特許事務への転職を成功させ書類選考を通過するための応募書類作成術と自己ＰＲ戦略

期限管理の厳格さと事務処理の正確性をアピールし実務適性の高さを示す

特許事務への転職において採用担当者が応募書類で最も重視するのは期限管理に対する意識の高さと事務処理の正確性です。特許や商標などの知的財産権に関する手続きには法律で定められた厳格な期限が存在し１日でも遅れれば権利そのものを失ってしまうリスクがあります。そのため職務経歴書を作成する際は単に事務経験があると記述するだけでなく過去の業務においてどのようにスケジュールを管理しミスのない事務遂行を徹底していたかを具体的に説明する必要があります。例えばダブルチェックの体制を自ら提案してミスをゼロにした経験や複数の案件を同時並行で進める際に独自のリマインダー機能を活用して納期を遵守した実績などを盛り込んでください。緻密な作業を厭わず正確性を最優先に業務に取り組める資質を持っていることを伝えることで特許事務という専門性の高い職種への適性を証明してください。

ＴＯＥＩＣのスコアや英文コレポン経験を記述し国際業務への対応力を証明する

特許事務所や企業の知的財産部門では海外の特許庁や現地代理人とやり取りをする機会が頻繁にあり特許事務職には高い英語力が求められるケースが多々あります。特に読み書きの能力は実務に直結するためＴＯＥＩＣのスコアや英検の級は必ず履歴書に記載し語学スキルの客観的な証明として活用してください。また職務経歴書においてはスコアだけでなく実務での使用経験を具体的に記述することが重要です。貿易事務や英文経理などで英文メールの作成や翻訳業務に携わった経験があればそれは即戦力としての強力なアピール材料となります。もし実務経験がない場合であっても現在ビジネス英語を学習中であることや英文の読み解きに抵抗がないことを自己ＰＲに含めることでグローバルな知財業務に対応できるポテンシャルがあることを示し他の応募者との差別化を図ってください。

高度なＰＣスキルと処理スピードを具体的な数値で示し業務効率化への貢献を伝える

特許事務の仕事は膨大な量の書類作成やデータ入力を伴うため高度なＰＣスキルと事務処理スピードは必須の能力です。応募書類においてはＷｏｒｄやＥｘｃｅｌの基本操作はもちろん関数やマクロを活用して定型業務を自動化した経験やショートカットキーを駆使して入力時間を短縮した実績などを具体的に記述してください。単にパソコンが使えるというだけでなく「月間５００件のデータ入力をミスなく完了した」や「書類作成時間を従来の半分に短縮した」といったように数値を用いて成果をアピールすることが効果的です。また新しい業務システムやツールに対する順応性の高さを示すことも重要です。特許管理システムなどの専用ソフトを使用することが多いためＩＴリテラシーが高く新しい環境にもすぐに適応して業務効率化に貢献できる人材であることを採用担当者に印象づけてください。

未経験からの挑戦では学習意欲の高さと弁理士を支えるサポート能力を強調する

特許事務は専門用語や法律知識が必要となる職種ですが未経験から転職を目指すことも十分に可能です。その場合に重要となるのは新しい知識を吸収しようとする学習意欲と弁理士などの専門家を支えるサポート能力のアピールです。自己ＰＲにおいては現在知的財産管理技能検定の勉強をしていることや分からないことはすぐに調べて解決する習慣があることを記述し専門知識の習得に対して前向きな姿勢を示してください。また前職での営業事務や秘書業務などの経験を通じて多忙な上司やチームメンバーを先回りしてサポートしたエピソードを盛り込むことで気配りができチームワークを大切にする人物であることを伝えます。特許事務はチームプレーが求められる仕事であるため周囲と円滑なコミュニケーションを取りながら業務を進められるヒューマンスキルも大きな評価ポイントとなります。

イノベーションを裏方として支える使命感と専門性を磨きたい意欲を志望動機にする

なぜ一般的な事務職ではなく特許事務を選んだのかという志望動機は書類選考において必ずチェックされるポイントです。ここでは安定性を求める受動的な理由ではなく企業の技術開発やイノベーションを知的財産という側面から支えたいという能動的な使命感を語ることが重要です。例えば素晴らしい技術が世に出るための手続きを正確かつ迅速に行うことで社会の発展に貢献したいという思いや専門的なスキルを身につけて長くプロフェッショナルとして活躍したいというキャリアビジョンを記述してください。また応募先の特許事務所や企業の得意とする技術分野や理念についてリサーチしその点に共感したことを具体的に盛り込むことで数ある求人の中からその会社を選んだ必然性を論理的に説明し熱意ある応募者として採用担当者の記憶に残る書類を作成してください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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