履歴書のWeb提出。基本マナーと知っておくべき注意点

現代の転職活動において、履歴書や職務経歴書をWeb経由で提出するケースが非常に多くなっています。企業の採用ページにある応募フォームからのアップロード、あるいは採用担当者宛にメールで直接送付するなど、その方法は様々です。手渡しや郵送とは異なり、Webでの提出には特有のマナーや、知っておくべき技術的な注意点があります。これらを押さえておくことは、採用担当者にスムーズに書類を受け取ってもらい、良い第一印象を与えるために不可欠です。

提出方法の主な形式

履歴書をWebで提出する場合、大きく分けて二つの形式があります。一つは、ご自身で作成した履歴書ファイル（データ）を、企業の応募フォームやメールに添付して送信する方法です。もう一つは、応募フォームの各項目に、氏名、学歴、職歴などを直接入力していく形式です。どちらの形式であっても、送信ボタンを押す前に、内容に誤りがないかを再三確認することが重要です。

最も重要なポイント。ファイル形式はPDFで

履歴書をファイルで提出する際、最も注意すべき点はその「ファイル形式」です。特別な指定がない限り、履歴書は必ず「PDF形式」に変換して提出してください。WordやExcelのまま送付してしまうと、受け取った採用担当者のパソコン環境（OSやソフトウェアのバージョンの違い）によっては、レイアウトが崩れたり、文字化けしたりして、正しく閲覧できない可能性があります。また、内容が容易に改変できてしまう懸念もあります。PDF形式であれば、作成時のレイアウトが保持され、相手の環境に依存せず閲覧できるため、ビジネス文書のやり取りにおける標準形式となっています。

ファイル名の付け方への配慮

提出する履歴書ファイルの「ファイル名」にも配慮が必要です。採用担当者は、日々多くの応募者から書類を受け取っています。ファイル名が「履歴書.pdf」のような抽象的なものだと、誰の書類か分からず、管理の手間をかけてしまいます。「履歴書（〇〇 〇〇）.pdf」や「20251105_履歴書_氏名.pdf」のように、「何の書類か」と「誰の書類か」が一目で分かるようなファイル名を付けるのがビジネスマナーです。

メールで提出する場合の件名

採用担当者にメールで履歴書を送付する場合、「件名」は非常に重要です。件名を見ただけで、要件が瞬時に伝わるように工夫する必要があります。「〇〇職応募の件／氏名」や「応募書類のご送付（氏名）」といったように、ご自身の氏名と応募の意図を簡潔に記載しましょう。

メール本文の基本的な構成

メール本文は、ビジネスメールとしての体裁を整える必要があります。まず、応募先企業の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。次に、簡単な挨拶と、ご自身が何者であるか（どこで求人を知ったかなど）を述べます。そして、履歴書と職務経歴書を添付した旨を明記し、ご確認をお願いする一文を添えます。最後に、締めの挨拶（面接の機会をいただきたい旨など）と、ご自身の氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載した「署名」を必ず入れます。

パスワード設定は必要か

履歴書は個人情報を含むため、ファイルにパスワードを設定すべきか悩むかもしれません。しかし、企業側から特に指示がない限り、パスワードを設定することはかえって手間をかけてしまう可能性があります。採用担当者がファイルを開くたびにパスワードを要求されることになり、閲覧がスムーズに行えません。もし企業側からパスワード設定の指示があった場合は、その指示に従い、パスワードそのものは履歴書を添付したメールとは「別のメール」で送付するのがセキュリティ上のマナーです。

応募フォームからの提出時の確認

企業の応募フォームから提出する場合は、入力欄への記入漏れがないか、必須項目が全て埋まっているかを送信前に徹底的に確認してください。また、ファイルをアップロードする際、履歴書と職務経歴書を間違えたり、古いバージョンのファイルをアップロードしてしまったりしないよう、細心の注意が必要です。

まとめ。Web提出でも伝わる丁寧さ

履歴書のWeb提出は、手軽で迅速な反面、ファイル形式やファイル名、メールの文面など、細やかな配慮が求められます。画面の向こうには、書類を受け取る採用担当者がいます。相手が読みやすいか、管理しやすいかといった視点を持って丁寧に準備することが、ご自身の誠実さやビジネスマナーへの理解度を伝え、書類選考を通過するための第一歩となります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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