履歴書を「グーグル」で作成。ドキュメント・スプレッドシートの正しい使い方と提出マナー

転職活動（中途採用）において、履歴書をパソコン（PC）で作成するのが主流となっています。その際、Microsoft Office（WordやExcel）がご自身のPCに入っていなくても、無料で高機能な「グーグル（Google）」のツール群は、履歴書作成の強力な選択肢となります。

インターネット環境さえあれば、どの端末からでもアクセス・編集できる「グーグル ドキュメント」や「グーグル スプレッドシート」は非常に便利です。

しかし、その使い方（特に「提出方法」）を間違えると、採用担当者に「ビジネスマナーを知らない」という致命的な印象を与えてしまう危険性もあります。

ここでは、グーグルのツールで履歴書を作成する正しい方法と、特に注意すべき「提出時」の必須マナーについて詳しく解説します。

1. なぜ「グーグル」のツールが履歴書作成に便利なのか

グーグルのツール（Google Docs / Google Sheets）を選ぶメリットは多くあります。

• 無料（フリー）で利用できるGoogleアカウントさえあれば、誰でも無料で高機能な文書作成・表計算ソフトが使えます。
• OSを選ばない（MacでもWindowsでもOK）ソフトウェアをインストールする必要がなく、ブラウザ上で動作するため、MacユーザーでもWindowsユーザーでも同じように使えます。
• クラウド保存（自動保存）作成したデータは自動で「グーグルドライブ（Google Drive）」に保存されるため、「保存し忘れた」というミスがありません。PC、スマホ、タブレットなど、どの端末からでも編集を再開できます。

2. グーグルツールでの「履歴書作成」の始め方

ゼロから履歴書のフォーマット（様式）を作るのは大変です。必ず「テンプレート（雛形）」を活用しましょう。

方法1：グーグル ドキュメント（Google Docs）

Word（ワード）のように、文章作成に適したツールです。

「志望動機」や「自己PR」といった長文の入力・編集がしやすいため、履歴書や職務経歴書の作成に最も向いています。

グーグルドキュメントのホーム画面には、「テンプレートギャラリー」があり、いくつかの履歴書（レジュメ）テンプレートが標準で用意されています。

方法2：グーグル スプレッドシート（Google Sheets）

Excel（エクセル）のように、セル（マス目）で構成されたツールです。

履歴書のような「枠線」で区切られたフォーマットの作成・入力に適しています。

【推奨】WordやExcelのテンプレートを「インポート」する

日本の転職活動（中途採用）で一般的に使われるA4サイズ・転職者向けのテンプレートは、Word（.docx）やExcel（.xlsx）形式で無料配布されていることが多いです。

グーグルドライブは、これらのWordやExcelのファイルをそのままアップロードし、グーグルドキュメントやスプレッドシートで開いて編集する機能があります。

（注意点：レイアウト崩れ）

ただし、Excel用のテンプレートをスプレッドシートで開くなど、異なるソフトのファイルをインポートした場合、互換性の問題でレイアウト（枠線や文字の位置）が大きく崩れてしまうことがあります。レイアウトが崩れた履歴書は評価が著しく下がるため、必ずご自身で修正するか、レイアウトが崩れないテンプレートを探す必要があります。

3. 【最重要】「共有リンク」での提出は絶対にNG

ここが、グーグルのツールで履歴書を作成する上で、最も重要なマナーです。

グーグルドライブには、作成した文書の「共有リンク（URL）」を相手に送る機能があります。

しかし、転職活動において、この「共有リンク」で履歴書を提出するのは、ビジネスマナーとして絶対にNGです。

なぜ「共有リンク」での提出がNGなのか

• 1. 相手（企業）が閲覧できないリスク採用担当者が、社内のセキュリティポリシーで、外部のグーグルドライブへのアクセスを禁止されている（＝リンクを開けない）可能性があります。
• 2. 権限設定のミス「閲覧権限のみ」で送るつもりが、誤って「編集権限」で送ってしまうと、あなたの履歴書を他人が書き換えられる状態になってしまいます。
• 3. 「ビジネスマナーを知らない」と判断される応募書類は「完成品」の「ファイル」として送るのがビジネスの常識です。作成途中のような「リンク」を送る行為は、「PCスキルが低い」「常識がない」と判断されるリスクが非常に高いです。

4. 唯一の正しい提出形式：「PDF」への変換（ダウンロード）

この致命的なミスを防ぐため、グーグルドキュメントやスプレッドシートで履歴書が完成したら、必ず**「PDF形式」**に変換（ダウンロード）して提出する必要があります。

PDFファイルであれば、MacでもWindowsでも、どのような環境でも作成時のレイアウトのまま表示でき、編集も困難なため、応募書類の提出形式として「必須」のマナーとなっています。

グーグルツールからPDFへの「変換方法」

変換方法は簡単です。

グーグルドキュメント（またはスプレッドシート）のメニューバーの「ファイル」から「ダウンロード」を選択し、**「PDFドキュメント（.pdf）」**を選びます。

これで、あなたのPCやスマホに、履歴書がPDFファイルとして保存されます。

このPDFファイルを、Eメールに添付したり、Webフォームからアップロードしたりして提出します。

5. 提出前の「最終チェック」

PDF化した後も、安心してはいけません。

1. PDF化した後の「レイアウト確認」

PDFに変換する段階で、意図しないレイアウト崩れ（例：A4・1枚に収まるはずが2枚になる、文字や枠線が途中で切れる）が発生することがあります。

必ず、ダウンロードした後のPDFファイルを、ご自身で一度開いてください。

そして、レイアウトが崩れていないか、隅々まで最終確認する。この「ひと手間」が、あなたの丁寧さを示します。

2. 「ファイル名」への配慮

PDF化したデータのファイル名も重要です。「名称未設定のドキュメント.pdf」や「履歴書.pdf」では不親切です。

「履歴書（氏名）_20251108.pdf」「履歴書_山田太郎.pdf」

このように、「何の書類か」「誰の書類か」が一目で分かるファイル名に変更することが、社会人としての最後の配慮です。

6. 結論。グーグルは「作成・保存」に。「提出」はPDFが鉄則

グーグルドキュメントやスプレッドシートは、履歴書を「作成」し「安全に保存・管理」するためには、最強の無料ツールの一つです。

ツール自体に、選考の有利・不利は全くありません。

採用担当者が見ているのは、その「中身」と、「応募者が、TPO（時・場所・場合）をわきまえたビジネスマナー（＝PDF化）を実践できるか」という点です。

グーグルの「共有リンク」という手軽な機能に頼らず、「PDF」というビジネスの標準形式で提出する。このルールを守ることが、書類選考を通過するための鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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