転職活動の履歴書。「事務職」の自己PR欄の書き方

履歴書の自己PR欄と事務職転職の重要性

転職活動において履歴書を作成する際、「自己PR」欄は、採用担当者に対して自身の強みや入社意欲を簡潔に伝えるための重要な項目あります。特に事務職の転職においては、多くの応募者が集まる傾向があるため、この自己PR欄の内容が、他の応募者との差別化を図る上で大きな意味を持ちます。採用担当者は、履歴書の自己PR欄を通じて、応募者が事務職に求められる「正確性」や「PCスキル」、「サポート能力」、そして社内の他部署や顧客（取引先）と円滑に連携できる「協調性」や「コミュニケーション能力」を備えているかどうかを、その人柄と共に判断しようとしています。

事務職で評価される「強み」の見つけ方

自己PR欄に何を書くべきか悩む場合、まずは自身のこれまでのキャリア（職務経験）を振り返る「棚卸し」を行うことが重要あります。その中で、事務職の業務遂行において活かせると考える「強み」を発見します。例えば、日々の業務の中で「ミスを減らすためにどのような工夫をしていたか（正確性）」や、「他部署からの依頼にどのように対応していたか（調整能力・サポート力）」、「PC（Word、Excelなど）を使用してどのような資料作成やデータ集計を行っていたか（PCスキル）」といった点を具体的に書き出します。

【事務職未経験者】自己PRの書き方。汎用スキルのアピール

他業種（例。接客業、営業職など）から未経験で事務職へ転職を目指す場合、採用担当者は実務経験の代わりに「適性」と「ポテンシャル（将来性）」を重視します。自己PR欄では、前職（現職）の経験から、事務職の業務で活かせる「汎用スキル（ポータブルスキル）」を抽出し、アピールすることが不可欠あります。

例えば、接客業で培った「顧客対応能力」は、事務職における「社内外からの電話・メール対応能力」や「調整能力」としてアピールできます。営業職で培った「PCスキル（提案資料作成、数値管理）」や「スケジュール管理能力」は、事務職の資料作成や業務遂行においても直接活かせる強みとなります。なぜ未経験から事務職を志望するのかという熱意と共に、これらの汎用スキルを具体的に結びつけて記載します。

【事務職経験者】自己PRの書き方。専門性と改善意識のアピール

事務職の経験者が同職種（あるいは上位の事務職）へ転職する場合、単に「〇〇業務ができます」といった業務内容の羅列だけでは、アピールとして不十分な場合がございます。採用担当者は、その業務を遂行する上で、応募者がどのような「工夫」や「改善」を行ってきたのか、その「主体性」や「業務改善意識」を知りたがっています。

例えば、「前職（現職）の〇〇業務において、従来の作業プロセスを見直し、〇〇（Excelの関数など）を活用したフォーマットを作成することで、月間の作業時間を〇時間削減しました」といった、具体的な「改善実績」を簡潔に盛り込むと、自身のスキルレベルと問題解決能力を効果的に示すことができます。

履歴書の枠内にまとめる基本構成

履歴書の自己PR欄は、記載できるスペース（枠）が限られていることが一般的あります。そのため、自身の強みを効果的に伝えるためには、簡潔かつ論理的な構成が求められます。まず結論として、「私の強みは〇〇です」と、アピールしたい核となる強みを簡潔に提示します。次に、その強みを裏付ける具体的な「根拠（職務経験での簡潔なエピソード）」を述べます。最後に、その強みを活かして、応募先企業（事務職）でどのように「貢献」できるのか、という未来への意欲を示して締めくくります。この「結論・根拠・貢献」という流れが、伝わりやすい自己PRの基本構成あります。

職務経歴書との役割分担について

履歴書の自己PR欄は、あくまで自身の強みの「要点（見出し）」を採用担当者に端的に伝える場であります。履歴書のスペース（枠）には収まりきらない、自己PRの根拠となる具体的なエピソードや、詳細な実績（数値など）、あるいはPCスキルの詳細なレベル（使用可能な関数やソフト）については、併せて提出する「職務経歴書」の方で、より詳細かつ具体的にアピールする必要がございます。履歴書と職務経歴書の役割分担を意識し、両方で一貫性のあるメッセージを伝えることが、書類選考を通過するための鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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