総務職の転職を成功させる職務経歴書の書き方と業務別サンプル

企業の活動を円滑に進めるための基盤を支える総務職は社内の何でも屋と見なされがちですが転職市場においては幅広い業務を効率的に処理するマルチタスク能力とコスト削減やリスク管理に貢献する専門性が高く評価されます。しかし職務経歴書において単に雑務をこなしてきましたと記述するだけではプロフェッショナルとしての価値を伝えることはできません。採用担当者は応募者がどの程度の規模の組織でどのような守備範囲を持ち定型業務だけでなく業務改善やイレギュラー対応にどう取り組んできたかを知りたいと考えています。本記事では総務職への転職を目指す方に向け採用担当者の視点を踏まえた職務経歴書の書き方と具体的な記述サンプルについて解説します。

総務の採用担当者が職務経歴書で重視する評価ポイント

総務の仕事はファシリティマネジメントから備品管理および株主総会運営さらには社内イベントの企画まで多岐にわたるため採用担当者はまず応募者の守備範囲の広さと得意分野を確認します。その上で最も重視されるのはコスト意識と改善提案力です。総務部門は直接利益を生み出さない管理部門であるため経費削減や業務効率化によって会社に利益をもたらす姿勢が求められます。職務経歴書では消耗品の発注先見直しによるコスト削減実績やペーパーレス化の推進による業務時間短縮の実績などを具体的な数字で記述することが重要です。また突発的なトラブルや社内外からの要望に対して臨機応変に対応できる調整能力やホスピタリティも評価の対象となります。

職務要約で伝えるべき企業規模と担当領域

職務経歴書の冒頭に位置する職務要約はあなたのキャリアの全体像を採用担当者に伝えるための重要なセクションです。総務職の場合は勤務していた企業の従業員数や拠点数を明記することが不可欠です。なぜなら従業員数30名の企業と3000名の企業では総務に求められる役割や業務の規模が全く異なるからです。記述例としては従業員数500名の中堅メーカーにて5年間総務業務全般に従事し施設管理から車両管理および福利厚生の運用を担当しましたと記述します。これに加えてＩＰＯ準備やオフィス移転プロジェクトなどの特筆すべき経験があれば要約に盛り込みます。定型業務だけでなくプロジェクト単位での業務遂行能力があることを冒頭でアピールすることで読み手の関心を惹きつけます。

ファシリティ管理および備品管理担当者の職務経歴書サンプル

オフィス環境の整備や備品管理を主に行ってきた場合はコスト削減と業務効率化の実績を中心に記述します。業務内容の詳細記述においては本社および支店を含めた5拠点の施設管理と固定資産管理を担当しましたと範囲を明確にします。実績については具体的な施策と効果をセットで記述します。例えばオフィスのレイアウト変更に伴い什器の選定と業者選定を行い相見積もりを徹底することで当初予算より15パーセントのコストダウンを実現しましたと書きます。また備品の発注フローを見直しオンライン発注システムを導入することで発注にかかる工数を月間10時間削減しましたといった業務改善のエピソードも事務処理能力の高さを示す有効な材料となります。

株主総会運営および法務関連業務の職務経歴書サンプル

株主総会の運営や契約書管理などの法務関連業務を経験している場合は専門性の高さと正確な遂行能力を強調します。記述例としては上場企業の総務部において株主総会の招集通知作成から当日の会場設営およびシナリオ作成までの一連の運営業務を3年間主導しましたと役割を定義します。また取締役会の事務局として議事録作成や決議事項の進捗管理を行った経験も記述します。法務関連では契約書のリーガルチェック依頼や押印申請の管理を行い電子契約システムの導入プロジェクトを推進しましたと記述することで法務知識だけでなく新しいシステムの導入によるＤＸ推進にも貢献できることをアピールします。正確性が求められる業務においてミスなく遂行してきた実績は大きな信頼に繋がります。

未経験から総務職を目指す場合のアピール戦略

営業職や販売職など異業種から未経験で総務職を目指す場合は前職で培ったポータブルスキルを総務業務に変換して伝えることが重要です。営業職であれば顧客の要望を先読みして提案する能力が社内顧客である従業員への対応に活かせるとアピールします。販売職であれば店舗の在庫管理や売上管理の経験が備品管理やコスト管理に通じると伝えます。また多くの部署と関わる総務職において円滑なコミュニケーション能力や調整力は必須スキルです。職務経歴書では他部署と連携してプロジェクトを進めた経験やトラブル発生時に冷静に対応して解決に導いた経験などを記述し総務としての適性が高いことを論理的に説明します。

ホスピタリティと改善意欲を示す自己PR

自己ＰＲでは総務職として大切にしているホスピタリティと現状に満足しない改善意欲を記述します。総務は社員が働きやすい環境を整える縁の下の力持ちですが受け身ではなく能動的に動く姿勢が評価されます。記述例としては社員からの問い合わせに対して迅速かつ丁寧な対応を心がけるとともに潜在的なニーズを汲み取り先回りして環境改善を提案してきましたと書きます。またコスト削減や業務効率化への意識についても触れます。常に業務フローに無駄がないかを見直し既存のやり方にとらわれず新しいツールの導入やルールの改定を積極的に行うことで会社全体の生産性向上に貢献したいと考えていますと記述し攻めの総務としての姿勢をアピールします。

書類選考通過に向けたレイアウトと最終チェック

職務経歴書が完成したら提出前に必ず全体の見直しを行います。総務職は社内文書や対外的な文書を作成する機会が多いため職務経歴書の完成度そのものが実務能力の証明となります。誤字脱字がないことはもちろんのことインデントが揃っているかフォントが統一されているかといったレイアウトの美しさにも配慮します。見出しを活用して情報を整理し読み手がストレスなく実績を確認できるように工夫します。また具体的な数字や固有名詞を正確に使用しているかも確認ポイントです。Ａ4サイズ2枚程度に情報を凝縮しあなたの実務能力と誠実な人柄が伝わる職務経歴書を作成することで採用担当者に安心感を与え書類選考の通過率を高めてください。

応募書類の作成を専門家へ相談して転職成功

おすすめの転職エージェント

サイトの目的や、書類作成アドバイスを詳しく知る

応募書類マスター

応募書類マスター

サイトの目的

応募書類マスター

応募書類作成のアドバイス

転職活動の状態ごとに、必要な知識を学べる

おすすめ転職支援サイト

キャリアプランの相談

キャリアプラン案内所

面接のアドバイス

面接のトリセツ

年収交渉アドバイス

給与交渉ナビ

ライト

キャリアアドバイザー

人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
※当サイト記事はリンクフリーです。ご自身のサイトへ自由にお使い頂いて問題ありません。ご使用の際は、文章をご利用する記事に当サイトの対象記事URLを貼って頂ければOKです。