転職の書類選考で不採用メールに返信する場合の例文と送るべき判断基準

転職活動において志望度が高かった企業から書類選考不採用の通知がメールで届くことは精神的に辛いものです。結果は変えられないと分かっていても、これまで検討してくれたことへの感謝を伝えるために返信すべきか、それとも返信自体が迷惑になるのかと迷う場面は少なくありません。一般的に不採用メールへの返信は不要とされていますが、状況によっては返信を送ることで礼儀正しさを示すことができるケースもあります。ここでは書類選考で不採用となった場合に返信を送るべきかどうかの判断基準や、実際に送る際にそのまま使える丁寧なメール例文、そして送信時のマナーについて詳しく解説します。

不採用通知への返信は原則として不要である理由

まず大前提として理解しておくべきことは、転職活動における書類選考の不採用メールに対して、応募者が返信をする義務はないという点です。多くの企業において不採用通知は選考プロセスの終了を意味する事務的な連絡であり、システムから自動送信されていることも少なくありません。採用担当者は日々膨大な数の応募者対応に追われているため、不採用者からの返信メールに対応する時間を割くことは業務上の負担となる可能性があります。

ビジネスシーンにおいては、不採用メールに対して返信がないことは「結果を了承した」という意思表示として受け取られます。そのため、返信をしないことが失礼にあたるのではないかと心配する必要はありません。むしろ採用担当者の時間を奪わないための配慮として、静かにメールを確認して終了することが最もスマートな対応であるといえます。

返信を送ったほうが良い例外的なケースとは

基本的には返信不要ですが、状況によっては返信を送ることが推奨される例外的なケースがいくつか存在します。一つ目は、知人や業界の先輩からの紹介（リファラル）で応募した場合です。この場合は企業と応募者という関係だけでなく、紹介者の顔を立てるという意味でも、選考に時間を割いてくれたことへの感謝を伝えるのが礼儀です。企業側も紹介案件ということで通常よりも慎重に対応していることが多いため、最後まできちんと挨拶をすることで紹介者との関係も良好に保つことができます。

二つ目は、不採用通知の中に定型文ではない個別のフィードバックや温かいアドバイスが記載されていた場合です。採用担当者が時間をかけてあなたの職務経歴書や履歴書を読み込み、今後のキャリアのために具体的なコメントを書いてくれたことに対しては、敬意を持ってお礼を伝えるのが人としてのマナーといえます。三つ目は、過去に一緒に仕事をしたことがあるなど、採用担当者と個人的な面識がある場合です。こうした特別な関係性がある場合に限り、返信を送ることで将来的なつながりを維持することができます。

丁寧なフィードバックをもらった場合の返信メール例文

不採用通知の中に、具体的な評価点や改善点などのアドバイスが添えられていた場合に適した返信例文です。いただいた言葉を無駄にしないという前向きな姿勢と感謝を伝えます。

件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇（氏名）です。

この度は選考結果のご連絡、ならびに丁寧なフィードバックをいただき誠にありがとうございます。

結果は残念ではありますが、私の経歴について〇〇様よりいただいた温かいアドバイスを拝読し、大変勉強になりました。

頂戴したお言葉を今後のキャリア形成や転職活動に活かし、精進してまいりたいと存じます。

お忙しい中、私一人のために丁寧にご対応いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と〇〇様のご多幸をお祈り申し上げます。

ここでは、アドバイスに対する具体的な感謝の言葉を入れることで、定型文の返信ではない誠意を伝えます。ただし、選考結果に対する異議申し立てや、理由をさらに深掘りするような質問は避けるのが鉄則です。

知人の紹介で応募していた場合の返信メール例文

知人の紹介で応募し、人事担当者とやり取りをしていた場合に適した例文です。紹介者への報告とは別に、企業の担当者へも礼儀を通します。

件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当 〇〇様

お世話になっております。

〇〇（氏名）です。

この度は選考結果のご連絡をいただき、ありがとうございました。

今回はご縁がなかったこと、残念ではありますが真摯に受け止めております。

〇〇様（紹介者）のご紹介にもかかわらず、私の力不足でご期待に沿えず申し訳ございません。

貴重な機会をいただき、選考にお時間を割いてくださいましたことに深く感謝申し上げます。

紹介者の〇〇様にも、結果については私からご報告させていただきます。

本来であれば拝眉の上お礼申し上げるべきところ、メールにて恐縮ではありますが、選考の御礼とさせていただきます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

紹介者の名前を出すことで、誰の紹介案件だったかを再確認してもらうとともに、紹介者への配慮も忘れていないことを示します。これにより、企業の担当者も紹介者に対して報告がしやすくなります。

一般的な感謝を伝える場合の返信メール例文

特に深い関係性はないものの、どうしても一言お礼を伝えたい場合に使える最も標準的な例文です。長々と書かず、事務的に感謝を伝えて終了します。

件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）

本文：

株式会社〇〇

採用担当者様

お世話になっております。

〇〇（氏名）です。

この度は、選考結果のご連絡をいただきありがとうございました。

ご希望に添いかねる結果となりましたこと、承知いたしました。

お忙しい中、私の応募書類をご検討いただき、貴重な時間を割いてくださいましたことに心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

このメールを送る際のポイントは、件名を変更せずに「Re:」を残したままにすることです。これにより担当者はどの件に対する返信かを瞬時に把握でき、処理の手間を省くことができます。

返信時の件名の扱いやタイミングに関するマナー

不採用メールに返信をする際は、件名を書き換えないことが鉄則です。「お礼」や「ありがとうございました」といった件名に変更してしまうと、担当者が過去のやり取りを検索しにくくなり、業務の妨げになる可能性があります。「Re:」がついた状態でそのまま返信してください。

また、返信するタイミングは可能な限り早いほうが望ましいですが、深夜や早朝は避けるのが無難です。企業の営業時間内に送ることで、通知音などで相手のプライベートな時間を邪魔するリスクを回避できます。送信前には、自動送信メール（送信専用アドレス）への返信になっていないかを確認してください。「no-reply」などのアドレスに送っても届きませんので注意が必要です。返信はあくまで自己完結的なアクションであり、そこからコミュニケーションが続くことを期待しない潔さが、ビジネスパーソンとしてのマナーといえます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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