2025.11.16

転職活動の履歴書。電子データ（PDFなど）での作成・提出マナー

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Contents

転職活動と「電子履歴書」の普及
電子履歴書の推奨ファイル形式。「PDF」が最適な理由
電子履歴書の作成方法（PC・スマホ）
電子履歴書に添付する「写真データ」の準備方法
電子履歴書をメールで送付する際のマナー（ファイル名など）
結論。電子履歴書も「内容」と「相手への配慮」が鍵

転職活動と「電子履歴書」の普及

近年の転職活動では、応募書類である履歴書を、紙に印刷して郵送する代わりに、Eメールへの添付や企業の採用Webフォームを通じて、「電子データ」として提出するケースが一般的になっています。これは、応募者にとっては印刷や郵送の手間が省けるという利点があり、採用担当者（企業側）にとっても、受け取った応募書類（電子データ）を管理・共有しやすいというメリットがあるためです。

電子履歴書の推奨ファイル形式。「PDF」が最適な理由

転職活動で履歴書を電子データとして提出する際、最も重要となるのが「ファイル形式」であります。一般的に、履歴書はPC（パソコン）のWord（ワード）やExcel（エクセル）形式のテンプレート（雛形）を使用して作成することが多いです。しかし、これらのファイル（.docx形式や.xlsx形式）のまま応募先企業に送付することは、避けるのが賢明です。なぜなら、応募先企業のPC環境（OSやソフトウェアのバージョンの違い）によっては、作成者が意図した通りのレイアウト（罫線や文字の位置）で表示されず、文字化けやレイアウト崩れが発生してしまう危険性があるためです。

このようなトラブルを防ぎ、自身の作成した通りの履歴書を相手（採用担当者）に閲覧してもらうためのビジネスマナーとして、Word（ワード）やExcel（エクセル）で作成した履歴書は、必ず「PDF形式」（.pdf）に変換（エクスポート、名前を付けて保存など）してから提出することが強く推奨されます。PDF形式であれば、基本的にどのような環境でもレイアウトが崩れることなく閲覧でき、また、内容の意図しない変更（改ざん）を防ぐというセキュリティ上のメリットもございます。

電子履歴書の作成方法（PC・スマホ）

電子履歴書を作成する方法は、いくつかございます。最も一般的なのは、PC（パソコン）で、インターネット上の転職情報サイトなどから、Word（ワード）やExcel（エクセル）形式の履歴書テンプレート（雛形）をダウンロードし、そこに必要な情報を入力して作成する方法です。

また、近年では、PC（パソコン）を持っていなくても、スマートフォン（スマホ）の専用アプリや、ブラウザ上で動作する履歴書作成サービス（例。Googleドキュメントなど）を活用し、必要な項目を入力していくだけで、体裁の整った電子履歴書（PDFデータなど）を作成することも可能になっています。

電子履歴書に添付する「写真データ」の準備方法

電子履歴書には、紙の履歴書と同様に、証明写真を添付（挿入）する必要がございます。この場合、紙焼きの写真ではなく、「画像データ」（JPEG形式やPNG形式が一般的）が必要となります。この写真データも、採用担当者が応募者の第一印象を判断する重要な要素であることに変わりはございません。

スマートフォン（スマホ）の自撮り（セルフィー）機能で撮影した写真や、スナップ写真の切り抜きといった、ビジネスシーンにふさわしくない画像データを使用することは、ビジネスマナーとして不適切（NG）であり、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまいます。

必ず、写真館（フォトスタジオ）で撮影してもらい、その際に「履歴書データ（Web応募用）」としてデータを受け取るか、あるいは、データ取得機能のあるスピード写真機で撮影した、転職活動にふさわしい服装・髪型・表情の「証明写真データ」を別途用意し、それを履歴書ファイルの所定の欄に挿入（貼り付け）する必要がございます。

電子履歴書をメールで送付する際のマナー（ファイル名など）

作成した電子履歴書（PDFファイル）を、Eメールに添付して送付する場合、その「ファイル名」にも応募者の配慮が現れます。採用担当者は、日々多くの応募者から送られてくる大量のファイルを管理しています。

ファイル名が「履歴書.pdf」といった汎用的な名前では、誰の書類かを開封前に判断できず、管理の手間をかけさせてしまいます。

「履歴書_氏名（フルネーム）_日付.pdf」（例。「履歴書_山田太郎_20251116.pdf」）といった形で、採用担当者が一目で「誰の」「何の」書類であるかが分かるファイル名を付けることが、社会人としての重要なマナーであります。

また、メールの本文にも、応募の経緯や、履歴書と職務経歴書のPDFファイルを添付した旨を、ビジネス文書として丁寧に記載する必要がございます。

結論。電子履歴書も「内容」と「相手への配慮」が鍵

電子履歴書は、作成や提出が便利である一方、その取り扱い（ファイル形式やファイル名、写真データの品質）には、応募者のビジネスマナーや基本的なPCスキルが現れます。ツールを活用して効率的に作成しつつも、最も重要なのは、そこに記載された「内容」（正確な経歴、熱意ある志望動機など）であります。そして、それを相手（採用担当者）に配慮した形式で届けることが、書類選考を通過するために不可欠であります。

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