職務経歴書の書き方・総務の経験をアピールする方法

総務の職務経歴書で重視される点

総務の仕事は、企業の円滑な運営を支える「縁の下の力持ち」であり、その業務範囲は非常に広範にわたります。そのため、職務経歴書を作成する際は、ご自身が担当してきた多岐にわたる業務を具体的に、かつ分かりやすく整理して示すことが求められます。採用担当者は、ご自身が持つ「管理能力」「調整能力」、そして「コスト意識」や「ホスピタリティ」に着目しています。

幅広い業務の棚卸しと具体化

総務の経験を記載する第一歩は、ご自身が担当してきた業務の「棚卸し」であります。例えば「庶務」と一言でまとめるのではなく、「オフィス・備品管理」「文書管理」「電話・来客対応」「郵便物管理」といったように、具体的な業務内容に分解して記述することが重要です。この具体性が、ご自身の経験の幅と実務能力を示します。

ファシリティ管理とコスト意識

オフィスのレイアウト変更、移転プロジェクトの補助、あるいは日々の備品発注や固定資産の管理といったファシリティマネジメントの経験は、ご自身の「管理能力」や「計画性」を示す上で有効であります。その際、単に業務を行ったという事実だけでなく、「相見積もりを取ってコスト削減に貢献した」といった、コスト意識を持って業務に取り組んだ点を補足すると、高く評価されます。

社内規程の運用・改定の経験

社内規程（就業規則、慶弔見舞規程など）の運用や、改定の補助業務に関わった経験は、ご自身の専門性やコンプライアンス（法令遵守）意識の高さを示すアピールポイントとなります。従業員からの問い合わせ対応や、入社・退社手続きのサポートといった業務も、正確性が求められる重要な経験であります。

重要会議やイベントの運営サポート

株主総会や取締役会といった企業の重要会議の運営サポート、あるいは社内行事（社員総会、懇親会など）の企画・運営を担当した経験は、ご自身の「段取り力」や「調整能力」を具体的に示すものです。会場の手配、資料の準備、当日の運営など、プロジェクトを完遂させた経験を記載します。

他部門との「調整力」の記述

総務部門は、社内のあらゆる部門と連携する「ハブ」としての役割を担います。他部門からの様々な要望や問い合わせに対し、どのように対応し、円滑な業務遂行をサポートしてきたか。その「調整力」や「コミュニケーション能力」は、総務経験者が持つ大きな強みの一つであります。

業務改善への貢献

幅広い業務を担当する中で、ご自身が主体的に行った「業務改善」や「効率化」の取り組みがあれば、それは強力なアピール材料となります。「申請フローを電子化し、承認時間を短縮した」「文書管理の方法を見直し、検索性を向上させた」など、小さな工夫であっても、ご自身の問題意識の高さを示すことができます。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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