Web応募に必須！履歴書写真データの作り方・サイズ・貼り方を完全ガイド

転職活動において、企業の採用ページや転職サイト経由でのWebエントリーが主流となった今、紙の履歴書だけでなく「履歴書写真のデータ」を準備することは必須条件となっています。

「データはどうやって用意すればいいのか？」「スマホの自撮りでもいいのか？」「Excelへの貼り付け方がわからない」といった疑問を持つ求職者は少なくありません。データ写真は、画質の粗さやサイズの違いが画面上で目立ちやすく、紙の写真以上にクオリティの差が歴然と現れます。

ここでは、採用担当者に好印象を与える「履歴書写真データ」の入手方法から、適切なサイズ・形式、そして履歴書ファイルへの貼り付け方までを網羅的に解説します。

履歴書写真データを用意する3つの方法とメリット・デメリット

写真データを用意する方法は主に3つあります。コストや手間、クオリティのバランスを考えて、ご自身の状況に最適な方法を選びましょう。

1. 写真館（フォトスタジオ）で撮影し、データを受け取る

【クオリティ：高　／　コスト：高】

最も推奨される方法です。プロのカメラマンがライティングや姿勢を調整して撮影するため、清潔感と信頼感のある写真に仕上がります。

多くのスタジオでは「Webエントリー用データ」の納品プランがあり、指定のサイズにリサイズしたデータをスマホやメールで受け取れます。

• メリット： 画質が良く、肌修正（レタッチ）も自然。サイズ調整の手間がない。
• デメリット： 費用がかかる（数千円〜）。予約や来店の手間が必要。

2. データ転送機能付きのスピード写真機を利用する

【クオリティ：中　／　コスト：中】

街中にある証明写真機（Ki-Re-iなど）の中には、撮影したデータをスマホに保存できる機能を持つ機種が増えています。専用アプリをダウンロードし、撮影後にQRコードを読み込むだけでデータが入手できます。

• メリット： 24時間撮影可能で手軽。画質も安定している。
• デメリット： 撮影データの保存期間に制限がある場合が多い。ポーズや表情のチェックは自分で行う必要がある。

3. スマートフォンの証明写真アプリで撮影する

【クオリティ：低〜中　／　コスト：低】

スマホのカメラで撮影し、アプリでサイズ調整や補正を行う方法です。

• メリット： 無料または安価。何度でも撮り直しができる。
• デメリット： 照明や背景の確保が難しく、暗くなったり影ができたりしやすい。「自撮り感」が出るとマイナス評価になるリスクがある。

Web応募で失敗しない「データサイズ」と「ファイル形式」

Webエントリーで写真をアップロードする際や、メールで送付する際、データの規格が合っていないとエラーになったり、画像が歪んでしまったりします。以下の基準を守りましょう。

推奨される縦横比（アスペクト比）は「4：3」

履歴書の写真枠は一般的に「縦40mm × 横30mm」です。データの場合もこの比率（4：3）を守ることが鉄則です。

• 一般的なピクセル数：「縦560px × 横420px」 または 「縦600px × 横450px」※これより小さいと、拡大された際に画像が粗くなります。

ファイル形式と容量

• ファイル形式： JPEG（.jpg） または PNG（.png）※この2つであればほぼ全てのシステムに対応しています。
• ファイル容量： 2MB以下※容量が大きすぎるとアップロードできない場合があります。高画質すぎる場合は圧縮ツールなどで調整しましょう。

ファイル名の付け方

ファイル名が「image123.jpg」のままでは、採用担当者が管理する際に不便です。誰のデータか一目で分かるように変更しておきましょう。

• 良い例： 20251120_履歴書写真_氏名.jpg

ExcelやWordの履歴書に写真データを貼り付ける手順

作成した履歴書ファイル（ExcelやWord）に写真データを貼り付ける際、画像がズレたり縦横比がおかしくなったりすることがあります。きれいに貼り付けるための手順を解説します。

1. 「挿入」タブから画像を読み込む

Excel（またはWord）を開き、メニューの「挿入」＞「画像」＞「このデバイス」を選択し、保存しておいた写真データを選びます。

2. 写真のサイズを調整する（トリミング）

読み込んだ写真が大きすぎる場合は、写真をクリックして選択し、四隅のハンドル（〇印）をドラッグして縮小します。

• 注意点： 必ず**「四隅」を持ってサイズ変更**してください。上下左右の辺を持って縮めると、顔が縦長になったり横に潰れたりしてしまいます。

3. 枠に合わせて配置する

履歴書の写真貼り付け枠（点線など）に合わせて画像を配置します。微調整が必要な場合は、キーボードの矢印キーを使うときれいに収まります。

4. 最終的には「PDF」で保存する

写真付きの履歴書が完成したら、提出時はExcelのままではなく、必ずPDF形式で保存（エクスポート）して送付します。これにより、写真の位置がズレたり、レイアウトが崩れたりするのを防げます。

写真データで「第一印象」を良くするための注意点

画面上で見る写真は、紙の写真よりも光の加減や画質の粗さが目立ちやすい傾向にあります。

• 背景は無地を選ぶアプリ撮影の場合、背景に家具やカーテンが写り込んでいないか確認してください。白、青、グレーの無地が基本です。
• 過度な加工はNGアプリの補正機能で目を大きくしたり、顔の輪郭を削ったりするのは避けましょう。面接で対面した際に「別人が来た」と思われては信頼を損ないます。あくまで「肌を明るく見せる」「クマを消す」程度の清潔感を出す補正に留めてください。
• 現像した写真をスキャンするのは避ける紙の写真をスキャナーやスマホで撮影してデータ化すると、表面の凹凸や光の反射が入り込み、画質が著しく低下します。必ず「元データ」を使用するようにしましょう。

まとめ

履歴書の写真データは、採用担当者が画面越しにあなたと対面する「最初の顔」です。

適切なサイズ、鮮明な画質、そして清潔感のある表情。これらが揃ったデータを用意することで、Web応募であってもあなたの「仕事への丁寧さ」や「熱意」を確実に伝えることができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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