書類選考を有利に進めるためのメール作成術と状況別でそのまま使える例文集

転職活動において履歴書や職務経歴書の内容を磨き上げることは不可欠ですが、それらの書類を企業に届けるためのメールもまた合否を左右する重要な要素です。採用担当者はメールの件名や本文の書き方から、応募者のビジネスマナーやコミュニケーション能力、仕事に対する丁寧さを判断しています。たった一通のメールであっても、配慮が行き届いたものであれば好印象を与えることができますし、逆に雑なメールであれば書類を見る前からマイナスの評価を受けてしまうこともあります。ここでは書類選考に関連する様々なシチュエーションに対応したメールの書き方やマナー、そしてそのまま使える実践的な例文について詳しく解説します。

応募書類をメールで送付する際の基本マナーと件名の付け方

履歴書や職務経歴書をメールで送付する際に最も重要なのは、採用担当者が受信トレイを見た瞬間に用件と送信者が誰であるかを理解できるようにすることです。採用担当者は日々大量のメールを受信しているため、件名が不明瞭だと見落とされてしまうリスクがあります。件名には必ず具体的な用件と氏名を明記するのが鉄則です。「応募書類送付の件（氏名）」や「中途採用への応募につきまして／氏名」といった形式が一般的で分かりやすいです。

ファイル形式についても配慮が必要です。WordやExcelで作成した書類であっても、基本的にはPDF形式に変換して送付するのがマナーです。PDFにすることで相手のパソコン環境によるレイアウト崩れを防ぐことができ、第三者による改ざんのリスクも低減できます。またファイル名も「履歴書.pdf」のような汎用的なものではなく、「20251117_履歴書_氏名.pdf」のように日付と氏名を入れておくと、担当者がファイルを保存・管理する際に手間をかけずに済みます。

履歴書と職務経歴書を添付して送る場合の具体的なメール例文

実際に応募書類を送付する際のメール文面は、簡潔かつ丁寧であることが求められます。時候の挨拶などは最小限に留め、誰宛に何の書類を送るのかを明確にします。以下に標準的な例文を紹介します。

件名

応募書類のご送付（氏名）

本文

株式会社〇〇

人事部 採用担当者様

初めてご連絡いたします。

〇〇（氏名）と申します。

この度、貴社の求人情報を拝見し、大変魅力を感じましたので応募させていただきたくご連絡いたしました。

つきましては、以下の応募書類を添付にてお送りいたします。

送付書類

1. 履歴書 1通
2. 職務経歴書 1通

ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、ぜひご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

氏名

郵便番号 住所

電話番号

メールアドレス

このように、本文の中で何を送ったかを箇条書きのように明記することで、添付漏れがないかをお互いに確認しやすくなります。パスワードを設定する場合は、ファイルを添付した1通目の直後に、パスワードのみを記載した2通目のメールを送るのが一般的な手順です。

書類選考通過の連絡が来た際に返信するお礼と日程調整の例文

書類選考通過の連絡を受け取ったら、原則として24時間以内に返信するのがマナーです。迅速なレスポンスは志望度の高さと実務能力の証明になります。ここでは面接の日程調整を含めた返信例文を紹介します。

件名

Re: 書類選考通過のご連絡（氏名）

※件名は変更せずにRe:をつけたまま返信します。

本文

株式会社〇〇

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇（氏名）です。

この度は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の機会をいただけますこと、大変嬉しく思います。

ご提示いただきました日程の中で、下記の日時にお伺いしたく存じます。

日時：〇月〇日（月） 14時から15時

場所：貴社 本社ビル 受付

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

氏名

住所

電話番号

メールアドレス

提示された日程の都合がつかない場合は、丁寧にお詫びをした上で、こちらから3つ程度の代替案を提示します。幅を持たせた日時を提示することで、調整のやり取りを最小限に抑える配慮を見せることが大切です。

選考結果が遅い場合に状況を確認するための問い合わせ例文

応募から2週間以上経過しても連絡がない場合や、約束の期日を過ぎても音沙汰がない場合は、状況を確認するメールを送っても失礼にはあたりません。ただし、催促するような表現は避け、あくまで状況を伺うスタンスで作成します。

件名

選考結果につきまして（氏名）

本文

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

〇月〇日に中途採用へ応募いたしました、〇〇（氏名）と申します。

その節は応募書類を受領いただきありがとうございました。

本日は、選考の進捗状況について確認させていただきたくご連絡いたしました。

現在選考中であることとは存じますが、おおよその結果通知の時期についてご教示いただくことは可能でしょうか。

万が一、行き違いで既にご連絡をいただいておりましたら、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

ご多忙の折、お手数をおかけして大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

氏名

電話番号

メールアドレス

このように「行き違いであれば申し訳ない」というクッション言葉を入れることで、相手を責めることなくスムーズに状況を確認することができます。

辞退や日程変更が必要になった場合のメール作成ポイント

他社で内定が出たため選考を辞退する場合や、急用で面接に行けなくなった場合も、必ずメールで連絡を入れるのが社会人としてのマナーです。電話連絡が必要なほど直前でなければ、メールでの連絡で問題ありません。

辞退の例文

件名：選考辞退のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

貴社の選考に応募しております、〇〇（氏名）です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

理由を詳細に書く必要はありませんが、「一身上の都合」や「検討の結果」といった言葉を用いて、辞退の意思を明確に伝えます。無視をしてフェードアウトするのではなく、最後まできちんと挨拶をすることで、将来どこかで関わりがあった際にもお互いに気持ちよく接することができます。メールは単なる連絡手段ではなく、信頼関係を構築するためのツールであると認識し、一つひとつ丁寧に作成することが大切です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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