書類選考で落ちた際のメール対応と次につなげるための気持ちの切り替え方
keireki0530
応募書類マスター
書類選考の不採用メールに返信する際の例文と送るべき状況の判断基準
keireki0530
記事内に商品プロモーションを含む場合があります
転職活動において不採用の通知を受け取ることは辛い経験ですが、その通知に対してどのように対応するかで社会人としての品格が問われることがあります。一般的に不採用メールへの返信は不要とされていますが、状況や相手との関係性によっては感謝の気持ちを伝えたほうが良いケースも存在します。ここでは書類選考で不採用となった場合に返信を送るべきかどうかの判断基準や、実際に送る際にそのまま使える丁寧なメール例文、そして送信時のマナーについて詳しく解説します。
Contents
スポンサーリンク
原則として返信は不要ですが送る場合の心構え
まず大前提として理解しておくべきことは、書類選考の不採用メールに対して返信をする義務はないという点です。多くの企業において不採用通知は選考プロセスの終了を意味する事務的な連絡であり、システムから自動送信されていることも少なくありません。採用担当者は日々膨大な数の応募者対応に追われているため、不採用者からの返信メールに対応する時間を割くことは業務上の負担となる可能性があります。「返信がない＝了承した」と受け取るのがビジネスの通例ですので、基本的には静かにメールを閉じることが相手への配慮となります。
しかし、どうしても感謝の気持ちを伝えたい場合や、今後のつながりを考慮して挨拶をしておきたいと考える場合もあるでしょう。その際は、相手に返信を強要しないこと、そして相手の時間を奪わない極めて簡潔な内容にすることを心がける必要があります。あくまで「一方的な感謝の伝達」に留め、相手からのリアクションを期待しないスタンスで送ることが重要です。
返信を送ったほうが良い例外的なシチュエーション
基本的には不要ですが、返信を送ることが推奨される例外的なケースがいくつか存在します。一つ目は、知人や業界の先輩からの紹介（リファラル）で応募した場合です。この場合は企業と応募者という関係だけでなく、紹介者の顔を立てるという意味でも、選考に時間を割いてくれたことへの感謝を伝えるのが礼儀です。
二つ目は、不採用通知の中に定型文ではない個別のフィードバックや温かいアドバイスが記載されていた場合です。採用担当者が時間をかけてあなたの書類を読み込み、今後のキャリアのためにコメントを書いてくれたことに対しては、敬意を持ってお礼を伝えるのが人としてのマナーといえます。三つ目は、過去に一緒に仕事をしたことがあるなど、採用担当者と個人的な面識がある場合です。こうした特別な関係性がある場合に限り、返信を送ることで良好な関係を維持することができます。
一般的な感謝を伝える場合の返信メール例文
特に深い関係性はないものの、どうしても一言お礼を伝えたい場合に使える最も標準的な例文です。長々と書かず、事務的に感謝を伝えて終了します。
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
採用担当者様
お世話になっております。
〇〇（氏名）です。
この度は、選考結果のご連絡をいただきありがとうございました。
ご希望に添いかねる結果となりましたこと、真摯に受け止めております。
お忙しい中、私の応募書類をご検討いただき、貴重な時間を割いてくださいましたことに心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
ポイントは、件名を変更せずに「Re:」を残したままにすることです。これにより担当者はどの件に対する返信かを瞬時に把握でき、処理の手間を省くことができます。
丁寧なフィードバックをもらった場合の返信メール例文
不採用通知の中に、具体的な評価点や改善点などのアドバイスが添えられていた場合の返信例文です。いただいた言葉を無駄にしないという前向きな姿勢を示します。
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇（氏名）です。
この度は選考結果のご連絡、ならびに丁寧なフィードバックをいただき誠にありがとうございます。
結果は残念ではございますが、私の経歴について〇〇様よりいただいた温かいアドバイスを拝読し、大変勉強になりました。
頂戴したお言葉を今後のキャリア形成や転職活動に活かし、精進してまいりたいと存じます。
お忙しい中、私一人のために丁寧にご対応いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と〇〇様のご多幸をお祈り申し上げます。
ここでは、アドバイスに対する具体的な感謝の言葉を入れることで、定型文の返信ではない誠意を伝えます。ただし、選考結果に対する異議申し立てや、理由の深掘りをするような質問は避けてください。
知人の紹介で応募していた場合の返信メール例文
知人の紹介で応募し、人事担当者とやり取りをしていた場合の例文です。紹介者への報告とは別に、企業担当者へも礼儀を通します。
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（氏名）
本文：
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇（氏名）です。
この度は選考結果のご連絡をいただき、ありがとうございました。
今回はご縁がなかったこと、残念ではございますが真摯に受け止めております。
〇〇様（紹介者）のご紹介にもかかわらず、私の力不足でご期待に沿えず申し訳ございません。
貴重な機会をいただき、選考にお時間を割いてくださいましたことに深く感謝申し上げます。
紹介者の〇〇様にも、結果については私からご報告させていただきます。
本来であれば拝眉の上お礼申し上げるべきところ、メールにて恐縮ではございますが、選考の御礼とさせていただきます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
紹介者の名前を出すことで、誰の紹介案件だったかを再確認してもらうとともに、紹介者への配慮も忘れていないことを示します。
件名の扱いや送信タイミングに関する注意点
不採用メールに返信をする際は、件名を書き換えないことが鉄則です。「お礼」や「ありがとうございました」といった件名に変更してしまうと、担当者が過去のやり取りを検索しにくくなり、業務の妨げになる可能性があります。「Re:」がついた状態でそのまま返信してください。
また、返信するタイミングは可能な限り早いほうが望ましいですが、深夜や早朝は避けるのが無難です。自動送信メールへの返信ではなく、担当者の個人アドレスや採用窓口のアドレスから送られていることを確認してから送信してください。送信専用アドレス（no-replyなど）に送っても届きませんので注意が必要です。返信はあくまで自己完結的なアクションであり、そこからコミュニケーションが続くことを期待しない潔さが、ビジネスパーソンとしてのマナーです。
ABOUT ME
人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。