書類選考通過メールへの返信マナーと面接日程調整の正しい書き方例文

転職活動において書類選考通過の連絡を受け取ることは、内定に向けた大きな一歩です。しかし喜びも束の間、企業からのメールにどのように返信すればよいのか、マナーに迷ってしまう方は少なくありません。メールの返信速度や文面は、応募者のビジネススキルや志望度の高さを採用担当者に伝える最初の機会でもあります。ここでは書類選考通過の連絡に対する返信の基本ルールと、日程調整などの状況に合わせた具体的な例文について詳しく解説します。

返信のスピードと件名の取り扱いが第一印象を決める

書類選考通過のメールを受け取った際、最も意識すべきなのは返信のスピードです。原則としてメールを確認したら可能な限り早く、遅くとも24時間以内には返信するのが鉄則です。迅速なレスポンスは、それだけで仕事が早い人物であるという評価につながり、志望度の高さも伝わります。もし現職の都合ですぐに日程が確定できない場合でも、連絡を受け取ったことへの感謝と、いつまでに日程を連絡するかを伝える一次返信を先に入れておくことが重要です。また、返信時の件名は変更せず、Ｒｅ：を残したまま送信します。採用担当者は多くのメールを処理しているため、件名を変えてしまうとどの案件への返信かが一目で分からなくなってしまうリスクがあるからです。

提示された日程で都合が良い場合の返信例文とポイント

企業から提示された面接候補日の中に都合の良い日時がある場合は、その日時を明確に指定して返信します。この際、提示された日時をそのまま引用して復唱することで、互いの認識違いを防ぐことができます。

返信例文

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

〇〇株式会社

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇職に応募いたしました（氏名）です。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、大変光栄に存じます。

ご提示いただきました日程につきまして、以下の日時でお伺いいたします。

〇月〇日（月） 14:00～

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

このように、感謝の言葉と確定した日時を簡潔に伝えることがポイントです。

提示された日程が合わない場合の日程調整メールの書き方

企業から提示された日程がすべて埋まってしまっている場合、単に無理ですと断るのではなく、大変申し訳ないという姿勢とともに代替案を提示する必要があります。こちらの都合で調整をお願いする形になるため、より丁寧な言葉遣いを心がけます。

返信例文

件名：Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

本文：

（宛名・挨拶・感謝の言葉は省略）

面接の日程につきまして、ご提示いただきました日時はあいにく現職の業務都合によりお伺いすることが叶いません。

せっかく調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

もし可能であれば、以下の日程で調整いただけますでしょうか。

・〇月〇日（火） 18:00以降

・〇月〇日（水） 13:00～15:00

・〇月〇日（木） 終日可

お手数をおかけして大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

（署名）

複数の候補を挙げることで、再調整のやり取りを減らす配慮を見せることが大切です。

こちらから希望日程を提示する場合の書き方とマナー

企業側から候補日の提示がなく、ご都合の良い日時をお知らせくださいと言われた場合は、こちらから複数の候補日を提示します。その際、ピンポイントで1つだけ指定するのではなく、3つ以上の候補を挙げることがマナーです。また、直近すぎる日程（明日や明後日など）は相手の準備期間を考慮していないと思われる可能性があるため、数日後から1週間、2週間先までの範囲で提案するのが無難です。時間の幅も〇時から〇時までと指定し、相手が選びやすいように情報を整理して伝えます。面接官のスケジュールを確保してもらうための配慮が、ビジネスパーソンとしての資質をアピールすることにつながります。

メール本文の構成要素と署名の重要性

ビジネスメールには基本的な構成要素があります。宛名、挨拶、名乗り、要件（結論）、詳細、結び、そして署名です。特に見落としがちなのが署名です。個人のメールアドレスから送る場合でも、最後に氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載した署名を入れることは必須のマナーです。採用担当者が急ぎで連絡を取りたい場合や、書類を郵送する際に、署名の情報が参照されることが多々あるからです。罫線などで区切って見やすく作成し、すべてのメールの末尾に自動で挿入されるよう設定しておくことをおすすめします。細部まで整えられたメールは、仕事に対する丁寧な姿勢を印象づけます。

深夜の送信や辞退する場合などよくある疑問への対処法

現職の仕事が終わった後にメールを返信しようとすると、深夜になってしまうことがあります。基本的にメールはいつ送っても問題ありませんが、深夜や早朝の送信は生活リズムが乱れているのではないか、常識がないのではないかと懸念されるリスクもゼロではありません。可能であれば予約送信機能などを活用し、翌朝の始業時間（9時から10時頃）に届くように設定するのがスマートです。また、他社で内定が出たなどの理由で辞退する場合も、必ず返信を行います。無視をするのではなく、選考の機会をいただいたことへの感謝と、辞退する旨を丁重に伝えることが社会人としてのマナーです。メール一本の対応が、あなたのキャリアの信頼性を左右することを意識して対応してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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