書類選考で落ちた時の適切な言い方とビジネスシーンでの報告マナー

転職活動をしていると、残念ながら書類選考で不採用となってしまう場面に遭遇することは避けられません。そのような時、転職エージェントやハローワークの担当者、あるいは知人に対してその結果をどのように伝えればよいのか、言葉選びに迷うことがあります。「落ちた」という直接的な表現は少し子供っぽく聞こえたり、ネガティブな印象を与えすぎたりする懸念があります。ここでは、書類選考で不採用になった際の、ビジネスパーソンとして適切な言い回しや、場面に応じた報告のマナーについて詳しく解説します。

ビジネスシーンでは「お見送り」や「ご縁がなかった」を使うのが一般的です

ビジネスの場において「書類選考に落ちました」という表現は、間違いではありませんが、少し粗雑な印象を与える可能性があります。より洗練された大人の言い回しとして最も一般的に使われるのが「お見送りになりました」という表現です。これは企業側が採用を見送ったというニュアンスを含んでおり、客観的な事実を淡々と伝えるのに適しています。

また、「今回はご縁がありませんでした」というフレーズも非常に便利で礼儀正しい表現です。採用活動は能力の優劣だけでなく、企業との相性やタイミングという「縁」の要素が強いため、この言葉を使うことで、自分を卑下することなく結果を伝えることができます。例えばエージェントに対しては「先日応募したA社ですが、残念ながらお見送りとなりました」や「今回はご縁がなかったとの連絡をいただきました」と伝えることで、感情的にならず冷静に状況を報告している姿勢を示すことができます。

知人や紹介者に結果を報告する際のマナーと言葉選び

知人や先輩からの紹介で企業に応募し、書類選考で不採用になってしまった場合は、特に報告の仕方に気を使います。この場合、結果そのものよりも、紹介してくれたことへの感謝を先に伝えることが重要です。「落ちてしまった」という事実だけを伝えると、紹介者の顔を潰してしまったのではないかという気まずさが残ります。

適切な言い方としては、「せっかくご紹介いただきましたが、私の力不足で今回はご縁をいただくことができませんでした」といった謙虚な表現を用います。「力不足で」という言葉を添えることで、相手の顔を立てつつ、結果を真摯に受け止めている姿勢が伝わります。また、「貴重な機会をいただき、本当にありがとうございました」と感謝で締めくくることで、今後の人間関係を良好に保つことができます。紹介者は結果以上に、その後の対応を見ていますので、早めに丁寧な連絡を入れることが何よりも大切です。

面接で他社の選考状況を聞かれた際のうまい伝え方

面接が進む中で「他社の選考状況はいかがですか」と聞かれることがあります。この時、正直に「何社か書類選考で落ちています」と答える必要はありません。ネガティブな情報をわざわざ自分から開示することで、「他社でも評価されていない人」という先入観を持たれてしまうリスクがあるからです。

このような場合は、「現在、数社の選考が進んでおります」や「御社を含め、〇〇業界を中心に数社応募しております」と、現在進行形の状況に焦点を当てて答えるのが賢明です。もし具体的に落ちた企業のことを突っ込んで聞かれたとしても、「残念ながらマッチングに至りませんでした」や「社風との不一致により辞退いたしました」といった言い方をすることで、能力不足ではなく相性の問題であったというニュアンスを含ませることができます。嘘をつくことは避けるべきですが、言い方を工夫することでポジティブな印象を維持することは可能です。

家族や親しい友人に対する柔らかい表現

ビジネスシーンとは異なり、家族や親しい友人に対して結果を伝える際は、あまり堅苦しい言葉を使う必要はありません。しかし、「またダメだった」「全然受からない」といった悲観的な言葉ばかりを使っていると、聞いている相手も心配になりますし、自分自身のモチベーションも下がってしまいます。

親しい間柄であれば、「今回はタイミングが合わなかったみたい」や「次に向けて切り替えることにした」といった、前向きなニュアンスを含んだ言い方がおすすめです。結果を報告しつつも、すでに次の行動に移ろうとしている姿勢を見せることで、周囲も応援しやすくなります。また、「書類選考は運の要素も強いから」と付け加えることで、必要以上に深刻にならずに会話を終わらせることができます。

自分自身への言い聞かせ方でメンタルを守る

最後に最も重要なのは、自分自身に対してどのような言葉をかけるかという「言い方」です。不採用通知が届くたびに心の中で「自分はダメだ」「また落ちた」と繰り返していると、自信が失われ、次の応募書類にもその自信のなさが表れてしまいます。

書類選考の結果は、あくまでその時点での「書類上のマッチング」に過ぎません。したがって、自分自身に対しては「今回は条件が合わなかっただけ」や「より自分に合う会社が他にあるということだ」と言い聞かせることが大切です。「落ちた」という言葉を「合わなかった」という言葉に置き換えるだけで、精神的な負担は大きく軽減されます。言葉は思考を作り、思考は行動を作ります。適切な言い方を選択することは、円滑なコミュニケーションのためだけでなく、自分自身のメンタルマネジメントのためにも非常に有効な手段です。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。