本入れておくと丁寧です。

メールの件名については、企業から送られてきた件名を変更せずに返信します。採用担当者は多くのメールを処理しており、件名を見て優先順位を判断したり、過去のやり取りを検索したりします。件名の冒頭に付く返信を表す記号も消さずにそのまま残しておきます。自分の名前が件名に含まれていない場合は、件名の末尾に氏名を追加する程度にとどめ、元の件名の情報が消えないように配慮します。

企業から提示された日程で面接を組む場合の返信例文

企業から複数の候補日が提示されており、その中から都合の良い日時を選ぶ場合の返信方法です。このケースでは、相手の手間を最小限にするため、確定した日時を明確に伝えます。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、大変光栄に存じます。

ご提示いただきました日程につきまして、下記の日時にお伺いしたく存じます。

〇月〇日（〇） 14:00～

当日は、これまでの経験をどのよう御社で活かせるかお話しできることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

署名 氏名：〇〇 〇〇 電話：090-0000-0000 メール：example@example.com

こちらから面接希望日を提示する場合の返信例文

企業から都合の良い日時を挙げるように求められた場合、あるいは提示された日程がすべて合わなかった場合の返信方法です。こちらの都合で日程を調整してもらうことになるため、相手が選びやすいように配慮する必要があります。ポイントは、複数の候補日を提示することです。1つだけしか提示しないと、その日が担当者の都合と合わなかった場合に再調整となり、面接までの期間が空いてしまいます。

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

人事部　採用担当者様

お世話になっております。〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、心より感謝申し上げます。

面接の希望日程につきまして、現職の業務都合上、恐縮ではありますが以下の日程で調整をお願いできますでしょうか。

第一希望：〇月〇日（月） 13:00～17:00

第二希望：〇月〇日（火） 10:00～12:00

第三希望：〇月〇日（水） 16:00以降

上記の日程でご都合が悪い場合は、改めて別の候補日を提示いたしますので、お申し付けください。

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

オンライン面接や持ち物の確認事項

近年では一次面接をオンラインで行う企業も増えています。メールで日程調整を行う際には、面接の形式についても確認しておくと安心です。オンライン面接の場合は、使用するツールや接続用URLがいつ送られてくるか、事前にアカウント作成が必要かなどを把握しておきます。対面での面接の場合は、会社の場所や受付方法、当日の持ち物（履歴書や職務経歴書の原本など）について記載がないか確認します。もし案内メールに記載がない場合は、日程調整の返信メールの中で質問しても失礼にはなりません。

質問をする際は、「恐れ入りますが、当日の持ち物についてご教示いただけますでしょうか」や「オンライン面接で使用するツールについて、事前に準備が必要なものはありますでしょうか」といった丁寧な表現を用います。不明点を事前にクリアにしておくことで、当日は落ち着いて面接に臨むことができます。

メール送信前の最終チェックが成否を分ける

メールを作成したら、送信ボタンを押す前に必ず見直しを行います。特に日程や時間の入力ミスは致命的です。カレンダーと照らし合わせて、曜日や時間に間違いがないかを確認します。また、宛名の間違いも失礼にあたるため、会社名や担当者名が一字一句正しいかチェックします。誤字脱字や敬語の誤りがないかも含め、細部まで注意を払います。

丁寧で的確なメール返信は、面接官に対して「仕事ができる人」「信頼できる人」というポジティブな予備知識を与えます。書類選考を通過したという事実は、企業があなたに興味を持っている証拠です。そのチャンスを最大限に活かすためにも、最後まで気を抜かず、誠意のこもったメール対応を心がけることが大切です。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。