転職活動の応募書類。封筒の書き方とビジネスマナー

転職における応募書類と封筒の重要性

転職活動において、履歴書や職務経歴書といった応募書類は、自身のキャリアとスキルを伝えるための重要なものであります。これらの書類を郵送で提出する際、その「封筒」は、採用担当者が応募者に触れる最初の接点となります。封筒の選び方や書き方一つにも、応募者のビジネスマナーや仕事に対する丁寧さが現れるため、採用担当者はその細部を無意識のうちに評価しています。書類選考は、封筒を受け取った瞬間から始まっているという意識を持つことが大切であります。

応募書類に適した封筒の選び方（サイズ・色）

封筒の書き方の前提として、まず適切な封筒を選ぶ必要がございます。応募書類（履歴書・職務経歴書）は、A4サイズで作成するのが現在のビジネススタンダードであります。これらの書類を折り曲げずに入れることができるサイズとして、「角形A4号（角A4）」または、それよりも一回り大きくクリアファイルごと入れやすい「角形2号（角2）」の封筒を選びます。色は、事務的な茶封筒（クラフト封筒）ではなく、フォーマルな印象と清潔感を与える「白色」の封筒を使用するのが最も望ましいとされています。

封筒の表面（宛名）の書き方

封筒の表面（宛名）は、採用担当者に正確に届けるための情報であり、その書き方には厳格なマナーがございます。まず、郵便番号を正確に記載します。住所は、都道府県名から省略せずに記載し、ビル名や階数がある場合も正確に記します。会社名も「（株）」などと省略せず、「株式会社〇〇」と正式名称で記載します。

宛名は、応募先企業の部署や担当者によって敬称の使い分けが必要です。部署宛てに送る場合（例。「人事部 採用ご担当」）は「御中」を使用します。既に担当者の氏名が分かっている場合は、その氏名の後に「様」を記載します（例。「人事部 〇〇様」）。「御中」と「様」は併用しないため、注意が必要です。

封筒の表面（朱書き）の書き方

応募書類が他の郵便物（例。請求書やダイレクトメール）と紛れてしまわないよう、封筒の表面の左下には、「応募書類在中」と赤色のペンで記載します。これを「朱書き（しゅがき）」と呼びます。記載する際は、文字の周りを定規などを使って四角く囲むと、より丁寧で目立ちやすくなります。

封筒の裏面（差出人）の書き方

封筒の裏面には、差出人である応募者自身の情報を記載します。裏面の左下（あるいは中央の継ぎ目を避けた下部）に、自身の郵便番号、住所、氏名を、表面の宛名と同様に省略せず正確に記載します。また、裏面の左上には、応募書類を投函する日付（例。「〇〇年〇月〇日」）を漢数字で記載します。

書類の入れ方と封（ふう）の仕方

応募書類は、郵送中に汚れたり折れたりしないよう、無色透明のクリアファイルにまとめてから封筒に入れます。その際、送付状（添え状）、履歴書、職務経歴書の順に重ねるのが一般的です。

封筒に入れる際は、書類の向き（封筒の表面と書類の表面が同じ向きになるよう）にも配慮します。封（ふう）をする際は、テープではなく、液体のりやスティックのりを使用し、剥がれないよう丁寧に貼り付けます。最後に、封をした中央に「〆」（しめ、あるいは「封」でも可）という封字（ふうじ）を記載し、確かに封をしたことを示します。

郵送時の注意点（切手）

応募書類を郵送する際、最も注意すべき点の一つが「切手料金」であります。角形A4号や角形2号の封筒は、定形外郵便物となります。書類の枚数（重さ）によって料金が変動するため、郵便局の窓口で正確な料金を確認し、不足がないように貼付するのが最も確実な方法であります。料金が不足して返送されたり、応募先企業に不足分を支払わせてしまったりすることは、ビジネスマナーとして大きなマイナス評価につながるため、細心の注意が必要です。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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