英語の不採用メールが届いた際の読み解き方と返信マナーについて

外資系企業やグローバル企業への転職活動では、書類選考の結果通知も英語で届くことが一般的です。慣れない英語のメールで「不採用」を告げられると、文面のニュアンスを正確に理解できているか不安になったり、日本企業と同じように返信すべきか迷ったりすることがあります。英語圏のビジネス文化における不採用通知（Rejection Email）には独特の言い回しやマナーが存在します。ここでは英語で届く不採用メールの典型的な表現の読み解き方や、返信の必要性、そして実際に返信する場合に使える例文について詳しく解説します。

英語の不採用メールによくある件名と本文の定型フレーズ

英語の不採用通知は、件名（Subject）を見ただけでは合否が判別しにくい事務的な表現が使われる傾向があります。「Update on your application（応募状況の更新）」や「Status of your application for [Job Title]（応募状況のお知らせ）」といった件名が一般的であり、開封して初めて結果がわかるようになっています。

本文においては、直接的に「Rejected（拒否）」や「Failed（不合格）」といった強い言葉が使われることはまずありません。ビジネスライクかつ丁寧な婉曲表現が用いられます。代表的なフレーズとして覚えておきたいのが「We regret to inform you that…（残念ながら～をお知らせします）」や「After careful consideration…（慎重に検討した結果）」という書き出しです。

また、結論部分では「We have decided to move forward with other candidates（他の候補者と話を進めることにしました）」や「We will not be proceeding with your application at this time（現時点ではあなたの応募を進めないことになりました）」といった表現が使われます。これらはすべて不採用を意味する定型文です。文末には「We wish you the best in your future endeavors（今後のご活躍をお祈りします）」といった結びの言葉が添えられ、日本の「お祈りメール」と同様の構成になっています。

基本的に返信は不要ですが感謝を伝える文化もあります

英語の不採用メールに対して返信（Reply）が必要かどうかという点ですが、基本的には日本と同様に「返信は不要（No response needed）」です。特に差出人が「no-reply」などの送信専用アドレスである場合や、人事部（HR Team）からの一般的な通知である場合は、返信しても読まれない可能性が高いため、そのままメールを閉じて問題ありません。

しかし、採用担当者（Recruiter）や部門のマネージャー（Hiring Manager）と直接メールでやり取りをしていた場合や、面接まで進んだ後の不採用通知であれば、感謝のメール（Thank you note）を送ることがプロフェッショナルな対応として好まれることもあります。英語圏では「Networking（人脈作り）」が重視されるため、今回はご縁がなくても、礼儀正しい返信をしておくことでデータベースに好印象な記録を残し、将来的に別のポジションで空きが出た際に声をかけてもらえる可能性を少しでも高めようとする考え方があるからです。

印象を良くするための英語返信メールの構成と例文

もし返信を送る場合は、簡潔さと前向きな姿勢を示すことが重要です。長々と未練を書いたり、理由を問いただしたりすることは避け、選考に時間を割いてくれたことへの感謝と、会社の発展を願う言葉で締めます。

以下にそのまま使えるシンプルな返信例文を紹介します。

【件名】

Re: Update on my application – [Your Name]

（元の件名をそのまま使い、Re: を残すのが基本です）

【本文】

Dear [Name of the person who sent the email],

Thank you for letting me know the decision.

（結果をご連絡いただきありがとうございます。）

Although it is disappointing to hear, I appreciate the time you took to review my application and the opportunity to learn more about [Company Name].

（残念な結果ではありますが、私の応募書類をご検討いただいた時間と、貴社について知る機会をいただけたことに感謝いたします。）

I hope you will keep me in mind for future openings that may match my skills and experience.

（私のスキルや経験に合う将来の募集がありましたら、思い出していただければ幸いです。）

I wish you and the company all the best.

（貴殿と貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。）

Sincerely,

[Your Name]

このように、3行から4行程度の短い文章で、感謝と「将来への含み」を持たせるのがスマートな対応です。

不採用メールから読み取るべき次の対策

英語の不採用メールには具体的な不採用理由は書かれていないことがほとんどです。「あなたのスキルは素晴らしいが、よりマッチする候補者がいた」という定型文からは、本当の原因を特定することはできません。しかし、書類選考で落ちてしまったという事実から、いくつかの仮説を立てて対策することは可能です。

外資系企業では、ATS（Applicant Tracking System）という採用管理システムを使って、レジュメ内のキーワードを自動スキャンしているケースが多くあります。もし即座に不採用メールが来た場合は、募集要項（Job Description）に使われている重要単語（Keywords）がレジュメに含まれておらず、システムではじかれた可能性があります。また、カバーレター（Cover Letter）で熱意や貢献できるポイントが具体的に伝わっていなかった可能性も考えられます。

不採用通知を受け取ることは辛い経験ですが、英語特有の表現やマナーを理解し、淡々と次の応募に向けた準備を進めることが大切です。英文レジュメの表現を見直し、キーワードを意識的に盛り込むなどの改善を続けることで、書類選考を通過する確率は確実に上がっていきます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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