書類選考における挨拶状の重要性と採用担当者に好印象を与える書き方

転職活動において応募書類を郵送する際、履歴書や職務経歴書だけで送ってよいのか、それとも挨拶状（添え状・送付状）を同封すべきか迷うことがあります。新卒の就職活動とは異なり、中途採用ではビジネスマナーが既に身についているかどうかが厳しくチェックされます。たかが挨拶状と思われるかもしれませんが、この一枚が書類選考の結果を左右する要素になることもあります。ここでは書類選考における挨拶状の本来の役割や、採用担当者に好印象を与えるための正しい書き方、そしてパソコン作成か手書きかといった疑問について詳しく解説します。

挨拶状は応募書類の表紙でありビジネスマナーの証明です

書類選考において挨拶状を同封することは、必須のルールではありませんが、社会人としての基本的なマナーとして強く推奨されます。ビジネスシーンにおいて、請求書や契約書などの重要書類を郵送する際、何も添えずに書類だけを封筒に入れることは失礼にあたります。転職活動における応募書類も同様で、誰が、誰に、何を、何の目的で送ったのかを明確にするために挨拶状が必要となります。

採用担当者は日々多くの応募書類を受け取っています。封筒を開けた際、一番上に挨拶状があることで、その封筒の中身が一目で把握でき、事務処理をスムーズに進めることができます。つまり挨拶状は、相手への配慮を示すツールであると同時に、ビジネスパーソンとしての基礎的なマナーや文書作成能力が備わっていることを証明する最初のプレゼンテーション資料でもあります。特に事務職や営業職など、対外的なやり取りが発生する職種では、挨拶状の有無や完成度が実務能力の判断材料になることもあります。

挨拶状に記載すべき基本項目と構成のルール

挨拶状には決まった形式があります。自己流で書くのではなく、ビジネス文書の基本フォーマットに則って作成することが大切です。まず用紙のサイズは、他の応募書類（履歴書や職務経歴書）とサイズを合わせます。一般的にはA4サイズで統一するのが無難です。

構成としては、まず最上段の右側に「投函日（日付）」を記載します。西暦か和暦かは他の書類と統一します。次に左側に「宛名」を記載します。会社名は略さず正式名称で書き、部署名には御中、担当者名がわかる場合は様をつけます。続いて右側に「自分の連絡先と氏名」を記載し、中央に「選考応募書類の送付につきまして」といったタイトルを記します。

本文は「拝啓」などの頭語から始め、時候の挨拶、そして「貴社の求人に応募したく、書類を送付いたしました」という用件を簡潔に述べます。最後に面接の機会をいただきたい旨を記し、「敬具」などの結語で締めます。本文の下部には「記」と書き、同封している書類の内訳（履歴書 1通、職務経歴書 1通など）を箇条書きのスタイルで記載し、右端に「以上」と書いて終わります。この形式を守ることで、整った印象を与えることができます。

挨拶状で自己PRを補足する場合のポイント

挨拶状はあくまで送付状ですので、基本的には定型的な挨拶と送付内容の案内にとどめるのが一般的です。しかし、職務経歴書だけでは伝えきれない熱意や、特筆すべき事情がある場合は、挨拶状の中で簡潔に補足することも可能です。これを「自己PR付き挨拶状」と呼びます。

例えば、未経験の職種に応募する場合、職務経歴書には関連する実績が書けないことがあります。その際、挨拶状の本文中で「前職では〇〇の経験があり、そのスキルは貴社の〇〇業務にも活かせると考えております」といった一文を添えることで、書類選考の通過率を高める工夫ができます。また、ブランクがある場合や転職回数が多い場合など、書類上でネガティブに捉えられかねない点について、前向きな理由を一言添えておくのも有効です。ただし、長々と書きすぎると読む気を削いでしまうため、あくまで数行程度に留め、詳細は職務経歴書を見てもらうように誘導するのが賢い使い方です。

パソコン作成か手書きかによる印象の違い

挨拶状を作成する際、パソコンで作成すべきか手書きにすべきか悩むことがありますが、現在の中途採用においてはパソコンで作成するのが一般的です。履歴書や職務経歴書と同様に、ビジネス文書はパソコンで作成するのが効率的であり、読み手にとっても視認性が高いためです。特にWordなどの文書作成ソフトを使って体裁を整えることは、基本的なPCスキルの証明にもなります。

一方で、手書きが絶対にダメというわけではありません。達筆で丁寧に書かれた手書きの挨拶状は、熱意や人柄の温かさを伝える効果があります。特に老舗企業や、文字を書くことが多い職種、あるいは人柄を重視する小規模な企業への応募であれば、手書きが好印象につながるケースもあります。しかし、誤字脱字があった場合に修正ができない点や、作成に時間がかかる点を考慮すると、基本的にはパソコン作成が無難であり推奨されます。どちらにするにせよ、丁寧に作成されていることが大前提です。

挨拶状を入れる順番と封入時の注意点

書類選考の書類を封筒に入れる際にも正しい順番があります。採用担当者が封筒から書類を取り出した際、一番上に来るのが挨拶状です。その下に履歴書、職務経歴書、その他必要書類という順番で重ねます。これにより、担当者はまず挨拶状で概要を把握してから、履歴書などの詳細に目を通すことができます。

また、書類を折らずに入るサイズの封筒（角形2号など）を使用する場合でも、書類が雨などで濡れないように、クリアファイルに挟んでから封入するのがマナーです。クリアファイルに入れる際も、挨拶状が一番上に来るようにします。三つ折りの封筒を使用する場合は、挨拶状が一番外側に来るように重ねてから折ります。こうした細やかな気配りは、仕事の丁寧さとして必ず相手に伝わります。挨拶状は単なる紙切れではなく、あなたと企業の最初の架け橋となる重要なツールであることを意識して準備することが大切です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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