書類選考で好印象を与えるクリアファイルの正しい使い方と選び方のマナー

転職活動において履歴書や職務経歴書を企業へ提出する際、書類をそのまま封筒に入れて良いのか、それともクリアファイルに入れるべきなのか迷うことがあります。結論から言えば、応募書類をクリアファイルに入れることは必須のビジネスマナーです。中身の重要性に比べれば些細なことのように思えるかもしれませんが、こうした細やかな配慮ができるかどうかが採用担当者の第一印象を大きく左右します。ここでは書類選考におけるクリアファイルの必要性や適切な選び方、そして書類を入れる正しい順序について詳しく解説します。

書類選考においてクリアファイルの使用は必須のマナーです

応募書類を郵送する場合でも面接に持参する場合でも、クリアファイルを使用することは転職活動における鉄則です。これには明確な理由が二つあります。一つ目は書類を保護するためです。郵送の過程で封筒が折れ曲がったり、雨に濡れてしまったりするリスクがあります。クリアファイルに入れておけば、こうしたダメージから大切な書類を守り、きれいな状態で採用担当者の手元に届けることができます。シワだらけの履歴書と、ピンと張ったきれいな履歴書では、仕事に対する誠実さの伝わり方が全く異なります。

二つ目の理由は、採用担当者が書類を管理しやすくするためです。企業には日々多くの応募書類が届きます。封筒から出した書類がバラバラになってしまうと、管理の手間を増やしてしまいます。クリアファイルにひとまとめにされていれば取り扱いやすく、ファイリングもしやすいため、相手への思いやりとして好印象につながります。ビジネスにおいては相手の手間を想像し配慮できることが重要なスキルですので、クリアファイルの使用はその証明にもなります。

ビジネスシーンに適したクリアファイルの選び方とサイズ

使用するクリアファイルは、どのようなものでも良いわけではありません。ビジネスシーンにふさわしい適切なものを選ぶ必要があります。まずサイズについては、応募書類のサイズに合わせるのが基本です。履歴書や職務経歴書は一般的にA4サイズ（またはA3を二つ折りにしたA4サイズ）で作成しますので、クリアファイルも「A4サイズ」のものを用意します。B5サイズやその他の特殊なサイズは、書類がはみ出したり折れたりする原因になるため避けます。

色やデザインについては、「無色透明」のものを選ぶのが絶対のルールです。色付きのものや柄が入っているもの、キャラクターが描かれているものはビジネスの場には不適切です。また企業ロゴが入っている販促品などを使い回すのも失礼にあたります。文房具店や100円ショップなどで購入できる、シンプルで新品の透明クリアファイルを用意してください。使い古して傷や汚れが目立つものは、かえって雑な印象を与えてしまうため使用を避けます。

採用担当者が読みやすい書類の封入順序と重ね方

クリアファイルに書類を入れる際には、採用担当者が封筒を開けて取り出したときに読みやすい順番で重ねることが大切です。基本的な順番は、一番上に「添え状（送付状）」が来るようにします。添え状は誰からどのような目的で送られてきたかを示す表紙の役割を果たすからです。

その下に「履歴書」、続いて「職務経歴書」、最後に「その他の応募書類（ポートフォリオなど）」という順番で重ねます。この順番で整え、書類の上下や裏表が揃っているかを確認してからクリアファイルに入れます。履歴書がA3サイズで見開きのタイプの場合は、二つ折りにしてA4サイズの状態にし、顔写真がある面が上（外側）に来るようにして挟みます。三つ折りにするのは定形封筒（長形3号など）に入れる場合のみですが、書類選考の応募書類は折らずに「角形2号」の封筒で送るのがマナーですので、クリアファイルに入れたA4サイズのまま封筒に入れます。

郵送する場合と面接で手渡しする場合の取り扱いの違い

郵送の場合は、前述の通りクリアファイルに入れた書類一式を、そのまま角形2号の封筒に入れます。このとき、クリアファイルの開口部が封筒の取り出し口と合うように入れると、担当者が取り出しやすくなります。また封筒の宛名面に、書類の表面（顔写真がある側）が向くように入れるのが一般的です。

面接に持参して手渡しする場合も、クリアファイルに入れて持ち運びます。鞄の中で書類が折れたり汚れたりするのを防ぐためです。面接官に渡す際は、封筒からクリアファイルごと取り出し、封筒の上にクリアファイルを載せて、相手が読める向きにして両手で差し出します。「こちらが応募書類です」と一言添えて渡すと丁寧です。なお、受付で渡す場合など状況によっては封筒に入れたまま渡すこともありますが、その場合でも中はクリアファイルに入れておくことで丁寧さが伝わります。

細部への配慮が仕事への姿勢として評価されます

たかがクリアファイルと思われるかもしれませんが、こうした細部にこそ応募者の人柄や仕事への姿勢が表れるものです。きれいな状態で書類を届けたいという配慮は、入社後にお客様や同僚に対して丁寧な仕事ができる人物であるというアピールにつながります。

逆に、書類が折れていたり汚れていたりすると、志望度が低いのではないか、あるいは大雑把な性格なのではないかとマイナスの先入観を持たれてしまう可能性があります。書類選考を突破するためには、書類の中身を磨くだけでなく、それを届ける方法にも気を配ることが大切です。適切なクリアファイルを使用し、万全の状態で書類を提出してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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