履歴書の「テンプレート」。転職活動での賢い選び方と正しい使い方

履歴書作成とテンプレートの活用

転職活動を始める際、まず必要になるのが履歴書です。現在は、手書きよりもパソコン（PC）で作成する方が一般的となり、その際に非常に便利なのが「履歴書テンプレート（雛形）」です。

履歴書テンプレートとは、履歴書のフォーマット（形式）があらかじめ作成されているファイル（Word, Excel, PDFなど）のことです。これを利用することで、一から枠線（セル）を作る手間なく、効率的に応募書類の作成を進めることができます。

転職活動でテンプレートを使っても不利にならないか？

「テンプレートを使った履歴書は、手抜きだと思われないか」「選考で不利にならないか」と不安に思う方がいるかもしれませんが、その心配は一切ありません。

採用担当者が重視しているのは、履歴書のフォーマットがJIS規格か、特定のサイトのものかといった「出所」ではなく、そこに記載されている「内容」です。

むしろ、パソコン作成で体裁が整ったテンプレートを使用することは、「基本的なPCスキル（文書作成能力）がある」「読み手への配慮ができる」という、ビジネスパーソンとしての評価にも繋がります。大切なのは、どのテンプレートを使うかよりも、「何を書くか」です。

履歴書テンプレートの入手方法と形式

履歴書テンプレートは、インターネット上で、その多くが無料で提供されています。

• 入手先：転職サイト（タウンワークなど）、ハローワーク、厚生労働省のウェブサイト、WordやGoogleドキュメントに標準搭載されているものなど。
• 形式：
  • Word（ワード）：文章の入力・編集がしやすく、志望動機などの長文作成に向いています。
  • Excel（エクセル）：セルごとに入力・管理がしやすいのが特徴です。
  • PDF：手書きで作成する場合に、印刷して使用します。

【重要】履歴書テンプレートの選び方

どのテンプレートを使っても問題はありませんが、転職活動（中途採用）において、より適切とされる「選び方の基準」があります。

A4サイズかB5サイズか

履歴書には「A4」と「B5」の2種類のサイズが一般的です。

かつてはB5が主流でしたが、現代のビジネス文書の標準は「A4」です。転職活動では、履歴書とセットで「職務経歴書」を提出しますが、この職務経歴書はA4で作成するのが基本です。

応募書類全てのサイズを「A4」で統一することで、採用担当者が管理しやすくなるため、転職活動ではA4サイズのテンプレートを選ぶことを強く推奨します。

様式（フォーマット）の選び方

JIS規格（日本産業規格）が有名でしたが、この規格は2020年に廃止されています。現在は、厚生労働省が「公正な採用選考」の観点から推奨する様式（性別欄が任意、通勤時間や扶養家族欄がないなど）も普及しています。

選ぶべきは「規格」ではなく、「ご自身の経歴をアピールしやすい項目が揃っているか」です。転職者（中途採用）向けに、「自己PR」欄や「志望動機」欄が広く設けられているテンプレートを選ぶと、ご自身の強みをより具体的に伝えられます。

テンプレート使用時の最大の注意点

履歴書テンプレートは非常に便利ですが、その使い方を間違えると、かえって評価を下げる原因となります。

志望動機や自己PRは「使い回し」しない

これが最大の注意点です。テンプレートを使って基本情報（氏名、学歴、職歴、資格など）を「流用」するのは、効率化のために問題ありません。

しかし、複数の企業に同じ「志望動機」や「自己PR」をそのまま「使い回し」することは、絶対にしてはいけません。

例文の丸写しは厳禁

テンプレートに付属している「例文」をそのままコピー＆ペーストするのも同様です。採用担当者は日々多くの履歴書を見ており、「どこかで見たような使い回しの文章だ」とすぐに見抜かれます。その瞬間に、あなたの入社意欲は低いと判断されます。

テンプレートは「型」として利用し、「中身」は必ず、応募先企業一社一社の研究に基づいた、ご自身の言葉で作成してください。

提出は必ず「PDF形式」で行う

テンプレートがWordやExcelであっても、作成した履歴書をそのまま（.docx や .xlsx）メール添付などで送付するのはマナー違反です。

相手の閲覧環境（OSやソフトのバージョン違い）によって、レイアウトが崩れたり、文字化けしたりするリスクがあります。また、簡単に編集できてしまう点も問題です。

必ず、**「PDF形式」に変換（エクスポート）**してから提出してください。PDFは、環境に関わらず作成時のレイアウトのまま表示され、編集も困難なため、応募書類の提出形式として最適です。

ファイル名にも配慮する

提出するPDFのファイル名も、「履歴書.pdf」や「名称未設定.pdf」では不親切です。

「履歴書（氏名）_20251106.pdf」「履歴書_山田太郎.pdf」

このように、「何の書類か」「誰の書類か」が一目で分かるファイル名に設定することが、社会人としての配慮です。

結論。テンプレートは「器」。中身の充実に時間をかけよう

履歴書のテンプレートは、あくまで書類作成の「時間」を短縮し、「体裁」を整えるための便利な道具（ツール）です。採用担当者の心を動かすのは、整った「器」ではなく、その中に込められた、あなた自身の「経験」と「熱意」という「中身」です。

テンプレートを賢く活用し、それによって生み出された貴重な時間を、企業研究やご自身のキャリアの棚卸しといった、「中身」を充実させるために使いましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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