履歴書に添える「送り状」。その必要性と書き方のマナー

転職活動において、作成した履歴書や職務経歴書を応募先企業に郵送する際、「送り状（送付状・添え状とも呼ばれます）」を同封すべきかどうか、迷われる方もいらっしゃるかもしれません。この送り状は、日本のビジネスシーンにおける礼儀として、非常に重要な役割を果たします。ここでは、履歴書に添える送り状の必要性、基本的な構成要素、そして作成時のマナーについて詳しく解説いたします。

送り状（送付状）はなぜ必要か

送り状は、ビジネスにおいて書類を送付する際、その表紙として機能し、「誰が」「誰（どこ）宛に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明確にするためのものです。これは転職活動の応募書類においても同様です。採用担当者に対し、丁寧な挨拶と共に、同封されている書類の内容を一覧で示すことで、応募者のビジスマナーへの理解度や、丁寧な仕事ぶりを伝える第一印象となります。履歴書や職務経歴書だけを封筒に入れて送ることは、挨拶なしに本題だけを突きつけることにも似ており、ビジスマナーとしては不十分と見なされます。

送り状の基本的な構成要素

送り状には、記載すべき基本的な項目があります。まず右上部には「日付」（投函する年月日）を記載します。次に左上部には「宛名」（応募先企業の会社名、部署名、担当者名）を正確に記します。続いて、その下の右側にはご自身の「差出人情報」（郵便番号、住所、氏名、電話番号、Eメールアドレス）を記載します。中央には「件名」（例：「応募書類のご送付について」など）を分かりやすく記します。本文は、「拝啓」といった頭語（時候の挨拶は簡潔にするか省略しても可）から始め、応募の経緯（求人を知った媒体など）、応募する職種を簡潔に述べます。本文の後、中央に「記」と書き、その下に同封する書類の内容（例：「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」など）を箇条書きで示し、最後に右下に「以上」と記して締めくくります。本文の結びには「ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです」といった言葉と、「敬具」という結語を忘れずに記載します。

送り状作成時の注意点

送り状は、履歴書や職務経歴書と同様に、パソコンで作成するのが一般的です。手書きである必要はありません。用紙のサイズは、同封する履歴書や職務経歴書と合わせ、「A4サイズ」で作成するのが最も標準的です。枚数は、A4用紙1枚に簡潔にまとめるのがルールです。だらだらと自己PRなどを書き連ねる場ではなく、あくまでも挨拶と内容物の明示が目的であることを忘れてはなりません。

封筒に入れる順番

作成した送り状は、同封する書類の一番上に重ねます。採用担当者が封筒を開封した際に、最初に目にするのが送り状、という状態が正しい順番です。具体的には、上から「送り状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の書類（もしあれば）」の順に重ね、これら一式を無色透明のクリアファイルにまとめてから、封筒に入れます。

Eメール（Web提出）の場合は本文が送り状の代わり

近年主流となっている、Eメールに履歴書ファイルを添付して送る（Web提出）場合、物理的な「送り状」を別途作成して添付する必要はありません。この場合は、Eメールの「本文」そのものが、送り状の役割を果たします。件名を分かりやすく記載し、本文に宛名、挨拶、応募の経緯、添付ファイルの内容、締めの挨拶、そしてご自身の連絡先（署名）を記載するという構成は、紙の送り状のルールと共通しています。

手渡しの場合は原則不要

面接時に履歴書を持参し、採用担当者に「手渡し」する場合、送り状は原則として不要です。送り状は、あくまでも郵送という、差出人と受取人が対面しないコミュニケーションを補完するための書類だからです。対面で渡す際は、ご自身が直接挨拶を述べ、書類を手渡す行為そのものが、送り状の役割を果たすことになります。

まとめ。送り状はビジスマナーの基本

履歴書を郵送する際に送り状を添えることは、応募者の社会人としての常識や、相手への配Gryを示すための基本的なビジスマナーです。採用担当者に「丁寧な人物である」という良い第一印象を与えるためにも、形式的なものと捉えず、一つひとつの項目を正確に、かつ心を込めて作成することを心がけましょう。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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