書類選考通過のメール返信から始まる面接対策と日程調整のマナー

転職活動において書類選考通過の連絡を受け取ることは内定に向けた大きな前進です。しかし喜びも束の間で企業側はあなたの返信メールを通じてビジネスパーソンとしての資質やコミュニケーション能力をチェックし始めています。面接は当日だけでなくメールのやり取りからすでに始まっていると考えるべきです。ここでは書類選考通過の連絡に対する適切な返信マナーや面接の日程調整をスムーズに進めるためのポイントについて詳しく解説します。

返信は24時間以内が鉄則であり面接への意欲を示します

企業から書類選考通過と面接案内のメールが届いた際において最も重要になるのが返信のスピードです。ビジネスシーンではレスポンスの早さが信頼や意欲の高さと直結して評価される傾向があります。基本的にはメールを受信してから24時間以内に返信をするのが理想的です。もし就業中などで即座の返信が難しい場合でも翌日の午前中までには送信するように心がける必要があります。

日程調整という性質上において返信が遅れると他の候補者で希望の枠が埋まってしまうリスクがあります。早い段階で日程を確定させることは自身のスケジュール管理にとっても有利に働きます。どうしても返信に時間がかかる事情がある場合はまずは連絡を受け取ったことへのお礼と後ほど改めて日程を連絡する旨を伝える一次返信を送っておくと相手に安心感を与えることができます。

件名は変更せず引用返信でこれまでの経緯を残します

返信メールを作成する際に件名を変更するべきか迷うことがありますが基本的には件名を変えずにそのまま返信します。メールソフトによって付与される「Re:」も削除せずに残しておきます。採用担当者は多くの応募者とやり取りを行っており件名を見てどの案件に関する連絡かを管理しています。件名を書き換えてしまうと過去の経緯が分かりにくくなり確認の手間を取らせてしまう可能性があります。

また返信の際は相手からのメール本文を残したままにする引用返信の形式を使用します。これまでのやり取りがスレッドとして残ることでどのような案内に対する返信なのかが文脈として伝わりやすくなるからです。もし件名に自分の氏名が含まれていない場合は件名の末尾に括弧書きで氏名を追加しておくと受信一覧画面で誰からの返信かが一目で分かるようになり親切です。

面接日程の調整は相手の手間を減らす提示が求められます

面接日程の調整において企業から候補日が提示されている場合はその中から都合の良い日時を選んで返信します。この際において単に「第一希望の日時でお願いします」と書くのではなく「〇月〇日（月）14時から」と日時を具体的に復唱することで認識のズレを防ぐことができます。もし提示された日程で都合がつかない場合は丁寧にお詫びをした上でこちらから複数の代替案を提示します。

自分から希望日程を提示する必要がある場合は相手が選びやすいように選択肢を持たせることが大切です。ピンポイントで日時を指定するのではなく3つ程度の候補日を挙げると調整がスムーズに進みます。例えば「〇月〇日（月）13時から17時」や「〇月〇日（火）終日可能」といったように幅を持たせて提示します。相手とのやり取りの回数を最小限に抑える配慮ができるかどうかも実務能力の一つとして見られています。

メール本文で感謝を伝え面接へのポジティブな姿勢を見せます

メール本文の構成としてはまず宛名を正確に記載することから始めます。会社名や部署名そして担当者名を略さずに書きます。担当者名が不明な場合は「採用担当者様」とします。挨拶の後にまずは書類選考を通過させてくれたことへの感謝の言葉を述べます。「この度は書類選考通過のご連絡をいただき誠にありがとうございます」といった表現を用います。

感謝を伝えた後に本題である日程調整に入りますが文末には面接に向けた意気込みを一言添えるのも効果的です。「当日は詳しいお話を伺えることを楽しみにしております」や「これまでの経験をどのようにお役に立てるか具体的にお話しさせていただければと存じます」といった前向きな言葉があることで担当者に好印象を与えることができます。

面接当日に向けた持ち物や形式の確認も重要です

メールのやり取りの中で面接の形式についても確認をしておく必要があります。近年では対面だけでなくオンラインでの面接も増えています。オンラインの場合は使用するツールやURLの発行手順について事前に把握しておくことで当日のトラブルを避けることができます。対面の場合はオフィスの場所や受付方法について確認し当日の持ち物に指定がないかもチェックします。

履歴書や職務経歴書の原本を持参する必要があるかや筆記用具以外に必要なものがあるかなど不明点があれば日程調整のメールの最後で質問しておくとスムーズです。メールの最後には必ず氏名や連絡先を記載した署名を入れます。送信前には誤字脱字がないかを入念に確認し完璧な状態で送信することが面接への第一歩となります。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。