履歴書を「グーグルスプレッドシート」で作成。正しい方法と提出時の必須マナー

転職活動（中途採用）において、履歴書をパソコン（PC）で作成するのが主流となっています。その際、Microsoft Office（WordやExcel）がご自身のPCに入っていなくても、無料で高機能な「グーグルスプレッドシート（Google Sheets）」は、履歴書作成の強力な選択肢となります。

インターネット環境さえあれば、MacでもWindowsでも、あるいはスマートフォン（スマホ）からでもアクセス・編集できる利便性があります。

しかし、使い方を間違えると、採用担当者に「ビジネスマナーを知らない」という致命的な印象を与えてしまう危険性もあります。

ここでは、グーグルスプレッドシートで履歴書を作成する正しい方法と、特に注意すべき「提出時」の必須マナーについて詳しく解説します。

1. 履歴書作成にスプレッドシートが選ばれる理由

グーグルスプレッドシート（以下スプレッドシート）を選ぶメリットは多くあります。

• 無料（フリー）で利用できるGoogleアカウントさえあれば、誰でも無料で高機能な表計算ソフトが使えます。
• OSを選ばない（MacでもWindowsでもOK）ソフトウェアをインストールする必要がなく、ブラウザ上で動作するため、MacユーザーでもWindowsユーザーでも同じように使えます。
• クラウド保存（自動保存）作成したデータは自動でクラウド上に保存されるため、「保存し忘れた」というミスがありません。PC、スマホ、タブレットなど、どの端末からでも編集を再開できます。

2. スプレッドシートでの履歴書作成（テンプレートの活用）

スプレッドシートは、一から履歴書のフォーマット（様式）を作るのには向いていません。必ず「テンプレート（雛形）」を活用しましょう。

方法1：標準の「テンプレートギャラリー」を利用する

スプレッドシートのホーム画面には、「テンプレートギャラリー」という機能があります。

ここには、いくつかの「履歴書（Resume）」テンプレートが標準で用意されています。

（※ただし、JIS規格のような日本式の履歴書ではなく、欧米式の「レジュメ」に近いフォーマットが多いため、日本の転職活動では次の方法が適している場合もあります）

方法2：WordやExcelのテンプレートを「インポート」する

これが、日本の転職活動において現実的で、最もお勧めの方法です。

インターネット上には、Word（.docx）やExcel（.xlsx）形式の履歴書テンプレートが無料で多く配布されています。

スプレッドシートは、これらのWordやExcelのファイルをそのまま開き、編集する機能があります。

ご自身の使いたい履歴書テンプレート（A4サイズ・転職者用が推奨されます）をダウンロードし、それをGoogleドライブにアップロードして、スプレッドシートで開いて入力・編集します。

3. 【注意点】Excelテンプレートの「互換性（レイアウト崩れ）」

WordやExcelのテンプレートをスプレッドシートで開く方法は便利ですが、注意点もあります。

スプレッドシートはExcelと完全に互換性があるわけではないため、Excel用に作られたテンプレートを開くと、セルの幅や高さ、フォントの種類、枠線の設定などが正しく認識されず、レイアウトが大きく崩れてしまう可能性が非常に高いです。

レイアウトが崩れた（枠線から文字がはみ出している、など）履歴書は、「注意力が不足している」「PCスキルが低い」と判断され、採用担当者に最悪の印象を与えます。

インポートして使用する場合は、レイアウトが崩れていないかを隅々まで確認し、ご自身で完璧に修正する必要があります。

4. 【最重要】「共有リンク」での提出は絶対にNG

ここが、スプレッドシートで履歴書を作成する上で、最も重要なポイントです。

スプレッドシートには、作成した文書の「共有リンク（URL）」を相手に送る機能があります。しかし、転職活動において、この「共有リンク」で履歴書を提出するのは、ビジネスマナーとして絶対にNGです。

なぜ「共有リンク」での提出がNGなのか

• 1. 相手が閲覧できないリスク採用担当者が、社内のセキュリティポリシーで、外部のGoogleドライブへのアクセスを禁止されている可能性があります。
• 2. 編集権限などのミス「閲覧権限のみ」で送るつもりが、誤って「編集権限」で送ってしまうと、あなたの履歴書を他人が書き換えられる状態になってしまいます。
• 3. 「ビジネスマナーを知らない」と判断される応募書類は「完成品」の「ファイル」として送るのがビジネスの常識です。作成途中のような「リンク」を送る行為は、「PCスキルが低い」「常識がない」と判断されるリスクが非常に高いです。

5. 唯一の正しい提出形式：「PDF」への変換（ダウンロード）

この致命的なミスを防ぐため、スプレッドシートで履歴書が完成したら、必ず**「PDF形式」**に変換（ダウンロード）して提出する必要があります。

PDFファイルであれば、MacでもWindowsでも、どのような環境でも作成時のレイアウトのまま表示でき、編集も困難なため、応募書類の提出形式として「必須」のマナーとなっています。

スプレッドシートからPDFへの「変換方法」

変換方法は簡単です。

スプレッドシートのメニューバーの「ファイル」から「ダウンロード」を選択し、**「PDFドキュメント（.pdf）」**を選びます。

これで、あなたのPCやスマホに、履歴書がPDFファイルとして保存されます。

このPDFファイルを、Eメールに添付したり、Webフォームからアップロードしたりして提出します。

6. 提出前の「最終チェック」

PDF化した後も、安心してはいけません。

1. PDF化した後の「レイアウト確認」

Excelのファイルをインポートして作成した場合、PDFに変換する段階で、意図しないレイアウト崩れ（例：A4・1枚に収まるはずが2枚になる、文字や枠線が途中で切れる）が発生することがあります。

必ず、ダウンロードした後のPDFファイルを、ご自身で一度開いてください。

そして、レイアウトが崩れていないか、隅々まで最終確認する。この「ひと手間」が、あなたの丁寧さを示します。

2. 「ファイル名」への配慮

PDF化したデータのファイル名も重要です。「名称未設定のスプレッドシート.pdf」や「履歴書.pdf」では不親切です。

「履歴書（氏名）_20251108.pdf」「履歴書_山田太郎.pdf」

このように、「何の書類か」「誰の書類か」が一目で分かるファイル名に変更することが、社会人としての最後の配慮です。

7. 結論。グーグルスプレッドシートでもOK。ただし「PDF化」を忘れずに

Macユーザーや、Word/Excelを持っていない方にとって、グーグルスプレッドシートは履歴書作成の「強力な味方」です。

ツール自体に、選考の有利・不利は全くありません。

採用担当者が見ているのは、その「中身」と、「応募者が、TPO（時・場所・場合）をわきまえたビジネスマナー（＝PDF化）を実践できるか」という点です。

便利なツールを賢く使い、採用担当者への配慮を忘れず、書類選考の通過を目指しましょう。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。