看護師の転職活動における電話対応のマナーと採用担当者に好印象を与える話し方の基本

電話をかける時間帯や静かな環境選びなど事前準備が採用担当者の評価を左右する

転職活動において応募先の病院や施設に電話をかけるという行為は単なる連絡手段ではなく社会人としてのマナーや配慮ができるかを試される最初の試験であると捉えるべきです。電話をかける時間帯は非常に重要であり相手の業務が最も忙しい時間帯を避けるのが鉄則です。一般的に看護師の業務が立て込む始業直後の申し送り時間や昼食時の休憩時間そして夕方の申し送り前後は避けるのが無難です。具体的には平日の十四時から十六時の間が比較的落ち着いていることが多いためこの時間帯を狙って連絡を入れるとスムーズにつながる可能性が高まります。また電話をかける際には必ず静かで電波状況の良い場所を選んでください。駅のホームや騒がしいカフェなどからの連絡は相手の声が聞き取りにくいだけでなく大切な用件を軽視しているというマイナスの印象を与えてしまいます。メモ帳と筆記用具そして自分のスケジュール帳を手元に用意し万全の体制で通話に臨むことが心の余裕を生み落ち着いた対応につながります。

第一声で名乗りと要件を簡潔に伝えスムーズに取り次ぎを依頼するテクニック

電話がつながった瞬間の第一声はその人の第一印象を決定づける重要な要素です。緊張していると早口になったり声が小さくなったりしがちですが意識的に普段よりワントーン明るい声でゆっくりとハキハキ話すことを心がけてください。まずは自分の名前をフルネームで名乗り現在転職活動中で応募の件で連絡をした旨を簡潔に伝えます。例えばお忙しいところ恐れ入りますが看護師の中途採用に応募しております〇〇と申しますと挨拶し採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうかと取り次ぎを依頼します。相手が電話に出た際には改めて名前と用件を伝え今お話ししてもよろしいでしょうかと相手の状況を気遣う一言を添えることが重要です。このワンクッションがあるだけで相手への配慮ができる丁寧な人物であるという評価を得ることができその後の会話も円滑に進めることができます。

面接日程の調整や折り返し連絡では手元にスケジュール帳を用意し即答できる体制を整える

電話連絡の中で最も頻度が高いのが面接日程の調整や確認事項のやり取りです。この際にあたふたとしてスケジュールを確認するのに時間がかかってしまうと段取りが悪いという印象を与えてしまいかねません。電話をかける前あるいは電話がかかってくることが予想される期間は常に最新のスケジュールを把握し候補日をいくつかリストアップしておくことが賢明です。相手から提示された日程が合わない場合は申し訳ありませんがあいにくその日は勤務が入っておりますので翌日の午後であればお伺い可能ですといったように代替案を即座に提示することで調整能力の高さを示すことができます。また留守番電話が入っていて折り返し連絡をする際には留守番電話を確認しましたという一言を添えることで情報の伝達ミスを防ぐとともに相手の連絡に対する感謝の意を示すことができます。迅速かつ的確なやり取りは実務能力の高さの証明にもなります。

電波状況の悪さや聞き取れない場合の対応で冷静さとコミュニケーション能力を示す

電話をしていると思わぬトラブルに見舞われることもありますがそのような時こそ冷静な対応力が求められます。相手の声が遠かったり雑音が入って聞き取れなかったりした場合はそのまま適当に相槌を打つことは絶対に避けてください。大変申し訳ありませんがお電話が少し遠いようですのでもう一度お願いできますでしょうかと正直かつ丁寧に伝えることが大切です。これは失礼なことではなく正確な情報を共有しようとする誠実な姿勢として受け取られます。また電波状況が悪く通話が切れてしまった場合はかけた側からすぐにかけ直すのがマナーです。かけ直した際には先ほどは失礼いたしましたとお詫びの一言を添えてから会話を再開します。予期せぬトラブルに対しても慌てずに大人の対応ができるかどうかも採用担当者はしっかりと見ています。

通話終了時は相手が切るのを待ってから静かに切り感謝の気持ちを態度で表す

用件が済み通話を終了する際も気を抜いてはいけません。終わりよければ全てよしという言葉があるように最後の印象が全体の評価を左右することもあります。まずはお忙しい中お時間をいただきありがとうございましたと感謝の言葉を述べ失礼いたしますと挨拶をします。そして電話を切るタイミングですが基本的には目上の人やかけた相手が先に切るのを待つのがマナーです。相手が切ったことを確認してから受話器を置くか通話終了ボタンを押してください。もし相手もなかなか切らない場合は一呼吸置いてから静かに電話を切るようにします。ガチャンと乱暴に切る音は相手の耳に不快感を与えるためスマートフォンの場合でも指で静かにタップするように心がけます。電話を切った後も見えない相手に対してお辞儀をするくらいの気持ちで丁寧に対応することでその誠実さは声や雰囲気を通じて必ず相手に伝わります。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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