2025.11.14

総務職の転職。職務経歴書で守備範囲の広さと貢献度を伝える書き方

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Contents

総務の転職と職務経歴書の重要性
職務要約で業務の守備範囲を定義する
職務経歴欄における業務のカテゴリ化
定量的な実績の示し方と工夫
業務改善とプロセスの詳細
社内調整能力とコミュニケーションスキル
自己PRでホスピタリティと経営視点を示す

総務の転職と職務経歴書の重要性

総務職の転職活動において、職務経歴書は自身のキャリアとスキルを伝えるための最も重要な書類です。総務の業務は「企業の潤滑油」や「縁の下の力持ち」と表現されることが多く、その業務範囲は企業によって大きく異なります。施設管理や備品管理といった定型業務から、株主総会の運営、契約書管理、コンプライアンス対応、あるいは人事や経理を兼務する場合まで多岐にわたります。そのため、単に「総務業務全般」と記載するだけでは、採用担当者に具体的なスキルや経験値が伝わりません。自身が「どの範囲の業務」を「どの程度の深さ」で経験してきたのかを、職務経歴書を通じて明確に示す必要があります。

職務要約で業務の守備範囲を定義する

職務経歴書の冒頭に記載する職務要約は、採用担当者が最初に応募者の能力を判断する重要な導入部分です。ここでは、総務としての経験年数と共に、経験してきた主な業務領域を簡潔に定義します。例えば、「〇〇業界等の事業会社にて約〇年間、総務職として施設管理、契約書管理、社内規定の改定業務に従事してきました」といった形で記述します。また、IPO（新規株式公開）準備やオフィスの移転プロジェクトなど、特筆すべき経験がある場合は、この要約部分で触れておくことで、採用担当者の関心を引くことができます。

職務経歴欄における業務のカテゴリ化

総務の業務は多岐にわたるため、職務経歴欄では業務内容をカテゴリ分けして記載すると、読みやすさと理解度が格段に向上します。時系列に沿って企業ごとの経歴を記載する中で、担当業務を「施設・備品管理」「文書・契約書管理」「株主総会・取締役会運営」「社内行事・イベント企画」「福利厚生業務」「法務・コンプライアンス関連」といった見出しを立てて整理します。これにより、応募者がどの分野に強みを持ち、どのような業務に対応できる即戦力であるかを、採用担当者が一目で把握できるようになります。

定量的な実績の示し方と工夫

営業職の売上のように明確な数値目標がない総務職において、実績をどのようにアピールするかは大きな課題です。しかし、工夫次第で総務の成果も数値化することが可能です。例えば、消耗品や什器の調達先を見直したことによる「コスト削減額（年間〇〇円削減）」、ペーパーレス化やシステム導入による「業務時間の短縮（月間〇時間の工数削減）」、社内研修の実施による「受講率や満足度の向上」などが挙げられます。こうした具体的な数値を盛り込むことで、漫然と業務をこなすのではなく、コスト意識や効率化への意識を持って業務に取り組んできたことを証明できます。

業務改善とプロセスの詳細

数値化しにくい業務であっても、そのプロセスにおける「工夫」や「改善」を記述することで、実務能力をアピールできます。例えば、オフィスのレイアウト変更において、どのような課題があり、どのように従業員の意見を吸い上げ、どのように動線を改善したのかというプロセスを記述します。また、社内規定の改定において、法改正にどのように対応し、社内への周知徹底をどのように行ったかといった具体的な行動を示すことで、受け身ではなく主体的に組織の課題解決に取り組む姿勢を伝えることができます。

社内調整能力とコミュニケーションスキル

総務職は、経営層から一般社員まで、社内のあらゆる部署や階層の人々と関わり、また外部の業者とも折衝を行うポジションです。そのため、「調整能力」や「コミュニケーションスキル」は極めて重要なアピールポイントとなります。職務経歴書や自己PR欄では、利害関係の異なる部署間の調整を行った経験や、トラブル発生時に迅速かつ円滑に対応したエピソードなどを具体的に記載します。これらは、組織を円滑に運営するために不可欠な能力として高く評価されます。

自己PRでホスピタリティと経営視点を示す

自己PR欄では、総務職としてのマインドセットを強調します。従業員が働きやすい環境を整える「ホスピタリティ」に加え、会社の利益やリスク管理を意識した「経営視点」を持っていることをアピールします。例えば、「社員がコア業務に集中できる環境づくりを第一に考え、常に先回りして行動してきました」や「コスト管理とリスク管理の両面から、会社の安定的成長を支えたいと考えています」といった記述です。これらの強みを、応募先企業の課題やフェーズ（拡大期、変革期など）と結びつけて伝えることが、書類選考を通過するための鍵となります。

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