書類選考の結果連絡が来ない時の問い合わせマナーと適切なタイミング

転職活動において応募書類を提出した後、企業からの連絡を待つ期間は非常に長く感じられるものです。通常であれば1週間から2週間程度で合否の連絡が届くことが多いですが、時には予定の期間を過ぎても音沙汰がないという状況に直面することがあります。そのような場合、ただ待ち続けるべきなのか、それともこちらから問い合わせをしても良いのか判断に迷うことでしょう。ここでは書類選考の連絡が来ない場合に考えられる理由や、問い合わせを行うべき適切なタイミング、そして担当者に失礼のない具体的な問い合わせ方法について詳しく解説します。

問い合わせを行うべき時期の目安と判断基準

書類選考の結果について問い合わせをする場合、最も重要なのはタイミングです。早すぎる問い合わせは「せっかちな人」という印象を与えかねませんし、逆に遅すぎると次のアクションが取れなくなってしまいます。一般的に問い合わせを検討しても良いとされる目安は、応募から2週間が経過した時点です。多くの企業では選考プロセスに1週間から10日程度の日数を要するため、2週間待っても連絡がない場合は何らかのイレギュラーな事態が発生している可能性があります。

ただし、求人票や応募完了メールに「選考結果は〇日以内に連絡します」という明確な期日が記載されている場合は、その期日を過ぎた翌日以降であれば問い合わせても問題ありません。もし期日の記載がない場合は、まずは2週間を一つの区切りとして静観するのが賢明です。また、土日祝日やゴールデンウィーク、年末年始などの連休を挟む場合は、その日数分だけ選考期間が延びることを考慮し、通常よりも数日長く待つ配慮が必要です。

企業からの連絡が遅れている際によくある内部事情

連絡が来ないからといって、必ずしも不採用であるとは限りません。企業側にも連絡が遅れてしまう様々な事情があります。最も多いケースは、応募者が想定以上に多く集まり、選考作業自体が遅延している場合です。特に人気企業や好条件の求人では、採用担当者が通常業務と並行して膨大な数の書類を確認しなければならず、物理的に時間がかかってしまうことがあります。

また、合否の判断に迷っている「保留」の状態であることも考えられます。合格ラインぎりぎりの応募者に対して、他の候補者との比較検討を行うために連絡を一時的に止めているケースです。さらに、社内での承認フローに時間がかかっている場合もあります。現場の責任者や役員の確認が必要な場面で、決裁者が多忙で出張中であったり休暇を取っていたりすると、そこでプロセスが停滞し連絡が遅れます。稀なケースですが、システムトラブルやメールの送受信エラーにより、企業側は連絡したつもりになっているものの実際には届いていないという事態もゼロではありません。

失礼にならない問い合わせメールの書き方と例文

問い合わせを行う際は、相手の時間を拘束しないメールを使用するのが基本です。文面は「催促」ではなくあくまで「状況確認」というスタンスで作成することが重要です。件名は一目で用件が分かるようにし、本文では丁寧な言葉選びを心がけます。

件名：書類選考結果のお問い合わせ（氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

〇月〇日に中途採用の求人に応募いたしました、〇〇（氏名）と申します。

この度は、選考の進捗状況について確認させていただきたくご連絡いたしました。

ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、おおよその結果通知の時期につきまして、ご教示いただくことは可能でしょうか。

万が一、行き違いで既にご連絡をいただいておりましたら、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

ポイントは、「結果はまだですか」と聞くのではなく「いつ頃連絡をもらえるか」という時期を尋ねることです。また、「行き違いであればご容赦ください」というクッション言葉を入れることで、相手への配慮を示すことができます。

電話で状況を確認する場合の注意点とトーク例

メールを送っても数日返信がない場合や、どうしても急ぎで確認したい事情がある場合は、電話で問い合わせることも可能です。ただし電話は相手の業務を中断させてしまうため、かける時間帯には十分な配慮が必要です。始業直後や昼休憩の時間帯、終業間際などは避け、比較的落ち着いている午前10時半から11時半、または午後2時から4時頃を目安にかけるのがマナーです。

電話でのトーク例としては、まず自分の氏名を名乗り、応募した事実を伝えます。「お忙しいところ恐れ入ります。先日、御社の中途採用に応募いたしました〇〇と申します。書類選考の結果について確認させていただきたくお電話いたしました。ただいま担当者様はいらっしゃいますでしょうか」と切り出します。担当者につながったら、「選考に時間がかかっていることとは存じますが、結果の通知時期の目安を教えていただくことは可能でしょうか」と謙虚に伺います。不採用の可能性も考慮し、どのような回答であっても丁寧にお礼を述べて電話を切る姿勢が大切です。

連絡を待つ期間を無駄にしないための心構え

問い合わせをしたとしても、すぐに結果が出るとは限りません。中には「サイレントお祈り」といって、不採用者には連絡をしない方針の企業も存在します。問い合わせてからさらに1週間経過しても音沙汰がない場合は、残念ながらご縁がなかったと判断し、気持ちを切り替える勇気も必要です。

連絡を待っている期間は、ただ不安に過ごすのではなく、次のチャンスに向けた準備期間と捉えることが転職活動を成功させる鍵となります。一社の結果に固執せず、並行して他の企業の求人を探したり、職務経歴書をブラッシュアップしたりすることで、リスクを分散させることができます。連絡が来ないことは、自分とその企業のペースが合わなかっただけのことと割り切り、積極的に次の行動を起こし続けることが、納得のいく内定への近道となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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