履歴書と「グーグルドライブ」。作成・保存・提出の正しい使い方と「共有NG」の理由

転職活動（中途採用）において、履歴書をパソコン（PC）やスマートフォン（スマホ）で作成し、データとして管理するのが主流となっています。その際、無料で利用でき、どの端末からでもアクセスできる「グーグルドライブ（Google Drive）」は、応募書類を管理する上で非常に強力なツールとなります。

しかし、グーグルドライブには特有の「共有」機能があり、その使い方を間違えると、採用担当者に「ビジネスマナーを知らない」という致命的な印象を与えてしまう危険性もあります。

ここでは、グーグルドライブを賢く活用して履歴書を作成・保存する方法と、絶対にやってはいけない「提出時」のマナーについて詳しく解説します。

1. グーグルドライブでの履歴書「作成」方法

グーグルドライブは、履歴書を作成するための2つの無料ツールを提供しています。

方法1：グーグルドキュメント（Google Docs）

Word（ワード）のように、文章作成に適したツールです。

「志望動機」や「自己PR」といった長文の入力・編集がしやすいため、履歴書作成に向いています。

方法2：グーグルスプレッドシート（Google Sheets）

Excel（エクセル）のように、セル（マス目）で構成されたツールです。

履歴書のような「枠線」で区切られたフォーマット（様式）の作成・入力に適しています。

【推奨】テンプレート（雛形）を活用する

どちらのツールを使うにせよ、一から履歴書のフォーマットを作るのは大変です。必ず「テンプレート（雛形）」を活用しましょう。

インターネット上で「履歴書 テンプレート Word（またはExcel）」などで検索し、ダウンロードしたテンプレート（A4サイズ・転職者用が推奨されます）を、グーグルドライブにアップロードして開けば、ドキュメントやスプレッドシートでそのまま編集・入力できます。

（注意点）

WordやExcel用のテンプレートをインポート（読み込み）した場合、ソフトの互換性の問題で、レイアウト（枠線や文字の位置）が崩れてしまうことがあります。レイアウトが崩れた履歴書は評価が著しく下がるため、必ずご自身で修正するか、レイアウトが崩れないテンプレートを探す必要があります。

2. グーグルドライブでの履歴書「保存」のメリット

グーグルドライブで履歴書を作成・保存するメリットは非常に大きいです。

• 自動保存入力内容は自動でクラウド上に保存されるため、「保存し忘れた」というミスがありません。
• マルチデバイス対応自宅のPCで作成した履歴書の続きを、外出先のスマートフォンで確認・修正するといった、柔軟な対応が可能です。
• データ紛失リスクの低減PC本体が故障しても、データはクラウド上に残っているため、紛失のリスクが低くなります。

3. 【最重要】グーグルドライブからの「提出」方法

ここが、グーグルドライブを使う上で、最も重要なマナーです。

グーグルドライブには、作成した文書の「共有リンク（URL）」を相手に送る機能があります。

しかし、転職活動において、この「共有リンク」で履歴書を提出するのは、ビジネスマナーとして絶対にNGです。

なぜ「共有リンク」での提出がNGなのか

• 1. 相手（企業）が閲覧できないリスク採用担当者が、社内のセキュリティポリシーで、外部のグーグルドライブへのアクセスを禁止されている（＝リンクを開けない）可能性があります。
• 2. 権限設定のミス「閲覧権限のみ」で送るつもりが、誤って「編集権限」で送ってしまうと、あなたの履歴書を他人が書き換えられる状態になってしまいます。
• 3. 「ビジネスマナーを知らない」と判断される応募書類は「完成品」の「ファイル」として送るのがビジネスの常識です。作成途中のような「リンク」を送る行為は、「PCスキルが低い」「常識がない」と判断されるリスクが非常に高いです。

4. 唯一の正しい提出形式：「PDF」への変換（ダウンロード）

この致命的なミスを防ぐため、グーグルドライブ（ドキュメント、スプレッドシート）で履歴書が完成したら、必ず**「PDF形式」**に変換（ダウンロード）して提出する必要があります。

PDFファイルであれば、MacでもWindowsでも、どのような環境でも作成時のレイアウトのまま表示でき、編集も困難なため、応募書類の提出形式として「必須」のマナーとなっています。

グーグルドライブからPDFへの「変換方法」

変換方法は簡単です。

グーグルドキュメント（またはスプレッドシート）のメニューバーの「ファイル」から「ダウンロード」を選択し、**「PDFドキュメント（.pdf）」**を選びます。

これで、あなたのPCやスマホに、履歴書がPDFファイルとして保存されます。

このPDFファイルを、Eメールに添付したり、Webフォームからアップロードしたりして提出します。

5. 提出前の「最終チェック」

PDF化した後も、安心してはいけません。

1. PDF化した後の「レイアウト確認」

特に、Excelのテンプレートをスプレッドシートで編集した場合、PDFに変換する段階で、意図しないレイアウト崩れ（例：A4・1枚に収まるはずが2枚になる、文字や枠線が途中で切れる）が発生することがあります。

必ず、ダウンロードした後のPDFファイルを、ご自身で一度開いてください。

そして、レイアウトが崩れていないか、隅々まで最終確認する。この「ひと手間」が、あなたの丁寧さを示します。

2. 「ファイル名」への配慮

PDF化したデータのファイル名も重要です。「名称未設定.pdf」や「履歴書.pdf」では不親切です。

「履歴書（氏名）_20251108.pdf」「履歴書_山田太郎.pdf」

このように、「何の書類か」「誰の書類か」が一目で分かるファイル名に変更することが、社会人としての最後の配慮です。

6. 結論。グーグルドライブは「作成・保存」に。「提出」はPDFが鉄則

グーグルドライブは、履歴書を「作成」し「安全に保存・管理」するためには、最強の無料ツールの一つです。

ツール自体に、選考の有利・不利は全くありません。

採用担当者が見ているのは、その「中身」と、「応募者が、TPO（時・場所・場合）をわきまえたビジネスマナー（＝PDF化）を実践できるか」という点です。

グーグルドライブの「共有リンク」という手軽な機能に頼らず、「PDF」というビジネスの標準形式で提出する。このルールを守ることが、書類選考を通過するための鍵となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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