職務経歴書のフォーマットに「決まり」はあるのか。採用担当者が重視する「暗黙のルール」と鉄則

転職活動を始めたばかりの方が最初にぶつかる疑問の一つが、「職務経歴書には履歴書のような『決まった規格（JIS規格など）』があるのか」という点です。結論から申し上げますと、職務経歴書に法律や公的な規格で定められた「決まり」はありません。

しかし、自由だからといって何をどう書いても良いわけではありません。ビジネスの現場には「読みやすさ」を担保するための「暗黙のルール（ビジネスマナー）」が存在し、それを守れていない書類は「常識がない」「プレゼン能力が低い」と判断されるリスクがあります。ここでは、職務経歴書のフォーマットにおける「守るべき鉄則」と、採用担当者に好印象を与えるための標準的な構成について解説します。

職務経歴書には「規格」がないからこそ実力が問われる

履歴書にはJIS規格という標準様式があり、どの店で買っても、どのサイトからダウンロードしても構成はほぼ同じです。一方で、職務経歴書は「自分自身をプレゼンテーションする資料」であるため、定まった型がありません。

この「自由形式」をどう捉えるかが重要です。フォーマット選びやレイアウトの構成そのものが、あなたの「文書作成能力」や「情報を整理して伝える力」の証明となります。そのため、奇をてらったオリジナリティを出すよりも、ビジネス文書として「誰が読んでも読みやすい」形式を選ぶことが正解です。

絶対に守るべき4つの「暗黙のルール」

規格はありませんが、転職市場において「これを外すとマナー違反」とされる4つの鉄則があります。

1. 用紙サイズは「A4」が絶対

B5サイズが許容される履歴書とは異なり、職務経歴書は「A4サイズ」一択です。企業の書類管理はA4が基準であり、他のサイズが混ざると管理の手間になるためです。印刷する場合は、上質紙などの白い紙を使用します。

2. 枚数は「A4用紙 2枚」がベスト

枚数に制限はありませんが、読み手の心理的負担を考慮すると「2枚」が最適解です。

• 1枚の場合：第二新卒や経歴が浅い場合は問題ありませんが、ベテラン層だと「経験不足」「アピール不足」に見える可能性があります。
• 3枚以上の場合：専門職やハイクラス層、転職回数が多い場合は許容されますが、4枚を超えると「要約力がない」と判断され、最後まで読まれないリスクが高まります。

3. 「横書き」で作成する

ビジネス文書は基本的に横書きです。縦書きの職務経歴書はまず存在しません。

4. パソコン（Word/Excel）で作成する

手書きが「丁寧」と評価されるのは履歴書の一部に限った話です。職務経歴書は情報量が多いため、手書きだと非常に読みづらくなります。また、PCスキルの証明も兼ねているため、WordやExcelで作成し、デジタルデータ（PDF）としても管理できるようにしておくのが常識です。

フォーマット選びの「型」を決める

決まりはありませんが、経歴を伝えるための「標準的な型」が3つあります。自分のキャリアに合わせて、最も伝わりやすいものを選んでください。

• 逆編年体式（推奨）直近の経歴から過去へ遡って書く形式。「今、何ができるか」が最初に伝わるため、多くの採用担当者が好む最もポピュラーな形式です。
• 編年体式過去から現在へ時系列順に書く形式。歴史の長いキャリアの積み上げを強調したい場合に使われます。
• キャリア式（職能別）時系列ではなく、業務内容（プロジェクト）ごとにまとめる形式。技術職や転職回数が多い人に適しています。

構成に盛り込むべき「必須項目」

どのようなフォーマットを選んでも、以下の5つの項目は必ず盛り込んでください。これらが抜けていると、職務経歴書としての機能を果たしません。

1. 職務要約冒頭に3行から5行程度で、キャリアの全体像と強みを要約します。採用担当者はここを読んで、続きを詳しく読むかどうかを判断します。
2. 活かせる知識・スキルPCスキル、語学力、専門資格、ヒューマンスキルなどを箇条書きにします。
3. 職務経歴詳細在籍企業、期間、事業内容、担当業務、実績（数字）を具体的に記載します。
4. 自己PR経験に裏打ちされた強みや、仕事への取り組み方を記載します。
5. タイトルと日付・氏名一番上に「職務経歴書」というタイトルをつけ、提出日（または投函日）と氏名を右上に記載します。

細かいけれど重要な表記のルール

西暦と和暦は統一する

「2025年」と「令和7年」が混在していると、非常に読みづらく、几帳面さに欠ける印象を与えます。履歴書と職務経歴書全体を通して、どちらか一方に統一してください。現在は外資系企業への応募やシステムの都合上、「西暦」で統一するのが一般的になりつつあります。

フォントはビジネス標準を使う

Windowsなら「MS 明朝」「MS ゴシック」「游ゴシック」、Macなら「ヒラギノ明朝」などが適しています。ポップ体や筆記体などの装飾的なフォントは、ビジネス文書には不適切です。

文体は「です・ます」調で統一

箇条書きの部分は体言止め（名詞で終わる）で構いませんが、職務要約や自己PRなどの文章部分は「です・ます」調（敬体）で統一するのが基本です。「だ・である」調（常体）は論文のような堅苦しい印象を与えるため、避けたほうが無難です。

職務経歴書に法的な「決まり」はありませんが、「相手にとって読みやすいか」という配慮こそが最大のルールです。標準的なフォーマットを使用し、これらのマナーを守ることで、内容（実績）を正当に評価してもらえる土台を作ってください。

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人材会社で15年間、転職・中途採用市場における営業職・企画職・調査職の仕事を経験。
社団法人人材サービス産業協議会「転職賃金相場」研究会の元メンバー
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