書類選考の不採用メールへの適切な対応と次につなげるための考え方

転職活動を続けていると避けては通れないのが書類選考での不採用通知です。期待して待っていた企業から今回はご縁がなかったという旨のメールが届くと、精神的に大きなダメージを受けることがあります。しかしこの不採用メールへの対応や受け止め方一つでその後の転職活動の質は大きく変わります。ここでは不採用メールが届いた際の基本的なマナーや返信の必要性、そしてその結果をどのように次の成功へと結びつけていくかについて詳しく解説します。

不採用通知メールへの返信は原則として不要です

不採用のメールを受け取った際、礼儀として返信をすべきかどうか迷う方が多くいますが基本的には返信をする必要はありません。企業側は不採用通知を送った時点でその応募者との選考プロセスを終了しておりシステム上で処理を完了させていることも多いからです。採用担当者は膨大な数の応募書類やメールを処理しているため選考が終了した応募者からの返信メールに対応する時間は極力減らしたいというのが本音です。

丁寧な感謝のメールを送ったとしてもそれによって合否の結果が覆ることはまずありません。むしろ返信を送ることで担当者のメールボックスを圧迫し業務の手を止めさせてしまう可能性があります。したがって不採用の連絡を受け取ったら静かにその事実を受け入れ、返信はせずにメールをそっと閉じることが相手に対する最後の配慮ともいえます。返信がないことを失礼だと感じる採用担当者はいませんので安心してください。

返信をしたほうが良い例外的なケース

基本的には返信不要ですが例外的に返信をしたほうが良いケースもあります。それは過去に一緒に仕事をしたことがある知人の紹介で応募した場合や選考プロセスの中で担当者に特別な配慮をしてもらった場合などです。このような個人的な関わりが深い場合には選考結果に関わらず感謝の意を伝えることが人としての礼儀として重要になります。

また転職エージェントを経由せずに直接応募しかつ非常に丁寧なフィードバックやアドバイスが添えられた不採用メールをもらった場合も簡潔にお礼を伝えることは間違いではありません。その際は選考の機会をいただきありがとうございましたという感謝といただいたアドバイスを今後の活動に活かしてまいりますといった前向きな言葉を添える程度に留めます。長々と未練を綴ったり結果に対する不満を述べたりすることは絶対に避ける必要があります。将来的に別の形でその企業や担当者と関わる可能性もゼロではないため最後は潔くきれいな引き際を見せることが大切です。

返信する場合のメール作成ポイントと例文

もし例外的に返信をする場合やどうしても感謝を伝えたい場合は相手に負担をかけないよう極めて簡潔な文面を心がけます。件名は変更せずにReを残したままにしておきます。これにより担当者はどの件に対する返信かを瞬時に把握できます。本文ではお忙しい中、選考の機会をいただきありがとうございましたという感謝の言葉と末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げますといった結びの挨拶だけで十分です。

具体的な例文としては以下のようになります。まずは宛名を正確に記載し続けてこの度は選考結果のご連絡をいただきありがとうございます。ご通知の内容を真摯に受け止めこれからの活動に活かしてまいりたいと存じます。貴重なお時間をいただき選考してくださいましたこと心より感謝申し上げますと記します。長々とした文章や未練を感じさせる内容は避けあくまで事務的なお礼に留めることが重要です。

定型文から読み取るべきメッセージと割り切り

不採用メールの文面は多くの場合テンプレート化された定型文です。慎重に選考いたしました結果や誠に残念ながらといった枕詞が続き最後は末筆ながら貴殿の今後のご健勝とご多幸をお祈り申し上げますという言葉で締めくくられます。これがいわゆるお祈りメールと呼ばれるものです。

このような定型的な文面から自分が落ちた具体的な理由を探ろうとしても答えは見つかりません。企業はトラブル回避の観点から不採用の理由を詳細に開示することはほとんどないからです。文面の冷たさにショックを受ける必要はありませんし人格を否定されたと感じる必要もありません。これはあくまでビジネス上の事務的な通知であり単にその企業のそのポジションには条件が合わなかったという事実があるだけです。深く考えすぎず縁がなかったと割り切って次の行動に移ることが精神衛生上も重要です。

不採用の結果を冷静に分析し書類を改善する

不採用メールが届いたという事実は変えられませんがなぜ書類選考で落ちてしまったのかを自分なりに振り返ることは可能です。もし連続して不採用メールが届くようであれば応募書類の内容そのものに課題がある可能性が高いといえます。自身のスキルと応募企業の求める要件にズレがなかったか志望動機は使い回しに見えなかったか自己PRは具体的で説得力があったかなどを今一度見直す必要があります。

特に未経験歓迎の求人であっても年齢や社会人経験の年数によっては即戦力が求められていることがあります。また応募した企業の競合他社や業界全体の動向をリサーチし直すことでより刺さるアピールポイントが見つかることもあります。不採用という結果を単なる失敗で終わらせず応募書類をブラッシュアップするためのフィードバックとして活用する姿勢が最終的な内定を引き寄せます。

気持ちを切り替えて活動量を維持する

不採用メールを見ると一時的にモチベーションが下がってしまうのは仕方のないことです。しかしそこで活動を止めてしまうと転職活動全体の期間が長引きさらに不安が募るという悪循環に陥ってしまいます。転職活動においては数社落ちることは当たり前のプロセスであり多くの人が同じ経験をしています。

一つの不採用通知に一喜一憂するのではなく淡々と次の応募を進めることが大切です。常に複数の選考を並行して進めておくことで一社がダメでもまだ次があるという心の余裕を持つことができます。不採用メールはこの会社は自分に合う場所ではなかったと教えてくれたサインでありより自分に合った企業に出会うための通過点に過ぎません。気持ちを素早く切り替え改善を繰り返しながら前進し続けることが納得のいく転職を実現するための唯一の方法です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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