履歴書の志望動機における絶対ルールとマナー！採用担当者に評価される書き方の鉄則

転職活動において履歴書の志望動機は、応募者の熱意やビジネスマナーの有無を判断する非常に重要な項目です。自由に書いて良いように思えますが、実はビジネス文書としての暗黙のルールやマナーが存在します。これらを知らずに自己流で書いてしまうと、内容以前の段階で常識がないと判断され、書類選考で落とされてしまうリスクがあります。ここでは採用担当者に好印象を与え、書類選考を確実に通過するために知っておくべき志望動機の基本ルールと、守るべきマナーについて詳しく解説します。

文字数は枠の8割以上を埋めるのが基本ルールです

履歴書の志望動機欄において最も基本的かつ重要なルールは、文字量とスペースのバランスです。一般的に市販されているJIS規格の履歴書や標準的なフォーマットの場合、記入欄の8割以上を埋めることが鉄則とされています。文字数にするとおよそ200文字から300文字程度が目安となります。枠の半分以下しか埋まっていないスカスカの状態は、志望度が低い、やる気がないと判断される決定的な要因となります。逆に、小さな文字で枠いっぱいにびっしりと書き込みすぎるのも、読み手への配慮に欠けるとみなされるため避けるべきです。読みやすい文字の大きさと適度な余白を保ちつつ、枠の8割から9割を埋めることが、熱意と常識を同時にアピールする最適なバランスとなります。

貴社と御社の使い分けなど正しい敬語表現を使う

志望動機を書く際に間違えやすいのが、相手企業の呼び方です。面接などの話し言葉では御社（おんしゃ）を使用しますが、履歴書などの書き言葉では貴社（きしゃ）と書くのが正解です。また、銀行の場合は貴行、病院の場合は貴院、学校の場合は貴校など、組織形態によって適切な敬称が異なるため注意が必要です。さらに、文章全体はです・ます調（丁寧語）で統一します。だ・である調は論文のような硬い印象を与え、ビジネス文書としては不適切とされることが多いため避けてください。正しい敬語を使うことは、社会人としての基礎能力があることの証明になります。提出前には必ず敬称や語尾の統一感をチェックすることが重要です。

書き出しは結論から述べる構成にする

採用担当者は限られた時間の中で数多くの応募書類に目を通しています。そのため、結論がどこにあるのか分からない文章はストレスを与えてしまいます。志望動機を書く際は、必ず結論から書き出すことがルールです。私が貴社を志望した理由は、〇〇という点に強く惹かれたからですといったように、最初の一文で応募の理由を明確にします。その後に、なぜそう思ったのかという根拠やエピソード、そして自分のスキルがどう活かせるかという貢献内容を続けます。結論、根拠、貢献という3段構成を意識することで、論理的で説得力のある文章になります。起承転結よりも、結論ファーストを心がけてください。

避けるべきNGな内容と表現のルール

志望動機の内容においても、書いてはいけないタブーが存在します。まず、給料が良いから、残業が少ないから、家から近いからといった条件面のみを志望理由にすることは避けてください。これらは働く側のメリットであって企業側のメリットではないため、仕事への熱意が低いと判断されます。また、勉強させていただきたい、成長させてほしいといった受け身の姿勢もNGです。企業は学校ではないため、教育コストがかかるだけの人材だと思われてしまいます。自ら学び、会社に貢献するという能動的な姿勢を示すことが大切です。さらに、前の会社は人間関係が悪かったからといったネガティブな退職理由を書くことも、不平不満が多い人物だと思われるため避けるのが賢明です。

使い回しやコピペはしないという誠実さのルール

複数の企業に応募する場合でも、志望動機をそのまま使い回すことは避けるべきです。貴社の将来性に魅力を感じましたや経営理念に共感しましたといった、どの企業でも通じるような抽象的な文章は、採用担当者にすぐに見抜かれてしまいます。定型文のような志望動機は、自社への関心が薄い、手抜きの書類であると判断され、評価を大きく下げてしまいます。自分の強みやスキルといった変えなくて良い部分はテンプレート化しても構いませんが、なぜその会社なのかという核心部分は、必ずその企業独自の特徴や強みに合わせて書き換える必要があります。一社一社丁寧に作成することが、採用担当者に対する誠意であり、内定を勝ち取るための最低限のルールです。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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