履歴書の「ルール」とは？ 転職者が守るべき基本とマナー

転職活動（中途採用）において、履歴書はあなたの第一印象を決定づける、非常に重要な「公的な応募書類」です。採用担当者は、そこに書かれた内容（職務経歴やスキル）だけでなく、その「作成・提出のルール」も厳しくチェックしています。

新卒採用とは異なり、中途採用では応募者に「社会人としての常識」や「ビジネスマナー」が備わっていることが前提とされます。

履歴書に誤字脱字が多かったり、基本的なルールが守られていなかったりするだけで、「仕事が雑なのでは」「入社意欲が低い」といった致命的なマイナス評価に繋がる可能性があります。

ここでは、転職者が「常識がない」と判断されないために、必ず押さえておくべき履歴書の「基本ルール」を、作成から提出まで徹底的に解説します。

作成手段のルール（PCか手書きか）

まず、作成手段のルールです。かつては手書きが常識であり、「熱意が伝わる」とされていました。

しかし、現代の中途採用では、企業から「手書き指定」がない限り、パソコン（PC）で作成するのが一般的です。

パソコン作成は、誰が読んでも読みやすく、修正が容易（一文字間違えても書き直す必要がない）という大きな利点があります。また、体裁の整ったビジネス文書を作成できること自体が、基本的なPCスキル（文書作成能力）の証明にもなります。

サイズとフォーマットのルール

履歴書の用紙サイズには「A4」と「B5」（一般的なノートの大きさ）の2種類が一般的です。

これも昔はB5が主流でしたが、現代の転職活動（中途採用）では「A4サイズ」を選ぶのが標準的なルールです。

なぜなら、セットで提出する「職務経歴書」が、ビジネス文書の標準であるA4サイズで作成されるのが一般的だからです。応募書類全てのサイズを「A4」で統一することは、採用担当者が書類を管理しやすくするための「配慮」であり、これが現在の転職活動におけるマナーとなっています。

年号表記の絶対ルール（西暦・和暦）

履歴書の「年号」の表記（生年月日、学歴、職歴）には、絶対のルールがあります。

それは、「西暦（例：2025年）」か「和暦（例：令和7年）」のどちらか一方に「完璧に統一する」ことです。

最も避けるべきなのは、生年月日は「和暦（昭和・平成）」、職歴欄は「西暦」といった、表記の「混在」です。採用担当者が時系列を把握しにくくなり、「読み手への配慮が欠けている」と判断される可能性があります。

職務経歴書とも表記を統一する必要があり、PC作成が主流の現代では「西暦」での統一をお勧めします。

誤字脱字と修正のルール

履歴書における誤字脱字や、抜け字（脱字）は、それだけで「注意力が不足している」「仕事が雑だ」という致命的な印象を与えます。提出前に、声に出して読み返すなど、入念なチェックが必須です。

もし手書きで一文字でも間違えた場合、「修正液」や「修正テープ」、「二重線と訂正印」による修正は、公的な応募書類においてマナー違反です。

正しいルールは、どれだけ手間がかかっても「新しい用紙に、最初からすべて書き直す」ことです。パソコン作成の場合は、データを修正し、完璧な状態のものを印刷し直します。

空欄（空白）を作らないルール

履歴書の項目に「抜け（記入漏れ）」や「空欄」があるのもNGです。「記入漏れ」なのか「書くことがない」のかが分からず、意欲が低いと見なされる可能性があります。

記載することがない項目（例：「免許・資格」欄）は、空欄にせず、「特になし」と必ず記載します。

ただし、履歴書下部の「本人希望記入欄」だけは例外です。ここに「特になし」と書くと、意欲が低いと受け取られる可能性があります。この欄で書くことがない場合の正しいルールは、「貴社の規定に従います。」と記載することです。

提出方法のルール（郵送・メール）

応募書類の提出方法にも、ルールがあります。

郵送の場合、書類は折らずに「A4サイズ」がそのまま入る「角形2号（または角形A4号）」の「白い封筒」を使います。書類は必ず「無色透明のクリアファイル」に入れ、一番上には「送付状（添え状）」を添えます。

EメールやWebフォームで「ネット提出」する場合、これが現代の主流です。この場合のルールは、WordやExcelのファイルのまま送らず、必ず「PDF形式」に変換（エクスポート）して提出することです。また、ファイル名も「履歴書（氏名）」など、採用担当者が管理しやすい名前に設定する配慮が必要です。

「使い回し」に関するルール

履歴書をパソコンで作成すると、基本情報（氏名、学歴、職歴）を「流用」できるため効率的です。

しかし、応募先ごとに変えるべき「志望動機」や「自己PR」の欄まで、他の企業に提出した内容をそのまま「使い回し」することは、最も避けるべきルール違反の一つです。採用担当者は「使い回しの文章」をすぐに見抜きます。その瞬間に、あなたの熱意は低いと判断されます。

履歴書のルールは「相手（読み手）への配慮」

履歴書に存在する様々な「ルール」は、単なる堅苦しい「決まりごと」ではありません。

その一つひとつが、「読み手（採用担当者）への配慮」であり、「私は、あなたのために、これだけ丁寧な準備（仕事）ができる人間です」という、あなたの信頼性を示す最初のアピールなのです。

この「配慮」の積み重ねが、書類選考を通過する確率を確実に高めることに繋がります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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